Jos sinulla on vaikeuksia luoda prosessidokumentaatiomallia, joka olisi yhtä tehokas kuin helppokäyttöinen, älä etsi enää!
Tässä viestissä opastan sinut läpi kaikki vaiheet, joita tarvitset prosessidokumentaatiomallin suunnittelussa.
Tarjoan sinulle jopa parhaat työkalut työhön.
Oletko valmis?
redlining asiakirjoja Wordissa
Parhaat prosessidokumentaatiomallit
Alta löydät kolme prosessin dokumentaatiomallia, joiden avulla pääset alkuun:
Prosessin dokumentaatiomalli
Tämä yleinen dokumentaatiomalli on arvokas työkalu, jonka avulla voit luoda selkeän ja tiiviin dokumentaation prosesseistasi.
Malli auttaa tunnistamaan prosessien rajat, vaiheet ja laajuuden, jolloin voit määritellä prosesseja tehokkaasti.
Visuaalisten esitysten, kuten prosessikarttojen ja vuokaavioiden, avulla on helpompi ymmärtää prosessitehtävien järjestystä ja niihin liittyviä syötteitä ja lähtöjä.
HR-dokumentaation tarkistuslista
Tämä dokumentoinnin työnkulku varmistaa keskeisten HR-prosessien noudattamisen ja tehokkaan hallinnan.
Se tarjoaa kattavan ja systemaattisen lähestymistavan tärkeiden HR-asiakirjojen dokumentointiin ja järjestämiseen, mikä tekee HR-ammattilaisten helpoksi päästä ja ylläpitämään tarvittavia tietoja.
Tämän mallin avulla HR-tiimit voivat hahmotella ja seurata keskeisiä HR-prosesseja, kuten rekrytointia ja perehdyttämistä, työntekijöiden suoritusten arviointeja, käytäntöpäivityksiä ja kirjaamista.
Dokumentoimalla nämä prosessit organisaatiot voivat varmistaa johdonmukaisuuden ja läpinäkyvyyden, mikä vähentää virheiden tai valvonnan riskiä.
Tarkistuslista sisältää erityiset osiot jokaiselle HR-prosessille, mikä tarjoaa jäsennellyn muodon tärkeiden yksityiskohtien tallentamiseen.
Se kehottaa käyttäjiä lisäämään tärkeitä tietoja, kuten päivämäärän, vastuuhenkilön ja kaikki tarvittavat liitteet tai asiakirjat.
Tämän yksityiskohtaisuuden ansiosta HR-ammattilaiset voivat ylläpitää tarkkoja ja ajantasaisia tietueita, jotka voivat olla välttämättömiä lainmukaisuuden, tarkastusten ja yleisen henkilöstöhallinnon kannalta.
Projektinhallinnan dokumentaation tarkistuslista
Tämä malli sisältää kattavan luettelon tärkeistä asiakirjoista, jotka on luotava ja joita on ylläpidettävä koko projektin elinkaaren ajan.
ms 365 hallintakeskus
Tämän tarkistuslistan avulla projektipäälliköt voivat varmistaa, että kaikki tarvittavat projektiasiakirjat on kirjattu ja järjestetty asianmukaisesti.
Se sisältää osiot projektin käynnistämistä, suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja valvontaa sekä projektin päättämistä varten. Jokainen osa sisältää aliluettelon tietyistä asiakirjoista, jotka tulee luoda ja hallita projektin kyseisen vaiheen aikana.
Tarkistuslista sisältää myös kuvaukset ja selitykset jokaisesta asiakirjasta, mikä helpottaa projektipäälliköiden ymmärtämistä niiden tarkoituksesta ja tärkeydestä.
Tämä voi olla erityisen hyödyllinen projektinhallinnan uusille henkilöille tai ryhmille, jotka haluavat parantaa dokumentointikäytäntöjään.
Mikä on prosessin dokumentaatiomalli?
Prosessin dokumentaatiomalli on valmiiksi suunniteltu opas yksityiskohtaisen asiakirjan luomiseen, jossa esitetään tiettyyn prosessiin liittyvät prosessivaiheet.
Prosessin dokumentaatiomallit tarjoavat yleensä yhtenäisen muodon prosessia koskevien tietojen kaappaamiseen ja esittämiseen.
Niitä voidaan käyttää erityyppisten prosessidokumentaatioiden luomiseen, kuten:
- Vakiotoimintamenettelyt (SOP)
- Työohjeet
- Prosessikartat
- Vuokaaviot
- Tarkistuslistat
Prosessidokumentaatiomallin avulla voit varmistaa, että tärkeitä yksityiskohtia ei unohdeta ja että asiakirja on helposti ymmärrettävissä koko tiimille.
Se voi myös parantaa prosessien tehokkuutta ja vaikuttavuutta tarjoamalla standardoidun menetelmän prosessien dokumentointiin, analysointiin ja parantamiseen.
Miksi tarvitset prosessidokumentaatiomallin?
On useita syitä, miksi tarvitset a prosessin dokumentaatio sapluuna. Lyhyesti sanottuna he:
- Tarjoa yhtenäinen muoto prosessien dokumentointi
- Helpottaa tiimisi ymmärtämään esitettyjä tietoja
- Säästä aikaa ja vaivaa tarjoamalla rakenne, jonka avulla voit keskittyä prosessiin
- Ryhdy loistavaksi viestintävälineeksi tärkeiden prosesseja koskevien tietojen välittämiseen
- Hyödynnä uusia työntekijöitä ja täydennyskoulutuksen järjestämistä olemassa olevalle henkilökunnalle
- Auta tunnistamaan prosessissa parannettavia kohtia
Toisin sanoen prosessidokumentaatiomalli tekee elämästäsi helpompaa ja työsi jäsennellymmän.
Esimerkkejä prosessidokumentaatiomalleista
On erilainen malli käytettävissä olevat tyypit liiketoimintaprosessiasiakirjojen luomiseen. Saatat joutua valitsemaan useita, jotta saat parhaat tulokset. Mutta viime kädessä tämä riippuu yrityksestäsi ja sen koosta.
Tässä on joitain esimerkkejä:
Standard Operating Procedure (SOP) -malli
Yritykset käyttävät tätä mallia laajasti prosessidokumenttien ja liiketoimintaprosessien luomiseen.
Se sisältää yleensä osiot:
- Prosessitulot
- Prosessin lähdöt
- Vastuut
- Menettelyt
- Viitteet
Vuokaaviomalli
Vuokaavio on graafinen esitys prosessista tai työnkulusta.
Se näyttää vaiheet, päätöskohdat ja tiedonkulun. Voit käyttää vuokaaviomallia luodaksesi visuaalisen esityksen prosessista.
Tarkistuslistamalli
Tarkistuslista on yksinkertainen työkalu, jolla varmistetaan, että prosessissa noudatetaan kaikkia tarvittavia vaiheita.
Voit luoda luettelon tehtävistä, vaiheista tai vaatimuksista, jotka on suoritettava.
kuinka nostaa rahaa etradesta
Uimaradan kaaviomalli
Tämän tyyppinen vuokaavio näyttää vuorovaikutuksen prosessiin osallistuvien eri tiimien tai yksilöiden välillä.
Se visualisoi eri sidosryhmien väliset kanavanvaihdot, vastuut ja viestintäkanavat.
Prosessin kartoitusmalli
Prosessikartta näyttää tiedon ja toiminnan kulkua. Käytä sitä tunnistaaksesi parannuskohteet, pullonkaulat ja tehottomuudet prosessissa.
Liiketoimintaprosessin dokumentaatiomallin luomisen vaiheet
Koska jokainen yritys on ainutlaatuinen ja toimii eri tavoin, ei ole olemassa yhtä ainoaa tapaa luoda prosessidokumentaatiomallia.
Vaihe 1: Määritä tarkoitus
Määritä ensin mallin tarkoitus.
Aivoriihi-istunnot ovat hyödyllisiä tässä määrittämään, minkä tyyppisiä prosessidokumentteja sinun on luotava ja mitä tietoja niiden tulisi sisältää.
Jos olet esimerkiksi luomassa SOP-mallia, saatat joutua sisällyttämään osiot seuraavista:
- Tarkoitus
- Laajuus
- Vastuut
- Menettelyt
Vaihe 2: Määritä rakenne
Kun olet tunnistanut tarkoituksen, määritä mallin rakenne.
Tämä voi sisältää eri osioiden ja alaosien hahmottelemisen, niiden ilmestymisjärjestyksen määrittämisen ja kunkin osion vaatiman yksityiskohtaisuuden tason määrittämisen.
Vaihe 3: Suunnittele malli
Suunnittele seuraavaksi malli.
Voit käyttää Microsoft Wordia tai Google Docsia tai erikoistunutta prosessidokumentaatiotyökalua. Käytä fontteja, värejä ja muotoilua tehdäksesi mallista helppolukuinen ja visuaalisesti houkutteleva.
Vaihe 4: Lisää paikkamerkit
Sisällytä paikkamerkit kaikille dokumentoitavaa prosessia koskeville tiedoille.
Jos esimerkiksi luot SOP-mallia, saatat joutua sisällyttämään paikkamerkit prosessin nimelle, vastuuhenkilölle ja vaiheille.
Vaihe 5: Testaa malli
Kun malli on suunniteltu, testaa se varmistaaksesi, että se on toimiva ja käyttäjäystävällinen.
Harkitse, että joku, joka ei tunne prosessin dokumentaatiota, tarkistaa mallin ja antaa palautetta.
Vaihe 6: Tarkista malli
Muokkaa mallia tarvittaessa saamasi palautteen perusteella parantaaksesi sen käytettävyyttä ja tehokkuutta.
Vaihe 7: Jaa malli
Lopuksi jaa malli niille, jotka käyttävät sitä prosessien dokumentointiin. Tarjoa tarvittaessa koulutusta tai tukea varmistaaksesi, että mallia käytetään oikein.
Prosessin dokumentaatiomalliohjelmisto
Process Street
Vankka ja monikäyttöinen Process Street on prosessinhallintaohjelmisto, jonka avulla voit luoda, seurata ja hallita prosesseja.
Tämä pilvipohjainen työkalu tarjoaa laajan valikoiman malleja ja ominaisuuksia, kuten tarkistuslistoja, työnkulkuja ja integraatioita muihin ohjelmistoihin.
Microsoft Word
Tunnettu ja rakastettu Microsoft Word on tekstinkäsittelyohjelmisto, jonka avulla voit luoda prosessidokumentaatiomalleja.
MS Word tarjoaa useita muotoiluvaihtoehtoja ja on useimpien käyttäjien käytettävissä.
kuinka muuttaa Word-asiakirja mustasta valkoiseksi
Google Docs
Älä aliarvioi vanhaa hyvää Google Docs !
Vaikka se on ilmainen, siinä on useita hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten reaaliaikainen usean käyttäjän yhteistyö.
Se tarjoaa monia samoja ominaisuuksia kuin Microsoft Word, ja sitä voidaan käyttää miltä tahansa laitteelta, jossa on Internet-yhteys.
Prosessidokumentaatiomallit ovat pakollisia!
Tähän mennessä sinulla on luultavasti hyvä käsitys prosessin dokumentaatiomalleista ja miksi tarvitset niitä.
Mutta toistan, prosessidokumentaatiomalli on välttämätön kaikille yrityksille. Se toimii oppaana tiimillesi ja tekee yrityksesi tehokkuuden maksimoimisesta erittäin helppoa.
Muista vain valita prosessinhallintaohjelmistosi viisaasti!
