Microsoft Excel työnkulku on todellinen asia, joka on olemassa. Tiesitkö että? en tehnyt. Luulin, että Excel on vain kaavioiden ja kaavioiden tekemiseen, mutta se on totta!
Voit itse asiassa tehdä työnkulkuja Excelillä. Eikä sen tarvitse olla erityisen monimutkaista. Luulin sen olevan hirveän vaikeaa, mutta perustyönkulku voidaan tehdä noudattamalla 15 yksinkertaista vaihetta.
Tässä artikkelissa aion eritellä Excel-työnkulun rakentamisen vaiheet sekä siihen, mihin voit käyttää niitä.
Keskustelemme myös siitä, ovatko Excel-työnkulut todella ajan tasalla nykyaikaisessa työnkulkumaailmassa, ja tarkastelemme hienoja vaihtoehtoja.
Mennään!
Mikä on työnkulku?
Aluksi palataan perusasioihin ja kerrotaan, mitä työnkulku todellisuudessa on.
Työnkulku on sarja toisiinsa liittyviä vaiheita tai tehtäviä, jotka ovat tarpeen tietyn prosessin suorittamiseksi tai tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Se edustaa toimintojen, tiedon ja resurssien kulkua organisaation tai yksilön työympäristössä.
Työnkulut on suunniteltu virtaviivaistamaan ja automatisoimaan toistuvia tai monimutkaisia tehtäviä ja varmistamaan, että työ etenee tehokkaasti ja johdonmukaisesti. Ne tarjoavat jäsennellyn viitekehyksen, joka määrittelee järjestyksen, riippuvuudet ja vuorovaikutukset prosessiin osallistuvien eri toimintojen välillä.
Työnkulut voivat olla manuaalisia tai automatisoituja riippuen monimutkaisuudesta ja prosessia tukevien työkalujen tai ohjelmistojen saatavuudesta. Automaatiotyökalut, mukaan lukien ohjelmistosovellukset tai työnkulun hallintajärjestelmät, voivat auttaa automatisoimaan ja virtaviivaistamaan tehtäviä, mikä vähentää manuaalista työtä ja inhimillisiä virheitä.
Kuinka luoda työnkulku Excelissä
Työnkulkujen luominen Excelillä ei ole yhtä yksinkertaista kuin työnkulkuohjelmiston käyttäminen, koska sitä ei suunniteltu työnkulkutyökaluksi, vaan se on taulukkolaskentatyökalu. Keinoja on kuitenkin edelleen sinä voit tehdä ja jopa automatisoida työnkulkuja Excelin avulla, joten katsotaanpa prosessia vaiheittain.
kuinka hiiren oikealla napsauttaa kosketusnäyttöä
Vaihe 1: Tunnista työnkulku
Määritä haluamasi prosessi tai tehtävä virtaviivaistaa Excelin avulla . Se voi olla mitä tahansa tiedon syöttämisestä ja analysoinnista projektinhallintaan tai varaston seurantaan.
Vaihe 2: Määritä tulot ja lähdöt
Tunnista työnkulun käynnistämiseen tarvittavat syötteet (tiedot, lomakkeet tai muut resurssit) ja prosessilta odottamasi halutut tuotokset (raportit, laskelmat tai ilmoitukset).
Vaihe 3: Suunnittele vaiheet
Jaa työnkulku yksittäisiin vaiheisiin tai vaiheisiin. Harkitse kunkin vaiheen järjestystä ja riippuvuuksia. Monimutkaisissa työnkuluissa saatat joutua käyttämään vuokaavioita tai kaavioita prosessin visualisointiin.
Vaihe 4: Luo laskentataulukoita
Avaa uusi Excel-työkirja ja luo laskentataulukoita jokaista työnkulun vaihetta varten. Nimeä jokainen laskentataulukko kuvaavasti sen tarkoituksen mukaan.
Vaihe 5: Suunnittele tiedonsyöttölomakkeet
Jos työnkulkuun kuuluu vaihe 6: Anna tiedot
Aloita tietojen syöttäminen sopiviin laskentataulukoihin tai lomakkeisiin. Työnkulusta riippuen saatat joutua syöttämään tiedot manuaalisesti tai tuomaan ne ulkoisista lähteistä.
Vaihe 7: Käytä kaavoja ja funktioita
Hyödynnä Excelin kaavoja ja toimintoja laskelmien, tietojen käsittelyn ja tietojen analysoinnin automatisointiin. Käytä toimintoja, kuten
- SUMMA
- KESKIVERTO
- JOS
- VHAKU
suorittaa laskelmia ja tuottaa haluttuja tuloksia.
Vaihe 8: Käytä muotoilua ja ehdollista muotoilua
Muotoile tietosi asianmukaisesti luettavuuden parantamiseksi. Käytä ehdollista muotoilua korostaaksesi tiettyjä ehtoja tai malleja tiedoissasi.
Vaihe 9: Luo visualisointeja
Vaihe 10: Käytä makroja
Jos työnkulkusi vaatii toistuvia tehtäviä, harkitse makrojen automatisoimista. Makrot voidaan tallentaa tai kirjoittaa VBA:lla (Visual Basic for Applications) toimintojen suorittamiseksi ja tiettyjen tehtävien suorittamiseksi napin painalluksella.
Vaihe 11: Ota tietojen validointi käyttöön
Käytä tietojen validointisääntöjä tietojen eheyden varmistamiseksi. Käytä vahvistustekniikoita tietojen syöttämisen rajoittamiseen tiettyihin alueisiin, muotoihin tai luetteloihin.
Vaihe 12: Lisää hyperlinkkejä ja navigointi
Jos työnkulkuun kuuluu hyppääminen työkirjan eri osien välillä, luo hyperlinkkejä tai navigointipainikkeita helpottaaksesi navigointia.
Vaihe 13: Testaa ja toista
Kun työnkulkusi on määritetty, testaa se huolellisesti varmistaaksesi, että se toimii odotetulla tavalla. Tunnista mahdolliset ongelmat tai parannettavat alueet ja tee tarvittavat muutokset työnkulun optimoimiseksi.
Vaihe 14: Dokumentoi työnkulku
Luo selkeä dokumentaatio, jossa esitellään työnkulku, sen tarkoitus ja siihen liittyvät vaiheet. Sisällytä ohjeet työnkulun käyttämisestä ja ylläpidosta johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
Vaihe 15: Kouluta käyttäjiä (jos mahdollista)
Jos muut käyttävät työnkulkua, järjestä koulutusta varmistaaksesi, että he ymmärtävät, kuinka työnkulkua käytetään ja seurataan tehokkaasti. Varmista, että he tietävät, että se on enemmän kuin pelkkä laskentataulukko .
Muista, että Excelin työnkulku voi vaihdella yksinkertaisista monimutkaisiin. Aloita yksinkertaisella prosessilla ja lisää vähitellen monimutkaisuutta, kun tutustut paremmin Excelin ominaisuuksiin ja ominaisuuksiin. Niitä on jopa joitain malleja, joita voit tarkistaa !
Excelin työnkulun käyttötapaukset
Excel on monipuolinen työkalu, jota voidaan soveltaa erilaisiin työnkulun käyttötapauksiin eri toimialoilla ja toiminnoissa. Tässä on viisi yleistä käyttötapausta, joissa Excel-työnkulut voivat parantaa merkittävästi tehokkuutta ja virtaviivaistaa prosesseja:
Tietojen syöttäminen ja analysointi
Exceliä käytetään laajasti tiedonsyöttö- ja analysointitehtäviin luomalla strukturoituja tiedonsyöttölomakkeita, soveltamalla tietojen validointia sekä hyödyntämällä kaavoja ja funktioita. Voit automatisoida laskelmia, analysoida tietoja ja luoda raportteja.
Projektinhallinta
Excel on arvokas työkalu projektinhallintaan, jonka avulla voit suunnitella, seurata edistymistä ja hallita projekteihin liittyviä tietoja. Voit luoda Gantt-kaavioita, tehtäväluetteloita ja aikajanoja projektin aikataulujen visualisoimiseksi.
Siinä on ehdollinen muotoilu, jota voidaan käyttää virstanpylväiden, määräaikojen ja kriittisten polkujen korostamiseen. Integroimalla projektitiedot kaavoihin ja funktioihin voit automatisoida laskelmia, seurata resurssien allokointia ja seurata projektin kustannuksia.
Budjetointi ja taloussuunnittelu
Exceliä käytetään yleisesti budjetointiin ja taloussuunnitteluun. Voit luoda kattavia budjettimalleja, seurata kuluja, ennakoida tuloja ja laskea taloudellisia tunnuslukuja.
Sen sisäänrakennettujen toimintojen, kuten SUMMA, AVERAGE ja IF, avulla voit suorittaa laskelmia ja analysoida taloustietoja. Linkittämällä laskentataulukoita ja hyödyntämällä Excelin tietojen validointia voit varmistaa tarkan ja johdonmukaisen taloussuunnittelun.
Varastonhallinta
Varastonhallintatyönkuluissa voit seurata ja hallita varastotasoja, varastoliikkeitä ja uudelleenjärjestelypisteitä. Ehdollinen muotoiluominaisuus voi korostaa alhaisia varastotasoja tai tulevia uudelleentilauspäiviä. Kaavojen ja funktioiden avulla voit automatisoida varastolaskelmia, kuten uudelleentilausmäärän ja kokonaisvaraston arvon.
Henkilöstöhallinto
Excel on arvokas henkilöstöhallinnon (HR) työnkuluissa, kuten työntekijöiden tietojen hallinnassa, läsnäolon seurannassa, työntekijöiden perehdyttämisessä ja suorituskyvyn arvioinnissa. Sitä voidaan käyttää työntekijöiden tietokantojen luomiseen, henkilötietojen tallentamiseen, lähteiden seurantaan ja palkkasumman laskemiseen.
Kaavojen ja funktioiden avulla voit automatisoida läsnäololaskelmia, luoda raportteja ja suorittaa HR-analytiikkaa. Ehdollista muotoilua voidaan käyttää tunnistamaan myöhässä olevat arvioinnit tai koulutusvaatimukset.
Excelin työnkulun ominaisuudet
Tässä on erittely joistakin Excelin ominaisuuksista, joita näimme jo käyttötapauksissa, sekä joitakin muita todella hyödyllisiä ominaisuuksia:
Tietojen syöttö ja validointi
Excel tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän tietojen syöttämiseen. Voit suunnitella mukautettuja tiedonsyöttölomakkeita käyttämällä Excelin ominaisuuksia, kuten tietojen validointia, avattavia luetteloita ja syöttörajoituksia. Tämä varmistaa, että työkirjaan syötetyt tiedot noudattavat tiettyjä sääntöjä tai ovat ennalta määritettyjen kriteerien mukaisia.
Laskelmat ja kaavat
Kaavojen avulla voit suorittaa aritmeettisia perustoimintoja, koota tietoja, suorittaa ehdollisia laskutoimituksia ja paljon muuta. Nämä laskelmat voidaan upottaa työnkulkuusi tulosteiden luomiseksi ja prosessien virtaviivaistamiseksi.
Ehdollinen muotoilu
Ehdollisen muotoilun avulla voit korostaa tiettyjä ehtoja tai malleja tiedoissasi. Asettamalla säännöt voit muotoilla solut automaattisesti määrittämiesi ehtojen perusteella.
Tästä voi olla hyötyä tärkeiden tietojen, virheiden tai trendien visuaalisessa tunnistamisessa, mikä helpottaa tietojen analysointia ja tulkintaa.
Tietojen analysointi
On olemassa useita data-analyysityökaluja, kuten Pivot-taulukot, Power Query ja Power Pivot, joiden avulla voit analysoida ja muuntaa suuria tietojoukkoja tehokkaasti. Nämä työkalut voivat auttaa sinua suodattamaan, lajittelemaan, ryhmittelemään ja tiivistämään tietoja merkityksellisten oivallusten saamiseksi.
Ehdollinen logiikka ja automaatio
Ehdolliset logiikkafunktiot ja -ominaisuudet, kuten IF-lausekkeet, sisäkkäiset funktiot ja makrot, mahdollistavat prosessien automatisoinnin ja päätöksenteon työnkulkujen luomisen.
Asettamalla ehdollisen logiikan voit ohjeistaa Exceliä suorittamaan erilaisia toimintoja tiettyjen ehtojen mukaan. VBA:lla luotujen makrojen avulla voit automatisoida toistuvia tehtäviä ja suorittaa sarjan toimintoja yhdellä napsautuksella.
Miksi Excel ei ole paras paikka työnkulkujen luomiseen
Vaikka Excel voi olla hyödyllinen työkalu tietyissä työnkulkuissa, on olemassa rajoituksia, jotka saattavat tehdä siitä vähemmän sopivan monimutkaisiin tai skaalautuviin työnkulkuihin. Tässä on muutamia syitä, miksi Excel ei ehkä ole paras valinta työnkulkuihin tietyissä skenaarioissa:
Rajoitettu skaalautuvuus
Excelin skaalautuvuutta rajoittavat tietojen koko ja monimutkaisuus sekä työkirjaa käyttävien käyttäjien määrä.
Suuret tietojoukot tai työnkulkuja, joihin liittyy laajoja laskelmia, voivat aiheuttaa suorituskykyongelmia ja hidastaa sovellusta. Työnkulun monimutkaistuessa ja käyttäjien määrän kasvaessa Excelistä voi tulla vähemmän tehokas ja alttiimpi virheille.
Reaaliaikaisen yhteistyön puute
Vaikka Excel tarjoaa yhteistyöominaisuuksia, kuten jaettuja työkirjoja ja muutosten seurantaa, sitä ei ole suunniteltu reaaliaikaiseen yhteistyöhön. Useat käyttäjät eivät voi työskennellä samanaikaisesti saman Excel-työkirjan parissa, eivätkä yhden käyttäjän tekemät päivitykset välttämättä näy heti muille.
Rajoitettu työnkulun automaatio
Excel tarjoaa automaation perusominaisuudet kaavojen, funktioiden ja makrojen avulla. Monimutkaisten ja kehittyneiden automatisoitujen työnkulkujen luominen saattaa kuitenkin vaatia kehittyneempiä työkaluja tai ohjelmointikieliä.
Excelin automatisointiominaisuudet eivät välttämättä riitä työnkulkuihin, joihin liittyy monimutkaista ehdollista logiikkaa, integrointia ulkoisiin järjestelmiin tai monimutkaista tietojen käsittelyä.
Tietojen eheys ja turvallisuusriskit
Excel-tiedostot voivat olla alttiita tietojen eheysongelmille, varsinkin kun useat käyttäjät työskentelevät saman työkirjan parissa samanaikaisesti.
Samanaikainen muokkaus, virheelliset kaavaviittaukset tai tietojen tahaton poistaminen voivat johtaa tietojen epäjohdonmukaisuuksiin ja virheisiin. Lisäksi tiedostoista saattaa puuttua vankat suojausominaisuudet , mikä tekee niistä alttiin luvattomalle käytölle tai tietomurroille.
muuta Word doc -kieltä
Vaihtoehtoja Excelin työnkulkuille
Jos Excel-työnkulut toimivat hyvin, hienoa! En ole täällä sataakseni paraatissasi. Teet mitä tahansa sinulle ja joukkueellesi parhaiten sopivaa. Mennä eteenpäin!
Jos olet kuitenkin kokeillut Excel-työnkulkuja eivätkä ne sovi sinulle, harkitse tätä vaihtoehtoa: työnkulun hallintaohjelmisto.
Käsittelin sitä hieman ensimmäisessä osiossa, kun määritimme työnkulkuja, mutta sitä kannattaa tarkastella hieman tarkemmin. Exceliä ei ole suunniteltu työnkulun hallintaan. Vaikka sillä on kyky tehdä se, sen asettaminen ja ylläpito voi muuttua todella monimutkaiseksi todella nopeasti.
Työnkulun hallintaohjelmisto on suunniteltu tekemään rakennusautomaation työnkuluista nopeita ja helppoja. Ne ovat paljon käyttäjäystävällisempiä, niissä on monia samoja ominaisuuksia kuin Excelissä, mutta vähemmän manuaalisia määrityksiä, ja ne mahdollistavat reaaliaikaisen yhteistyön.
Process Street on erinomainen työnkulkutyökalu, jota voit käyttää Excelin sijasta, ja jos haluat nähdä sen toiminnassa ja kokea kuinka erilainen se on, varaa ilmainen esittely! Tiimin jäsen näyttää mielellään, miten se toimii ja miten se voi parantaa työnkulkuasi.
