Microsoft Teams on tärkeä työkalu tiimeille nykyään. Mutta käyttäjät voivat saada liian monta sähköpostia siitä. Jos etsit tapaa lopettaa tämä, olet oikeassa paikassa. Tarkastelemme tapoja estää sähköpostit Microsoft Teamsilta.
lataa excel uudelleen
Yksi tapa on mukauttaa ilmoitusasetuksiasi Microsoft Teamsissa. Voit valita, mitä sähköposteja haluat vastaanottaa. Voit myös saada päivittäisiä tai viikoittaisia yhteenvetoja päivityksistä.
Voit myös hallita kanavan ilmoituksia. Voit valita työhösi liittyviä kanavia ja säätää niiden ilmoitusasetuksia. Tämä minimoi ei-toivotut sähköpostit.
Voit myös käyttää Älä häiritse -ominaisuutta. Voit asettaa ajat, jolloin et halua saada ilmoituksia. Tämä auttaa sinua keskittymään ja saavuttamaan paremman työn ja yksityiselämän tasapainon.
Microsoft Teamsista tuli suosittu virtuaalinen kokousalusta. Käyttäjät ovat saaneet siitä liian monta sähköpostia. Microsoft tunnisti tämän ja otti käyttöön ominaisuuksia ja asetuksia, joiden avulla käyttäjät voivat räätälöidä käyttökokemustaan.
Microsoft Teamsin sähköposti-ilmoitusten ymmärtäminen
Liikaa sähköposteja? Microsoft Teams on syyllinen! Saadaksesi hallinnan takaisin sinun on ymmärrettävä, miten ilmoitukset toimivat ja miten niitä hallinnoidaan.
Oletuksena, Microsoft Teams lähettää sähköposti-ilmoituksia toiminnoista, kuten uusista viesteistä, maininnoista, vastauksista, jaetuista tiedostoista ja kokouskutsuista. Mutta nämä voivat helposti johtaa liian täyteen postilaatikkoon, mikä häiritsee tuottavuutta.
Virran pysäyttämiseksi sinulla on useita vaihtoehtoja. Muokkaa ensin ilmoitusasetuksiasi sovelluksessa. Siirry asetusvalikkoon ja valitse Ilmoitukset. Valitse sitten, mitkä tietyt toiminnot tai tapahtumat käynnistävät sähköpostit. Räätälöi mieltymyksesi sen mukaan, mikä on olennaisinta.
Toiseksi säädä ilmoitusasetuksia tiimin tai kanavan tasolla. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ryhmää tai kanavaa ja valitse Kanavan ilmoitukset. Näin voit hallita enemmän sähköposti-ilmoituksia.
Vaihtoehtoisesti, jos haluat pysyä ajan tasalla mutta välttää sähköpostien ylikuormitusta, käytä vaihtoehtoisia ilmoitustapoja. Poista sähköposti-ilmoitukset käytöstä ja luota sovellusten chattiin tai mobiilin push-ilmoituksiin.
Johnin kokemus on hyvä esimerkki. Häntä häiritsivät jatkuvasti sähköpostit useilta joukkueilta ja kanavilta. Saatuaan tietää räätälöintivaihtoehdoista hän räätälöi valintansa. Hän sai sähköposteja vain kiireellisistä viesteistä ja maininnoista, ja luotti sovelluksen sisäisiin chat-ilmoituksiin muiden päivitysten osalta. Hänen tuottavuudensa parani ja hän keskittyi uudelleen ilman, että hän menetti tärkeitä viestintää.
Ota postilaatikkosi hallintaan! Muutamalla säädöllä, tee Microsoft Teams toimivat paremmin sinulle.
Miksi saatat haluta estää Microsoft Teamsia lähettämästä sähköpostia
Haluatko estää Microsoft Teamsia lähettämästä sähköposteja? Tässä on useita syitä:
- Vähennä sähköpostin ylikuormitusta . Liian monet sähköpostit voivat olla ylivoimaisia. Sähköposti-ilmoitusten poistaminen käytöstä voi siis auttaa sinua keskittymään viesteihin Teams-sovelluksessa.
- Parempi organisaatio . Sähköpostit sisältävät usein vastauksia ja päivityksiä. Tämä voi vaikeuttaa keskustelujen seuraamista. Sähköpostien poistaminen käytöstä auttaa pitämään kaiken viestinnän yhdessä paikassa.
- Parempi tuottavuus . Liian monet ilmoitukset voivat olla häiritseviä. Sähköpostien poistaminen käytöstä auttaa luomaan keskittyneen työympäristön. Näin voit keskittyä tehtäviin ja saada ne valmiiksi nopeammin.
- Parannettu yksityisyys . Kun poistat sähköpostit käytöstä, arkaluontoiset tiedot pysyvät sovelluksessa. Tämä vähentää tahattomien vuotojen tai luvattoman käytön riskiä.
- Yksinkertaistetut viestintäkanavat . Päällekkäiset sähköpostit voivat aiheuttaa sekaannusta. Sähköpostien poistaminen käytöstä rohkaisee kaikkia luottamaan yksinomaan Teamsiin.
- Räätälöinnin joustavuus . Ei sähköposti-ilmoituksia tarkoittaa, että voit valita, miten haluat käyttää tiimiviestintää. Push-ilmoitukset, erilliset sisäänkirjautumiset – sinä päätät.
Ja muista – sähköpostien poistaminen käytöstä ei tarkoita sitä, että menetät tärkeitä hälytyksiä. Microsoft Teams tarjoaa vaihtoehtoisia tapoja pysyä ajan tasalla, kuten aktiviteettisyötteet ja @maininnat.
Provinkki: Tarkista Teamsin ilmoitusasetuksesi löytääksesi oikean tasapainon ajan tasalla pysymisen ja sähköpostien ylikuormituksen välttämisen välillä.
Kuinka estää Microsoft Teamsia lähettämästä sähköposteja
Microsoft Teams on loistava yhteistyötyökalu, mutta se voi täyttää postilaatikkosi sähköposteilla. Voit palauttaa ilmoitusten hallinnan seuraavasti:
- Avaa Microsoft Teams -työpöytäsovellus.
- Napsauta profiilikuvaasi oikeassa yläkulmassa.
- Valitse avattavasta valikosta Asetukset.
- Siirry Ilmoitukset-välilehteen.
- Poista käytöstä sähköpostien vastaanottaminen Microsoft Teamsilta.
- Vahvista napsauttamalla Käytä tai Tallenna.
Tekemällä tämän pysäytät ei-toivotut sähköpostit Microsoft Teamsilta.
Teams tarjoaa myös monia ilmoitusasetuksia, jotta voit mukauttaa kokemustasi. Voit valita, haluatko saada ilmoituksia vain maininnoista tai priorisoida tiettyjä toimintoja. Näiden asetusten säätäminen voi auttaa sinua pysymään ajan tasalla ja välttämään sähköpostin ylikuormituksen.
Provinkki: Muista tarkistaa ja säätää ilmoitusasetuksiasi säännöllisesti. Niiden pitäminen ajan tasalla auttaa Microsoft Teamsia parantamaan tuottavuuttasi ilman, että se häiritsee.
Nyt sinulla on tieto lopettaaksesi tarpeettomat sähköpostit Microsoft Teamsilta ja sinulla on parempi viestintäkokemus.
Lisävinkkejä Microsoft Teamsin ilmoitusten hallintaan
Ilmoitusten hallinta Microsoft Teamsissa on välttämätöntä tuottavuuden parantamiseksi ja häiriötekijöiden välttämiseksi. Tässä on joitain lisävinkkejä ilmoitusten hallintaan:
- Mukauta asetuksiasi: Hyödynnä mukautettuja ilmoituksia saadaksesi tärkeitä viestejä ja tapahtumia. Suodata tarpeettomat ilmoitukset valitsemalla kanavia, avainsanoja ja mainintoja.
- Tarkennusaika: Käytä Focus Time -ominaisuutta mykistääksesi tilapäisesti ilmoitukset, kun tarvitset keskeytymätöntä keskittymistä. Mikään ping tai ponnahdusikkuna ei häiritse sinua tärkeiden tehtävien parissa.
- Aseta hiljaiset tunnit: määritä hiljaiset tunnit sovelluksessa tai työpöydällä estääksesi ei-kiireelliset ilmoitukset tiettyinä aikoina. Näin voit tehdä henkilökohtaisia toimintoja keskeytyksettä.
Ilmoitusten hallinta ei vain lisää tuottavuutta, vaan auttaa myös luomaan terveellisemmän työn ja yksityiselämän tasapainon. Ilmoitusten hallinta estää työuupumusta ja antaa sinun keskittyä mielekkääseen työhön. Tarkista ja mukauta asetuksia mieltymystesi mukaan. Hyödynnä henkilökohtaisia ilmoituksia pysyäksesi yhteydessä tinkimättä keskittymisajasta. Paranna työnkulun hallintaa seuraamalla näitä vinkkejä!
Johtopäätös
- Jos haluat estää Microsoft Teamsia lähettämästä sähköposteja, kirjaudu ensin sovellukseen.
- Napsauta sitten profiilikuvaasi oikeassa yläkulmassa.
- Valitse pudotusvalikosta Asetukset.
- Siirry Ilmoitukset-välilehteen.
Ilmoitukset-välilehden alla voit mukauttaa sähköpostiasetuksia. Jos haluat lopettaa sähköpostien vastaanottamisen, poista Sähköposti-asetus käytöstä. Kaikki ilmoitukset tapahtuvat Teams-sovelluksessa.
Voit myös valita tiettyjä tapahtumia/aktiviteetteja, joista haluat sähköpostihälytyksiä. Tämä pitää sinut ajan tasalla ilman liikaa sähköpostia.
Provinkki: Muuta ilmoitusasetuksiasi usein. Sähköposti-ilmoitusten mukauttaminen Microsoft Teamsissa lisää tuottavuutta ja minimoi postilaatikon sotkua.
