Yritys voi toimia täysimääräisesti vain asianmukaisella prosessinhallinnalla. Mutta mikä on prosessihallinnan todellinen määritelmä?
Kun monet yritykset siirtyivät etätyöhön vuoden 2020 pandemian aikana, moni prosessien hallinta muuttui myös digitaaliseksi. Työntekijät palasivat lopulta toimistoonsa, mutta prosessinhallinta oli löytänyt uuden kodin pilvessä.
Tämän äkillisen muutoksen ja prosessinhallinnan täydellistämiseen liittyvän kiinnostuksen myötä kannattaa sukeltaa syvälle siihen, mitä prosessinhallinta todellisuudessa on. Ja yrityksenä, joka rehellisesti sanottuna hyötyi tästä muutoksesta, meillä on paljon sanottavaa asiasta.
Tässä artikkelissa määrittelemme prosessinhallinnan, puhumme sen eduista ja haasteista sekä annamme neuvoja sen toteuttamiseen liiketoiminnassasi.
Lopuksi lisäämme jopa ilmaisen mallin, joka auttaa sinua pääsemään alkuun.
Prosessinhallinnan määritelmä
Okei, mitä on prosessinhallinta tarkalleen?
Prosessinhallinta eli liiketoimintaprosessien hallinta (BPM) on organisaatioiden käyttämä tekniikka erilaisten liiketoimintaprosessien analysointiin, optimointiin, valvontaan ja ohjaukseen.
muuntaa pdf visio-muotoon
BPM:n avulla yritykset voivat:
- Automatisoi toistuvat prosessit, jotta ne toimivat aina sujuvasti
- Analysoi menneitä prosesseja nähdäksesi, mikä meni oikein ja mikä ei
- Seuraa eri prosessien mittareita
- Suorita riskianalyysi vähentääksesi tulevia riskejä
- Mittaa tehokkuutta käyttämällä aikaisempia tietoja
Miksi vaivautua prosessien hallintaan?
BPM on jotain, jota jokainen organisaatio tarvitsee, koska se auttaa sinua ymmärtämään liiketoimintaasi paremmin.
BPM:n avulla voit analysoida kaikkia liiketoimintaprosessejasi löytääksesi tehottomuuksia ja löytääksesi ratkaisuja niiden korjaamiseksi ja optimoimiseksi. Se tekee jokapäiväisestä toiminnasta paljon sujuvampaa ja parantaa resurssien hallintaa.
Mutta nämä ovat vain pieniä etuja.
Muut edut tämän tekemisestä ovat valtavat. Sen lisäksi, että se säästää organisaatiosi aikaa ja rahaa, sen avulla yrityksesi voi myös vastata asiakkaiden ja markkinoiden vaatimuksiin paljon nopeammin.
Selkeästi määritellyn prosessinhallinnan edut
BPM:n määritelmän ymmärtäminen tarkoittaa, että voit erottaa sen paremmin ohjelma- ja projektinhallinnasta. Kun tiedät kolmen prosessityypin välisen eron, voit käyttää niitä kaikkia tehokkaasti.
tasaa tekstin tasaus
BPM:n kanssa on tärkeää muistaa, että se on tarkoitettu organisaatiosi toistuville prosesseille. Nämä ovat yleensä jatkuvia prosesseja yrityksessä, eikä niillä ole tiettyä päämäärää, kuten työntekijän perehdyttäminen. Se on sen suurin erottava tekijä.
Projektinhallinta on tietyn tuotteen tai palvelun toimittamista. Sillä on selkeä alku ja loppu. Projektit ovat yleensä kertaluonteisia asioita, jotka eivät toistu, ja tiimi voi työskennellä vain yhden kanssa kerrallaan.
Ohjelmanhallinta on jossain kahden muun välissä. Se käsittelee eri projektien keskinäisten riippuvuuksien hallintaa. Kuten BPM, ohjelmanhallinta on yleensä jatkuvaa, mutta toisin kuin BPM, se ei käsittele koko liiketoimintaan liittyviä prosesseja.
Prosessinhallinnan käytön edut
Prosessinhallinta on kriittinen osa liiketoimintaa, jonka tavoitteena on parantaa tehokkuutta, alentaa kustannuksia ja parantaa yleistä suorituskykyä. Tässä on joitain prosessihallinnan käytön tärkeimpiä etuja:
Lisääntynyt tehokkuus
Prosessinhallinnan käyttöönoton avulla organisaatiot voivat virtaviivaistaa toimintaansa, poistaa tarpeettomia tehtäviä ja parantaa tuottavuutta. Selkeästi määritellyillä prosesseilla työntekijät voivat työskennellä tehokkaammin, mikä säästää aikaa ja kustannuksia.
Jatkuva parantaminen
Prosessinhallinnan avulla yritykset voivat jatkuvasti seurata ja arvioida prosessejaan tunnistaakseen kehittämiskohteita. Näin he voivat tehdä tarvittavia muutoksia, optimoida työnkulkuja ja parantaa suorituskykyä jatkuvasti.
Tehostettu asiakaspalvelu
Tehokkuuden ja virtaviivaistettujen prosessien ansiosta organisaatiot voivat tarjota parempaa asiakaspalvelua. Prosessit, kuten tilausten täyttäminen, valitusten ratkaiseminen ja asiakkaiden ottaminen käyttöön, voidaan standardoida ja suorittaa johdonmukaisesti, mikä parantaa vasteaikaa ja asiakastyytyväisyyttä.
Kustannussäästöjä
Prosessinhallinta auttaa tunnistamaan pullonkaulat, irtisanomiset ja tehottomuudet, mikä antaa yrityksille mahdollisuuden optimoida resurssien allokointiaan ja vähentää kustannuksia. Poistamalla tarpeettomat vaiheet ja automatisoimalla manuaaliset prosessit organisaatiot voivat saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä.
Parempi päätöksenteko
Prosessinhallinta tarjoaa yrityksille reaaliaikaista tietoa ja näkemyksiä niiden toiminnasta. Tämä antaa heille mahdollisuuden tehdä tietoisia päätöksiä, jotka perustuvat tarkkoihin tietoihin, mikä johtaa parempiin liiketoimintatuloksiin ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseen.
Prosessinhallinnan tyypit
Prosessinhallinta voi auttaa sinua saavuttamaan liiketoimintatavoitteesi, mutta sinun on tunnettava eri tyypit, jotta tiedät, mikä on sinulle paras.
Liiketoiminnan johtaminen
Tämäntyyppinen prosessinhallinta keskittyy liiketoimintaprosessien ja työnkulkujen parantamiseen organisaation eri osastojen tai toimintojen välillä. Sen tavoitteena on optimoida prosesseja, parantaa tehokkuutta ja sovittaa ne yhteen strategisten tavoitteiden kanssa. Liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto on loistava tapa auttaa sinua prosessinhallintajärjestelmän luomisessa.
Projektinhallinta
Projektinhallintaan kuuluu tietyn projektin suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi tietyssä ajassa. Se varmistaa, että projektit toimitetaan ajallaan, budjetin rajoissa ja täyttävät halutut laatustandardit.
Työnkulun hallinta
Työnkulun hallinta keskittyy tehtävien, toimintojen ja hyväksyntöjen koordinointiin ja optimointiin määritellyn prosessin puitteissa. Se varmistaa, että työt reititetään tehokkaasti, määräaikoja noudatetaan ja kaikki tarvittavat vaiheet suoritetaan.
Ohjelmien hallinnointi
Ohjelman hallintaan kuuluu useiden toisiinsa liittyvien projektien hallinta koordinoidusti organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Siihen kuuluu useiden projektien suunnittelun, toteutuksen ja seurannan valvonta sekä niiden yhteensopivuuden varmistaminen strategisten tavoitteiden kanssa.
Robottiprosessiautomaatio (RPA)
RPA sisältää ohjelmistorobottien tai -bottien käytön toistuvien ja sääntöihin perustuvien tehtävien automatisoimiseksi. Sen tavoitteena on parantaa tehokkuutta, tarkkuutta ja nopeutta vähentämällä manuaalisia toimenpiteitä ja minimoimalla virheitä.
Kuinka kouluttaa tiimiäsi prosessihallinnan määritelmästä
Tiimin jäsenet ovat alttiimpia muutoksille kuin monet johtajat yleensä antavat heille tunnustusta. Kuitenkin aivan liian usein, BPM kohtaa asetettu ja unohda eräänlainen asenne. Muutosta on hyvin vähän.
Kun on kyse tiimisi kouluttamisesta prosessinhallinnan määritelmästä, lähestymistapasi on tärkeämpi kuin se, miten määrittelet määritelmän. Kysy itseltäsi tämä:
- Miksi haluan tiimini tietävän prosessihallinnan määritelmän?
- Miten tiimi hyötyy määritelmän tiedosta?
- Mitä odotan joukkueelta BPM-keskustelun jälkeen?
- Haluanko tiimini ideoita vai haluanko heidän vain tietävän, mitä BPM yleensä on?
Jos haluat vain tiimisi tietävän, mitä BPM on, lähestymistapasi ei todennäköisesti ole oikea.
Ryhmäsi jäsenet työskentelevät vakiintuneiden prosessien parissa päivittäin, ja he luultavasti tietävät jo, mitä voitaisiin parantaa. Kun esittelet prosessinhallinnan tiimillesi, sen pitäisi olla tapa avata kommunikaatiolinja tiimisi kanssa.
Heidän pitäisi olla mukava tulla luoksesi ideoitaan prosessien parantamiseksi tästä eteenpäin. Heidän ajatuksiaan tulee aina kuunnella.
Liiketoimintaprosessien hallintamallit on määritelty
Liiketoimintaprosessien hallinnan mallinnus tarkoittaa organisaation prosessien esittämistä, jotta niitä voidaan analysoida, parantaa ja mahdollisesti automatisoida.
BPM-mallien ideana on fyysinen esitys prosessista siten, että se on järkevä kaikille, jotka sitä katsovat, olivatpa kyseessä sitten insinöörit tai sidosryhmät. Ajattele sitä ajatuskartana.
Esimerkkejä prosessinhallintamalleista
On sinun päätettävissäsi, miten mallinnat liiketoimintaprosessejasi, mutta on olemassa muutamia vakiintuneita malleja, joiden avulla pääset alkuun.
microsoft reedem
Vuokaaviot
Todennäköisesti tunnetuimmat mallit, vuokaaviot ovat yksinkertaisia ja helppoja tehdä. Pelkästään käyttämällä erilaisia nuolilla yhdistettyjä muotoja voit helposti osoittaa, kuinka prosessin tietyt osat siirtyvät toiseen.
Nämä toimivat yleensä parhaiten yksinkertaisissa prosesseissa tai monimutkaisempien yksinkertaistamisessa.
Liiketoimintaprosessien mallinnusmerkintä
Business Process Modeling Notion (BPMN) kartoittaa liiketoimintaprosessit graafisen merkinnän avulla. Object Management Groupin (OMG) luoman BPMN:n tavoitteena on tehdä monimutkaisimmistakin liiketoimintaprosesseista ymmärrettäviä kaikille tiimin jäsenille, ohjelmistokehittäjistä liiketoimintaanalyytikoihin.
Voit itse asiassa oppia luomaan BPMN ilmaiseksi OMG:n verkkosivuilla jos tämä on se malli, johon haluat mennä.
Ganttin kaavioita
Gantt-kartat loi amerikkalainen koneinsinööri Henry Gantt, ja ne ovat olleet olemassa yli 100 vuotta. Näitä kaavioita voidaan parhaiten käyttää prosesseissa, jotka ovat aikaherkkiä, koska ne käyttävät palkkeja tiettyjen tehtävien tai projektien määräaikojen seuraamiseen.
Gantt-kaaviot ovat peräkkäisiä ja erittäin helppoja ymmärtää. On hyvä syy, miksi niitä käytetään edelleen yleisesti.
Tiedonkulkukaaviot
Tietovuokaavioiden (DFD) avulla voit visualisoida tietovirtoja. DFD:t toimivat kuten vuokaaviot, mutta niissä on yleensä paljon suurempi avain, joka auttaa pitämään eri muodot ja värit selkeinä ja järjestettyinä.
Nämä auttavat sinua näkemään, kuinka data kulkee prosessin sisällä ja myös prosessien välillä. Ne ovat yleensä parempia tiimillesi eivätkä sidosryhmille, koska ne voivat olla hieman mutkikkaita riippuen siitä, kuinka paljon dataa on edustettuna.
eli ms-palautusavain
Prosessinhallintajärjestelmän käyttöönotto
Prosessinhallintajärjestelmän käyttöönoton, edes yksittäisille prosesseille, ei tarvitse olla monimutkaista. Noudata vain näitä ohjeita:
Määrittele selkeästi tavoitteet ja tavoitteet
Tämä antaa perustan sellaisten kriittisten prosessien tunnistamiselle, joita on hallittava ja parannettava. Varmistamalla prosessinhallintajärjestelmän ja yleisen liiketoimintastrategian välisen yhdenmukaisuuden organisaatiot voivat priorisoida toimiaan ja tehdä parempia prosessien optimointia koskevia päätöksiä.
Kartoita olemassa olevat prosessit
Tämä edellyttää kuhunkin prosessiin osallistuvien vaiheiden, panosten, tulosten ja sidosryhmien dokumentointia. Prosessikartoitusharjoitus tarjoaa visuaalisen esityksen toimintojen järjestyksestä ja auttaa tunnistamaan prosessien mahdolliset pullonkaulat, tehottomuudet ja redundanssit.
Tunnista parannusmahdollisuudet
Tämä tehdään arvioimalla kunkin prosessin tehokkuus, tehokkuus ja suorituskyky. Keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI) voidaan määritellä mittaamaan prosessien onnistumista ja seuraamaan edistymistä kohti parannustavoitteita.
Optimoi prosessit
Prosessia voidaan parantaa useilla eri tavoilla, kuten:
- Tarpeettomien vaiheiden poistaminen
- Manuaalisten tehtävien automatisointi
- Roolien ja vastuiden uudelleenmäärittely
- Parhaiden käytäntöjen käyttöönotto alan standardeista
Seuraamalla ja analysoimalla prosesseja jatkuvasti organisaatiot voivat tunnistaa optimointikohteita ja toteuttaa muutoksia tehostaakseen toimintaansa.
Uuden prosessinhallintajärjestelmän käyttöönoton haasteita
Uuden prosessinhallintajärjestelmän käyttöönotto voi tuoda mukanaan kohtuullisen osan haasteista. Tässä on joitain yleisiä esteitä, joita organisaatiot voivat kohdata tämän prosessin aikana:
Muutosvastarinta
Uuden prosessinhallintajärjestelmän käyttöönotto vaatii usein ajattelutavan muutosta ja muutoksia vakiintuneisiin työnkulkuihin. Muutosvastus voi tulla työntekijöiltä, jotka ovat tottuneet olemassa oleviin prosesseihin ja saattavat epäröidä omaksua uusia työskentelytapoja.
Sisäänoston puute
Prosessinhallintajärjestelmän onnistunut käyttöönotto perustuu keskeisten sidosryhmien tukeen ja sisäänostoon. Jos päättäjät ja johtajat eivät täysin ymmärrä järjestelmän etuja tai arvoa, voi olla haastavaa saada tarvittavaa tukea ja resursseja.
siirtämällä robinhood uskollisuuteen
Rajalliset resurssit
Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii investointeja teknologiaan, koulutukseen ja resursseihin. Rajoitetut budjetit tai resurssirajoitukset voivat asettaa haasteita tarvittavien työkalujen hankinnassa ja oikeiden henkilöiden osoittamisessa toteuttamaan toteutusprosessia.
Tiedonhallinta
Prosessinhallintajärjestelmän käyttöönotto edellyttää usein suurten tietomäärien keräämistä ja analysointia. Näiden tietojen tehokas hallinta ja järjestäminen voi olla haaste, varsinkin jos organisaatioilla ei ole tehokkaita tiedonhallintaprosesseja.
Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin
Organisaatioilla voi olla jo vakiintuneet järjestelmät ja työkalut, ja uuden prosessinhallintajärjestelmän integrointi näihin olemassa oleviin järjestelmiin voi olla monimutkainen tehtävä. Saumattoman integroinnin ja sujuvan tiedonkulun varmistaminen eri järjestelmien välillä voi asettaa haasteita.
Prosessinhallintamallit
Tutustu blogikirjoitukseen HR-tiimien keskeisistä prosesseista. Joskus on parempi ottaa BPM käyttöön HR-tiimeissä ensin, ja tämä viesti sisältää 60 ilmaista mallia, joita tiimisi voi kokeilla.
Jos sinun on vaikea päättää, kumpaa kokeilla ensin, suosittelen tätä:
Näytä työnkulku Uusi palkkaamisprosessimalli Napsauta tätä lisätäksesi tämän työnkulkumalliisi ilmainen Process Street -tili .Kuinka optimoida prosessinhallintajärjestelmäsi
Prosessinhallintajärjestelmän optimoinnissa on kyse jatkuvan parantamisen järjestelmän luomisesta.
Jatkuva parantaminen tarkoittaa, ettei koskaan sovita. Ei ole olemassa Tämä toimii hienosti, jätetään se sellaisenaan, vaan asenne, Tämä toimii hienosti, mutta onko tapa tehdä siitä vielä parempi?
Meillä on kokonainen blogikirjoitus, joka on täynnä käyttöohjeita jatkuva parantaminen prosessien optimoimiseksi jos haluat oppia lisää.
