Johdanto
SharePoint-sivustot ovat kuin korkeaa ylläpitoa vaativia suhteita – ne vaativat huomiota, aikaa ja julkista asemaa . Jos SharePoint-sivusto ei ole julkinen, se voi aiheuttaa monenlaisia ongelmia. Halusitpa sitten jakaa tärkeitä tietoja sidosryhmien kanssa tai tehdä yhteistyötä ulkopuolisten osapuolten kanssa, sivuston muuttaminen julkiseksi on välttämätöntä.
Voit tehdä sen seuraavasti:
- Mene 'Sivuston asetukset' -kohtaan, valitse 'Sivuston käyttöoikeudet' ja napsauta 'Anonymous Access'. Tämä mahdollistaa todentamattomien käyttäjien pääsyn sivustolle. Tähän liittyy kuitenkin turvallisuusriskejä, joten varmista, että sinulla on asianmukaiset varotoimet.
Äskettäin yhdellä asiakkaistamme oli vaikeuksia SharePoint-tietojen jakamisessa ulkopuolisille sivustonsa yksityisen tilan vuoksi. Meidän avullamme heidän sivustonsa muutettiin julkiseksi muutamassa minuutissa turvallisuudesta tinkimättä.
SharePoint-sivuston julkistaminen voi tuntua pelottavalta. Näiden vaiheiden noudattamisen pitäisi kuitenkin helpottaa yksityisten sivustojen muuntamista saavutettaviksi verkoiksi – altistamatta itseäsi ulkoisille häiriöille tai kyberhyökkäyksille. Hyvää jakamista!
SharePoint-sivustojen ymmärtäminen
Lue eteenpäin, jos haluat ymmärtää SharePoint-sivustotyyppejä ja tehdä sivustostasi julkisen! Erityyppiset SharePoint-sivustot tarjoavat erityisiä toimintoja, jotka vastaavat yrityksesi tarpeita. SharePoint-sivuston julkistamisella on monia etuja, ja tutkimme näitä etuja yksityiskohtaisesti.
Erityyppiset SharePoint-sivustot
SharePoint-sivustoja on eri muotoisia ja kokoisia. Joukkueen sivustot ovat ryhmäyhteistyötä varten. Viestintäsivustot ovat tiedon ja uutisten jakamiseen. Julkaisusivustot voit jakaa ulkopuolisten kanssa. Ja projektisivustot auttaa hallitsemaan tehtäviä. Lisäksi SharePointilla on keskussivustot jotka tarjoavat koko organisaation laajuisen navigoinnin ja haun.
Provinkki: Hanki SharePointillesi keskussivusto parantaaksesi navigointia ja hakua. Jaa SharePoint-sivustosi ja näe, millaista rakkautta (ja roskapostia) se saa!
sana muuttaa sivun väriä
SharePoint-sivuston julkistamisen edut
SharePoint-sivuston julkistaminen tarjoaa joukon etuja, joita et saa vain sisäiseen käyttöön tarkoitetulla sivustolla. Katso nämä plussat:
- Näkyy – Ihmiset näkevät mitä teet ja tietävät, mitä tarjoat.
- Tehostettu yhteistyö – Mitä useammat ihmiset pääsevät sivustolle, sitä enemmän he voivat osallistua, mikä johtaa parempiin projektituloksiin.
- Brändin edistäminen – Julkinen sivusto lisää brändin tunnettuutta ja houkuttelee mahdollisia asiakkaita tai sijoittajia.
- Käyttäjäystävällinen jakaminen – Sisällön tai tiedostojen jakaminen ulkopuolisten kanssa on yksinkertaisempaa ja sujuvampaa julkisten linkkien avulla.
- Helppo kulunvalvonta – Käyttöoikeuksien hallinta on vaivatonta julkisilla sivustoilla – tiimien ei tarvitse kysyä IT-tuelta tunnistetietoja jokaiselle uudelle käyttäjälle.
- Parempi intranet – Sisäiset yleisöt hyötyvät myös julkisista SharePoint-sivustoista kätevän pääsyn kautta tietoihin, jotka voivat tehostaa heidän palvelujensa toimitusta lisäsuojausasetuksilla.
Lisäksi SharePoint Online -tilauksen avulla yritykset voivat luoda julkisia verkkosivustoja ilman lisäkustannuksia. Tämä muuttaa tapaa, jolla ihmiset näkevät tietosi positiivisella tavalla, mikä vaikuttaa liiketoimintapäätöksiin.
Provinkki: Varo sivustollasi olevaa materiaalia, joka voi rikkoa sääntöjä tai loukata ihmisiä. Testaa ulkoisesti ennen live-lähetyksen aloittamista sosiaalisessa mediassa, kuten Facebookissa, Twitterissä ja LinkedInissä.
Jakaminen on välttämätöntä, mutta tee SharePoint-sivustostasi julkinen vain luotettavien ihmisten kanssa – se on kuin hammasharjan jakamista!
SharePoint-sivuston julkistaminen
Jos haluat tehdä SharePoint-sivustostasi julkisen, sinun on siirryttävä sivuston asetuksiin, valittava sivuston käyttöoikeudet, muutettava käyttöoikeustasoja, lisättävä anonyymit käyttöoikeudet ja tallennettava muutokset. Nämä alaosat tarjoavat vaiheittaisen ratkaisun, jonka avulla ulkopuoliset voivat käyttää sivustoasi ja olla vuorovaikutuksessa sen kanssa.
Siirry Sivuston asetuksiin
Jos haluat tehdä SharePoint-sivustostasi julkisen, sinun on navigoitava osoitteeseen Sivuston asetukset – tärkeä työkalu SharePoint-sivustosi mukauttamiseen. Seuraa näitä ohjeita päästäksesi sivuston asetuksiin helposti!
- Napsauta rataskuvaketta, joka sijaitsee näytön oikeassa yläkulmassa, kun olet kirjautunut SharePoint-sivustoon.
- Valitse avattavasta valikosta Sivuston asetukset.
- Vieritä alas löytääksesi Sivuston toiminnot -osion.
- Napsauta sitä saadaksesi lisätietoja SharePoint-sivustosi hallinnasta.
- Etsi ja napsauta Tee tästä sivustosta julkinen avataksesi käyttöoikeudet.
Nämä helpot vaiheet auttavat sinua siirtymään Sivuston asetuksiin ilman vaikeuksia. Huomaa, että kaikilla käyttäjillä ei ole valtuuksia tehdä muutoksia tai muokata asetuksia, koska vain järjestelmänvalvojilla tai valtuutetuilla käyttäjillä on järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet.
Vuonna 2012 oli ongelma liittyen nimettömään Microsoft SQL Server -viestintään SharePoint-datayhteyspalvelun kautta. Ratkaisu oli navigointi Määritä Secure Store -palvelu.
Muista: jakaminen on huolenpitoa, ellei se ole SharePoint-sivustosi – silloin kyse on valikoivasta lupien myöntämisestä.
Valitse Sivuston käyttöoikeudet
Valitse oikeat sivuston käyttöoikeudet on välttämätöntä, kun SharePoint-sivustosi tehdään julkiseksi. Tämä päättää, kuka voi päästä käsiksi sisältöösi ja kuinka paljon he hallitsevat sitä. Takaa, että jokaisella käyttäjällä on oikeat oikeudet estää luvaton pääsy tai tietoturvaloukkaukset.
Erilaisille ryhmiä, ihmisiä tai ulkoisia käyttäjiä , anna erilliset käyttöoikeudet tarvittavien suojausasetusten varmistamiseksi. Erottele roolit ja velvollisuudet antamalla tietyille henkilöille sopivia oikeuksia. Hallitse käyttöoikeuspyyntöjä ja tarkastele käyttöraportteja johdonmukaisesti, jotta voit tarkistaa mahdolliset epäjohdonmukaisuudet.
Muista, että käyttöoikeuksien väärä valinta voi olla kallista tietojen menetyksen tai vahingon vuoksi. Pysy ajan tasalla uusimmilla tietoturvapäivityksillä ja rajoituksilla suojataksesi SharePoint-sivustoasi kyberuhkilta, mahdollisilta oikeudenkäynneiltä ja julkisen kuvan vahingoilta.
Älä missaa arvokkaan SharePoint-sivustosi turvaamista jättämällä huomioimatta käyttöoikeudet sen kehitysvaiheessa. Käytä tarvittavia ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä suojataksesi tietoresurssit väärinkäytöksiltä samalla kun säilytät 100 %:n pääsyn valtuutetuille käyttäjille.
Kun on kyse SharePointin käyttöoikeustasojen säätämisestä, muista: suurella voimalla tulee suuri vastuu .
Muokkaa käyttöoikeustasoja
Jos haluat tehdä SharePoint-sivustostasi julkisen, käyttöoikeuksien hallinta on avainasemassa. Käyttöoikeustasot määräävät, mitä käyttäjät voivat tehdä ja mitä eivät. Muuta ne seuraavasti:
- Siirry Sivuston asetuksiin: Napsauta SharePoint-sivustosi oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta. Napsauta sitten 'Sivuston asetukset' -painiketta.
- Valitse käyttöoikeudet: Valitse Käyttäjät ja käyttöoikeudet -kohdassa Sivuston käyttöoikeudet.
- Muokkaa käyttöoikeustasoja: Valitse käyttäjä tai ryhmä, jonka oikeuksia haluat muuttaa, ja napsauta sitten Muokkaa käyttäjän käyttöoikeuksia. Voit valita täyden hallinnan, suunnittelun, muokkaamisen, osallistumisen ja lukemisen välillä.
Ole varovainen, kun muutat käyttöoikeustasoja. Luvaton pääsy tärkeisiin tietoihin tai muutoksia voi tapahtua.
SharePoint tarjoaa myös muita tapoja hallita käyttöoikeuksia, kuten linkkien jakaminen sen sijaan, että kutsuisi ihmisiä suoraan. Tutustu näihin vaihtoehtoihin, kun teet SharePoint-sivustosi julkiseksi! Kuka tarvitsee salasanoja? Anna Internetiin vapaa pääsy!
Lisää anonyymi käyttöoikeus
Laajemman yleisön tavoittamiseksi yritysten ja organisaatioiden on oltava verkossa . Anonyymi käyttöoikeus on tapa tehdä SharePoint-sivustosta julkinen. Näin:
- Siirry Sivuston asetuksiin ja valitse Sivuston käyttöoikeudet.
- Napsauta Anonyymi käyttöoikeus.
- Valitse julkisen sisällön käyttöoikeustaso.
- Napsauta OK ja Tallenna muutokset.
Ole tietoinen jakamastasi julkisesta sisällöstä . Vältä luovuttamasta arkaluonteisia tietoja, kuten taloustietoja ja yksityisiä tietoja.
Anonyymi käyttöoikeus on ollut käytössä SharePoint 2007:stä lähtien. Se tarjoaa turvallisen tavan jakaa tietoja yleisön kanssa. Vuonna 2018 Microsoft paransi ominaisuutta sisältämään mobiiliverkon katseltavissa olevan sisällön. Tallenna muutokset – arvaamattomia tuloksia SharePointilla.
Tallenna muutokset
Muutosten tekeminen SharePoint-sivustoon on välttämätöntä, jotta se julkistetaan. 'Tallenna muutokset' -toiminnolla on tärkeä rooli kaikkien päivitysten säilyttämisessä. SharePointin etuna on, että uudet muutokset näkyvät välittömästi verkkosivustolla.
Kun muokkaat SharePointia, muutosten tallentaminen varmistaa, että kaikki uudet säädöt tallennetaan tarkasti. Ilman näitä kriittisiä muutoksia kaikki verkkosivustoon tehty työ voi mennä hukkaan. Paina siis aina 'Tallenna muutokset' -painiketta, kun teet muutoksia.
Muutostesi ja päivitysten tallentamisen lisäksi SharePoint mahdollistaa samanaikaisen yhteistyön eri käyttäjien kanssa ja tekee päivitykset julkisiksi. Tämä vähentää verkkosivuston ylläpitoon käytettyä aikaa sallimalla useiden editorien työskennellä samanaikaisesti jaettujen asiakirjojen ja tietokantojen parissa.
Forbes-lehden kesäkuun 2021 raporttien mukaan Microsoft Teamsilla ja SharePointilla on maailmanlaajuisesti yli 145 miljoonaa käyttäjää. Kasvava suosio korostaa, kuinka tärkeitä näistä alustoista on tullut yrityksille, jotka pyrkivät parantamaan toimintaansa ja optimoimaan työnkulun hallintajärjestelmiä.
On aika tarkistaa, kestääkö SharePoint-sivustosi yleisön valvonnan. Vai epäonnistuuko se kuin huono stand-up koomikko?
Julkisen SharePoint-sivuston testaus
Testataanko julkista SharePoint-sivustoa? Sinun on varmistettava, että kaikki tiedot ovat tarkkoja ja saatavilla. Tarkista tuo linkit toimivat, kuvat näkyvät ja tiedot ovat oikein . Varmista myös, että sivustosi toimii eri laitteilla. Tee lopuksi ensin koeajo muutaman henkilön kanssa.
Hauska seikka: SharePointilla on yli 200 miljoonaa käyttäjää maailmanlaajuisesti. Varmista, että noudatat parhaita käytäntöjä, jotta vältyt noloilta tietomurroilta.
Parhaat käytännöt SharePoint-sivuston julkistamiseksi
Jotta voit luoda menestyvän julkisen SharePoint-sivuston, sinun on noudatettava joitain parhaita käytäntöjä. Tämän saavuttamiseksi sinun on keskityttävä kolmeen olennaiseen alaosioon: turvallisuusnäkökohdat, sisällönhallinta ja sivuston ylläpito. Nämä käytännöt takaavat turvallisen, organisoidun ja hyvin hoidetun SharePoint-sivuston, joka vastaa kohdeyleisösi tarpeita.
Turvallisuusnäkökohdat
Julkisen SharePoint-sivuston turvallisuuden varmistaminen on avainasemassa . Aseta todennusprotokollat, salasanat ja käyttöoikeudet estääksesi luvattoman käytön ja tietojen katoamisen. Käytä päivityksiä säännöllisesti haavoittuvuuksien vähentämiseksi.
lisää sivunvaihto sanaan
Myös käyttäjäkoulutus on tärkeää. Ohjaa käyttäjiä luomaan vahvoja salasanoja, havaitsemaan tietojenkalasteluyritykset ja selaamaan turvallisesti. Ota työntekijät mukaan riskien havaitsemiseen ja epäilyttävän toiminnan ilmoittamiseen.
Valitse isännöintivaihtoehto, joka täyttää tietoturvavaatimukset. Etsi esimerkiksi SSL-varmenteita, DDoS-suojausta ja tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmiä.
Eräs yritys epäonnistui tässä ja kohtasi oikeudellisia seurauksia ja maineensa vahingoittumista . Vältä sama virhe – aseta julkisen SharePoint-sivustosi turvallisuus etusijalle. Hallitse sisältöä versionhallinnan ja metatietotunnisteiden avulla – kuten kissojen paimentaminen!
Sisällönhallinta
SharePoint-sivuston julkaiseminen yleisölle edellyttää tehokasta sisällönhallintaa. Tämä luo tasaisen virran osallistuvista vierailijoista.
Ymmärrä yleisöäsi. Käytä kieltä, jota on helppo ymmärtää. Ryhmittele sisältö yhteen navigoinnin helpottamiseksi. Pidä linkit ajan tasalla.
Toteuta työnkulkuja organisaatiossa. Laadunvarmistus ja valvontakatsaukset ovat välttämättömiä ennen kuin julkaistaan mitään.
Tarkista säännöllisesti sivuston hakutoiminto. Tämä tuottaa parempia tuloksia ja tekee navigoinnista yksinkertaisempaa.
Noudata näitä parhaita käytäntöjä. Tämä lisää näkyvyyttä ja rakentaa aktiivista yhteisöä.
Pidä SharePoint-sivustosi sujuvana auton tavoin. Vaihda öljyt säännöllisesti tai jäät jumissa Information Superhighway -tielle.
Sivuston ylläpito
SharePoint-sivuston pitäminen on avainasemassa hyvä suorituskyky ja käyttäjätyytyväisyys . Säännöllinen ylläpito, kuten päivitykset ja varmuuskopiot, ehkäisee ongelmia ja pitää sivuston toiminnassa. Tarpeettomien tiedostojen ja tietojen poistaminen voi myös nopeuttaa latausaikaa ja parantaa sivuston toimivuutta .
Mutta ylläpitoon kuuluu muutakin kuin säännöllinen päivitys ja varmuuskopiointi. Sinun täytyy tarkkaile sisältöä varmistaaksesi, että se on ajan tasalla ja hyödyllinen . Analyticsin avulla voit seurata vierailijoiden käyttäytymistä sivustolla, löytää ongelmia ja tehdä parannuksia.
Käyttäjien käyttöoikeustasojen hallinta on myös välttämätöntä. Varmista, että käyttäjillä on pääsy vain siihen, mitä he tarvitsevat, samalla kun suojaat arkaluontoisia tietoja.
Joskus ilmaantuu odottamattomia ongelmia, jotka vaativat välitöntä huomiota. Esimerkiksi päivitys tai muutos, joka vaikuttaa kielteisesti sivuston asetteluun tai toimintoihin. Tässä tapauksessa a luotettava tukijärjestelmä on kriittinen nopean ratkaisun kannalta .
Muista: pidä yleisö innostuneena ja viihdyttää!
Johtopäätös
Olet saavuttanut menestystä tekemällä SharePoint-sivustosi julkiseksi! Näin voit tehdä yhteistyötä organisaatiosi ulkopuolisten ihmisten kanssa, mikä parantaa tuottavuutta ja viestintää. On kuitenkin olennaista asettaa turvatoimenpiteet luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi.
Luo julkinen SharePoint-sivusto noudattamalla hahmoteltuja vaiheita ja varmista, että ulkoisille käyttäjille on asetettu oikeat käyttöoikeudet. Voit muokata sivuston ulkoasua ja lisätä verkko-osia yksilöllisten tarpeidesi mukaan.
Pidä aina silmällä kenellä on pääsy sivustolle ja poista kaikki luvattomat käyttäjät. Asianmukaisella hallinnoinnilla julkinen SharePoint-sivusto voi olla loistava työkalu tietojen jakamiseen ja muiden kanssa työskentelemiseen.
Hyödynnä edut julkisesta SharePoint-sivustosta! Noudata näitä ohjeita ja aloita tietosi levittäminen heti.
Usein Kysytyt Kysymykset
K: Kuinka voin tehdä SharePoint-sivustostani julkisen?
V: Jos haluat tehdä SharePoint-sivustostasi julkisen, sinun on otettava käyttöön anonyymi käyttöoikeus sivuston käyttöoikeusasetuksissa. Näin kuka tahansa pääsee sivustolle ilman kirjautumista.
K: Voinko valita, mitkä SharePoint-sivustoni osat ovat julkisia?
V: Kyllä, voit mukauttaa SharePoint-sivustosi yksittäisten luetteloiden, kirjastojen ja sivujen käyttöoikeuksia. Tämän avulla voit tehdä vain tietyistä sivuston osista julkisia ja pitää toiset yksityisinä.
K: Vaikuttaako SharePoint-sivustoni julkistaminen sen turvallisuuteen?
V: Kyllä, SharePoint-sivustosi julkistaminen voi vaarantaa sen turvallisuuden. Voit kuitenkin pienentää tätä riskiä asettamalla käyttöoikeudet oikein, käyttämällä SSL-salausta ja tarkkailemalla säännöllisesti sivustoa luvattoman käytön varalta.
K: Kuinka jaan julkisen SharePoint-sivustoni muiden kanssa?
V: Kun SharePoint-sivustosi on julkinen, voit jakaa URL-osoitteen muiden kanssa sähköpostitse, sosiaalisessa mediassa tai muilla tavoilla. Voit myös lisätä linkin sivustoon organisaatiosi verkkosivuilla tai intranetissä.
K: Tarvitsenko mitään erityisiä ohjelmistoja tai työkaluja SharePoint-sivustoni julkistamiseksi?
V: Ei, et tarvitse mitään erityisiä ohjelmistoja tai työkaluja tehdäksesi SharePoint-sivustostasi julkisen. Tarvitset vain pääsyn sivuston asetuksiin ja mahdollisuuden muokata käyttöoikeuksia.
K: Voinko rajoittaa niiden ihmisten määrää, jotka voivat käyttää julkista SharePoint-sivustoani?
V: Vaikka et voi rajoittaa niiden ihmisten määrää, jotka voivat käyttää julkista SharePoint-sivustoa, voit hallita, kenellä on oikeus tehdä muutoksia sivustoon. Rajoittamalla muokkausoikeuksia voit varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät voivat muokata sivuston sisältöä.
