Oliver Peterson 6.7.2022 Liiketoiminta Jatkuva parantaminen ilman tiedonkeruuta on kuin maastohiihtoa ilman opasteita tai karttaa.
Tiedonkeruu on elintärkeää parannusten tekemiseksi, koska ilman sitä ei ole todellista näyttöä olemassa olevista ongelmista.
Miksi teet parannuksia? Onko se todella ongelma, vai vääristääkö sinua vain tämän hetken turhautuminen?
Kyllä, turhautumisesi voi antaa sinulle vihjeitä siitä, mikä perimmäinen ongelma on, mutta pelkkä tunteisiisi luottaminen ei anna tarkkoja tuloksia pitkällä aikavälillä.
Siellä tiedonkeruu voi auttaa. Analytics-ominaisuuttamme voidaan käyttää luomaan objektiivinen, puolueeton kuva minkä tahansa prosessin nykytilasta ja tuomaan esiin potentiaalisia alueita, joissa voitaisiin parantaa.
Joten aloitetaan käymällä läpi 5 jatkuvaa parannusvaihetta prosessin optimoinnissa:
- Vaihe 1: Tunnista parannettava prosessi
- Vaihe 2: Arvioi tehokkuus ja määritä parannukset
- Vaihe 3: Ota prosessiparannukset käyttöön
- Vaihe 4: Testaa ja seuraa päivitettyä prosessia
- Vaihe 5: Optimoi prosessi automaation avulla
Vaihe 1: Tunnista parannettava prosessi
Mikään prosessi ei ole täydellinen, mutta jotkut saattavat aiheuttaa sinulle jatkuvasti ongelmia. Siitä kannattaa aloittaa.
Merkitse muistiin prosessi, joka useimmiten tuhlaa sinun ja tiimisi aikaa ja resursseja.
Sitten sinun on ymmärrettävä tämä prosessi täysin vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:
- Mikä on prosessin tavoite?
- Milloin se alkaa ja päättyy?
- Mitä yksittäisiä toimintoja prosessissa on?
- Mitkä osastot/työntekijät ovat mukana?
- Mitä tietoja siirretään vaiheiden välillä?
Näihin kysymyksiin annettujen vastausten pitäisi auttaa korostamaan kaikkia prosessin muodostavia elementtejä ja selventämään, kuinka sen optimointia voidaan parhaiten lähestyä, alkaen erityisistä tavoitteista, joita tällä prosessilla pyritään saavuttamaan.
Miksi sinun pitäisi dokumentoida prosessisi
Ennen kuin siirrymme eteenpäin, on tärkeää kysyä itseltäsi: Kuinka hyvä prosessidokumentaationi on?
Saatat tietää, mitkä prosessit on päivitettävä, mutta ellei sinulla ole selkeää prosessidokumentaatiota , jatkuva parantaminen on käytännössä mahdotonta.
kuinka yhdistät 2 sanan asiakirjat
Jatkuva parantaminen toimii vain, jos voit tarkastella, miten jokin toimi aiemmin, ja verrata sitä tekemiisi muutoksiin. Selkeästi kirjoitettu, helposti saatavilla oleva prosessidokumentaatio on paras tapa helpottaa jatkuvaa parantamista.
Vaihe 2: Arvioi tehokkuus ja määritä parannukset
Nyt kun prosessi on valmis, on aika arvioida sen tehokkuus ja määrittää, mitkä parannukset olisivat optimaaliset.
Aloita kirjaamalla prosessin vahvuudet ja heikkoudet. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, mikä toimii ja mikä ei, ja missä parannuksia voitaisiin tehdä.
Saatat huomata, että jotkin tehtävät eivät ole ollenkaan välttämättömiä lopullisen tavoitteen saavuttamiseksi. Jos törmäät tähän, harkitse joidenkin näistä tehtävistä yhdistämistä tai jopa niistä eroon pääsemistä. On aina parempi, että prosessi on ytimekäs ja ytimekäs kuin prosessi, joka voi olla liian monimutkainen tai hämmentynyt siinä, mitä sillä pyritään saavuttamaan.
Vaihe 3: Ota prosessiparannukset käyttöön
Jos prosessisi on hyvin dokumentoitu tai vielä parempaa, käytät prosessinhallintaohjelmistoa, tämän tehtävän pitäisi olla yhtä helppoa kuin prosessin vaiheittainen läpikäynti ja muutosten tekeminen.
Paras käytäntö jatkuvaan parantamiseen on iteroida prosessin uusia versioita aina, kun teet muutoksia. Tämä auttaa estämään rikkoutumisen ja helpottaa tietojen seurantaa ja vertailua prosessin eri versioiden välillä, jotta voit määrittää tarkasti, ovatko muutokset todellisia parannuksia vai eivät.
Toinen vinkki on pitää yksinkertaista lokia kaikista iteraation aikana tekemistäsi muutoksista, jotta on helpompi jakaa tietoa ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät, mitä muutoksia on tehnyt, kuka ja milloin.
Vaihe 4: Testaa ja seuraa päivitettyä prosessia
Testaus on tärkeää ennen kaikkea sen varmistamiseksi, että et ole rikkonut mitään. Suorita prosessi läpi, mieluiten mahdollisimman lähellä todellisia olosuhteita, ja varmista, että kaikki toimii odotetulla tavalla.
Mieti prosessin lopullista tavoitetta – saavutetaanko se vielä?
Kun olet varmistanut, että prosessiparannukset toimivat, voit aloittaa tietojen keräämisen arvioidaksesi muutosten onnistumista.
Process Street Analyticsin käyttäminen
Mahdollisuus tarkastella prosessiesi, tiimisi tai asiakkaidesi suorituskykyä on ratkaisevan tärkeää, jotta ymmärrät, ovatko tekemäsi muutokset todella tehokkaampia vai eivät.
Tiedot, kuten tehtävien edistyminen ja aktiiviset/valmiit työnkulkuajot, voivat auttaa sinua löytämään pullonkauloja ja saada käsityksen siitä, miten tiimisi reagoi muutoksiin.
Napsauta tätä saadaksesi lisätietoja Process Streetin Analytics-ominaisuudesta.
Vaihe 5: Optimoi prosessi automaation avulla
Tässä vaiheessa olet periaatteessa valmis. Olet tunnistanut ja ottanut käyttöön parannuksia, ja sinun pitäisi pystyä seuraamaan näitä muutoksia ajan mittaan arvioidaksesi menestystä.
Mutta jos haluat ottaa enemmän irti työnkulun hallintaohjelmistostasi, on aika miettiä, mitkä tehtävät (jos sellaisia on) voitaisiin automatisoida.
Ensinnäkin – jos käytät paperia – tehokkuus paranee lähes varmasti, jos siirryt digitaaliseen prosessien hallintaan.
kuinka kertoa verkkoversio
Jos siirrät tietoja sovellusten välillä (esimerkiksi lisäämällä Dropbox-tiedostoja manuaalisesti Google Driveen), sinun pitäisi nähdä, voitko poistaa manuaaliset tehtävät jollakin alkuperäisistä automaatioistamme.
Kannattaa myös tutustua Zapieriin, Power Automateen ja Make.com koska siellä on tarjolla paljon automaatioita.
Mitä mieltä olit viidestä jatkuvasta parantamisvaiheestamme? Onko sinulla vinkkejä, jotka olemme saaneet jättää huomiotta? Kerro meille alla olevissa kommenteissa!
