Mikä on prosessi? Tylsä opas tavallisille ihmisille

Prosessit ovat paljon mielenkiintoisempia kuin ensiksi uskotkaan. Se ei ole jonkinlainen vitsi - ne ovat mielenkiintoisia, vannon. Mutta mikä on prosessi?

Vaikka ovatkin määritelty kuten kokoelma toisiinsa liittyviä työtehtäviä, jotka aloitetaan vastauksena tapahtumaan, joka saavuttaa tietyn tuloksen , siinä on hieman taustatarinaa, joka auttaa meitä leikkaamaan läpi yrityksen rauhoittavat aineet ja ymmärtämään, mikä prosessi on ja miksi prosesseilla on merkitystä .

Ensinnäkin muutama esimerkki prosesseista:

• Myymälän siivous
• Sähköpostiosoitteen löytäminen
• Ohjelmiston käyttöönotto
• Asiakasprofilointi
• Uuden työntekijän palkkaaminen
• Häiden suunnittelu

Mutta miksi nämä prosessit ovat? Miksi ne eivät ole vain tehtäviä? Pointti on siinä, että kun muotoilet prosessia, ajattelet työnkulkua tuottavuutta ajatellen, ja se helpottaa sen toteuttamista ja optimointia.

kuinka saan näkymäni takaisin normaaliksi

Ensimmäinen liiketoimintaprosessi

Varhaisin tunnettu liiketoimintaprosessin määritelmä tulee skotlantilaiselta ekonomistilta Adam Smith . Jakoi ideansa yksinkertaisimpiin elementteihin vuonna 1776 kuvattu teoreettisessa nastatehtaassa käytössä oleva liiketoimintaprosessi, johon osallistuu 18 erillistä henkilöä yhden tapin valmistamiseen:

Yksi mies vetää langan ulos, toinen suoristaa sen, kolmas leikkaa, neljäs osoittaa, viides hioi sitä ylhäältä saadakseen pään: pään tekeminen vaatii kaksi tai kolme erillistä toimenpidettä: sen pukeminen on Erityisesti nastojen valkaisu on toinen… ja tärkeä tehtävä neulan tekeminen on tällä tavalla jaettu noin kahdeksaantoista erilliseen operaatioon, jotka joissakin manufaktuureissa kaikki suoritetaan erillisillä käsillä, vaikka toisissa sama mies tekee joskus suorittaa niistä kaksi tai kolme.

Miksi meidän pitäisi välittää siitä, kuinka monta ihmistä tarvitaan, tai kuinka monta vaihetta prosessissa on? No, Smith löysi sen luomalla prosessi ja osoittamalla vaiheet yksittäisille asiantuntijoille, tuottavuus kasvoi 24 000 % .

1700-luvun neulatehtaan toiminta ja kuva, joka inspiroi Adam Smithiä kirjoittamaan ensimmäisen määritelmän liiketoimintaprosessista.

Prosessien käyttö toimii 5 kertaa nopeammin

Prosessi on välttämätön työnjaolle, koska tehtävä ei ole enää vain yhden ihmisen päässä.

Täyspinon pino-insinööri saattaa olla hyvä henkilö prosessin kirjoittamiseen, mutta hänen ei pitäisi ajaa sitä alusta loppuun yksin – työ on 240 kertaa tehokkaampaa, kun se on jaettu pinojen asiantuntijoiden kesken: henkilö, joka katkaisee nastajohtoja. koko päivä on vähemmän erehtyvä kuin yksinneulamestari. Lopetetaan puhuminen pinsseistä.

Eräänä talviaamuna vuonna 1907 Henry Ford vei Charles E. Sorensenin Piquette Avenuen kasvi , tyhjä rakennus Detroitissa, josta tulisi Amerikan ensimmäisen massatuotannon kohtuuhintaisen auton syntymäpaikka. Aloitamme täysin uuden työn, hän kertoi tuotantopäällikölle.

Piquette Avenuen tehdas Detroitissa, Michiganissa. Maailman vaikutusvaltaisimman liiketoimintaprosessien toteutuksen sivusto.

Ford selitti ideansa uudesta prosessista. Sen sijaan, että yksi käsityöläinen loisi tuotteen yksin, kaikki opetettiin tekemään yksi 84 yksinkertaisesta, toistuvasta työstä. Tällä uudella lähestymistavalla prosesseihin Ford lyhensi koneen valmistusaikaa Malli T 12,5 tunnista 2,5 tuntiin.

Se ei ollut vain voitto Fordin pankkitilille, vaan se oli yksi vallankumouksellisimmista hetkistä, joka on koskaan tapahtunut, ei vain autojen tai valmistuksen historiassa, vaan koko liiketoiminnan historiassa.

Kolme prosessityyppiä, joita jokainen yritys tarvitsee

Tiedät sen prosessit ovat joukko loogisia käskyjä, jotka suoritetaan alusta loppuun , mutta tiesitkö, että prosesseja on kolmenlaisia? Nämä ovat:

• Hallintoprosessit
• Toimintaprosessit
• Tukiprosessit

Hallintaprosessit

Johtamisprosessit eivät ole niin laserkeskeisiä tehtävän suorittamiseen alusta loppuun, vaan ne keskittyvät yrityksen toiminnan tulevaisuuden suunnitteluun ja ennakointiin.

Esimerkki johtamisprosessista voi olla toimitusjohtaja, joka suunnittelee, kuinka parhaiten organisoi markkinointitiimin aika ja energia PR-julkaisukampanjaa varten. Prosessiosa olisi resurssien allokointi, aikataulujen määrittäminen ja järjestelmien paikkojen ja optimoinnin tarkistaminen.

Toimintaprosessit

Toimintaprosessit koskevat ydinliiketoimintaasi. Jos olet t-paitayritys, yksi tärkeimmistä toimintaprosesseistasi on tilausten vastaanottaminen puhelimitse. Toinen vaihtoehto olisi saada valmistettuja t-paitoja pois lähetettäväksi.

power automate työpöydän lataus

Riippumatta siitä, mitä yrityksesi tekee ytimessä, käytössä tulee olla vesitiiviitä prosesseja, jotka tekevät yrityksestä skaalautuvan ja tehokkaan.

Tukiprosessit

Yllätysyllätys — tukiprosessit tukevat johtamis- ja toimintaprosesseja. Yritys tukeutuu näihin prosesseihin suunnittelu ja tekemässä osa liiketoimintaa. Se on prosesseja, kuten tekninen tuki, työntekijän perehdytys tai harjoittelijan palkkaaminen.

Vaikka nämä eivät ole sitä, mitä yritys tekee rahan ansaitsemiseksi, ne helpottavat päätulovirtaa ja tekevät siitä niin, että johtamisprosesseilla on hallitavaa ja että toimintaprosessit ovat mahdollisimman kitkattomia.

Prosessin anatomia

Kun prosessi dokumentoidaan paperille (tai toivottavasti digitaalisesti), se tehdään tavallisen toimintaohjedokumentin muodossa. Vaikka ne eivät ole sellaisia ​​asioita, joita voit lukea 18 tunnin lennolla, ne tekevät prosesseista paljon helpompia ymmärtää, jakaa, opettaa ja optimoida.

SOP voi sisältää:

• Otsikko, jossa on otsikko, päivämäärä, kirjoittaja ja tunnus
• Vaiheittainen luettelo ohjeista
• Jokaisen tehtävän suorittamisesta vastaava tiimi tai henkilö
• Resurssit (laitteet, rahat, aika, tukitiimit), joita käyttäjä tarvitsee
• Viittaukset muihin SOP:ihin

Tyypillisesti yritykset ja hallintoelimet luovat monimutkaisia ​​SOP-dokumentaatioita. Klikkaus tässä Esimerkki esittelyasiakirjasta General Electricin UNICORN-ohjattujen järjestelmien kanssa työskenteleville työntekijöille luomaan SOP-sarjaan. Huomaat, että siellä on taulukko koodinumeroista ja SOP-nimikkeistä sekä terminologian selitykset.

Hanki ote todellisesta SOP:sta ajoneuvon ostamista varten tässä . Jälleen, se on erittäin perusteellinen ja käyttää samaa tyyliä, jota monet yritykset käyttävät varmistaakseen, että SOP on vesitiivis.

… Mutta joskus SOP ei ole niin monimutkainen.

Pienemmät yritykset kirjoittavat tehokkaita prosesseja, jotka tekevät työn vain valmiiksi, ja tekijää ja SOP-tunnusta tarvitaan vähemmän, kun ne kirjoitetaan SOP-ohjelmistolla, joka luo ne manuaalisesti. Sama pätee viittausosaan, joka on nyt tehty hyperlinkeillä. Alla on yksinkertainen SOP, jonka Process Street on luonut:

Ongelmaprosessit ratkaisevat

Checklist Manifesto -kirjassa, jota emme voi lakata puhumasta noin — Atul Gawande puhuu siitä, kuinka hän toteutti turvallisuusprosessin Johns Hopkinsin sairaalassa.

Se vaikutti yksinkertaiselta, eikä se ollut niin siistiä kuin muut ideat, joita heillä oli ollut, kuten robottikirurgia. Mutta todellisuudessa se oli tehokkain työkalu, joka olisi voitu toteuttaa, ja se oli vain paperiarkki.

Tarkastuslistan käyttöönoton jälkeen kyselyssä 78 % sairaalan lääkintähenkilöstöstä sanoi huomanneensa tarkistuslistan estävän virheen. Ja lopullinen todiste: 93 % kirurgeista haluaisi, että tarkistuslistaa käytetään heihin, jos he olisivat leikkaussalissa leikkauksessa.

Tämä on prosessi:

Tämä seuraava esimerkki on konkreettisempi, tuhoisempi.

Vuoden kuumimman päivän aamuna – 17. heinäkuuta 1865 – kaksi enimmäkseen lapsia täynnä olevaa junaa törmäsi Whitemarsh Townshipissa Pennsylvaniassa, jolloin noin 60 kuoli ja yli 100 loukkaantui.

Tuntemattoman taiteilijan maalaus Suuresta junahylystä vuodelta 1856

Syy? Wikipediasta löytyy lueteltu 'inhimillisenä virheenä'.

Junat vetivät paljon enemmän vaunuja kuin pystyivät kantamaan, mikä tarkoitti, että kuljettajien oli pysähdyttävä ajoittain saadakseen takaisin moottorin paineen, jota he tarvitsivat jatkaakseen. Tämän epäsäännöllisen käytöksen vuoksi juna ei ollut aikataulussa eikä kertonut siitä ympäröiville asemille.

Kuljettaja luuli voivansa korvata menetetyn ajan ja pysyä aikataulussa, joten hän käynnisti moottorin, valitsi vaihtoehtoisen radan ja ajatteli, että hän pääsisi eroon Aramingo , toinen juna lähtee Wissahickonista suunnilleen samaan aikaan.

Sokeassa mutkassa kahden junan kattilat törmäsivät ja aiheuttivat räjähdyksen, joka kuului jopa 5 mailin päästä. Kolme kattiloita lähinnä olevaa vaunua räjähti sirpaleiksi ja loput syttyivät tuleen ja suistuivat kiskoilta.

tiimit peilaavat videoni

Vastauksena tähän katastrofiin North Pennsylvania Railroad mukauttaneet prosessejaan. He päättivät, että kaksi kahteen suuntaan kulkevaa junaa ei jaa samaa rataa, ja sähkeviestintä läheisten asemien kanssa tehtiin pakolliseksi.

Prosessien käyttäminen yrityksessäsi

Nykyään yritykset eivät (yleensä) odota katastrofaalisen epäonnistumisen iskeytymistä ennen kuin ne ajattelevat prosesseja. Jos et käytä prosesseja virallisesti, se ei ole koskaan liian aikaista.

Hanki itsellesi ilmainen Process Street -tili ja aloita prosessien luominen, yrityksesi systematisointi ja tehtävien jakaminen. Kuten olemme nähneet, prosessit voivat lisätä tuottavuutta 24 000 %.

Saada Täydellinen opas liiketoimintaprosessien hallintaan

Puuttuuko tiimisi määräajoista epävarmojen vastuiden vuoksi?

Kestääkö uusien työntekijöiden ottaminen ja kouluttaminen liian kauan?

Prosesseja toteuttavilla yrityksillä on 280 % korkeampi onnistumisprosentti hankkeissaan (95 %) verrattuna niihin, jotka eivät (25 %).

Aloita kustannusten leikkaaminen alle viikossa systemaattisesti tiimisi työskentelyä, purkamalla pullonkauloja ja eliminoimalla turhaa aikaa ja vaivaa.

Mitä kirjassa on?

• Mikä on prosessi? Tylsä opas tavallisille ihmisille
• Kuinka prosessit suojaavat yritystäsi kaatumiselta ja palamiselta
• Miksi poikkeamien normalisoituminen vahingoittaa yritystäsi
• Mitä on liiketoimintaprosessien hallinta? Todella yksinkertainen johdanto
• Liiketoimintaprosessien analyysi (ilman leukaa rikkovaa haukottelua)
• Miksi sinun pitäisi vaivautua liiketoimintaprosessien mallintamiseen
• Kuinka vaihtaa BPM-ohjelmistoon, kun käytät vain paperia
• Liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu: Mitä tehdä, jos yrityksesi epäonnistuu
• Onko liiketoimintaprosessien ulkoistaminen merkitystä pienyrityksellesi?