Tiedostojen siirtäminen SharePointissa

SharePoint-tiedostonhallinnan yleiskuvaus

Oletko valmis hallitsemaan tiedostoja SharePointissa? Ei ongelmaa!

Siirrä yksi: napsauta …-painiketta, valitse 'siirrä', valitse kohdekirjasto/kansio/sivusto ja vahvista.

poista Windows 10 Defense

Siirtääksesi useita? Valitse ne kaikki ja noudata sitten samaa prosessia.

Apua tiedostojen etsimiseen? Käytä SharePointin hakupalkkia!

Pidä sisältösi järjestyksessä poistamalla säännöllisesti ei-toivottuja tai vanhentuneita tiedostoja. Ammattilaisen vinkki: Hyödynnä metatietoja ja tageja helpottaaksesi tulevia hakuja.

Mennään liikkeelle!

Tiedostojen siirtäminen SharePoint-kirjastoissa

Tiedostojen siirtäminen SharePoint-kirjastoissa

Voit siirtää tiedostoja SharePoint-kirjastoissa seuraavasti:

1. Valitse tiedostot, jotka haluat siirtää : Valitse siirrettävät tiedostot valitsemalla ne hiiren osoittimella.
2. Napsauta Siirrä : Kun olet valinnut tiedostot, siirry komentoriville ja napsauta Siirrä-painiketta.
3. Valitse määränpääsi : Ponnahdusikkuna avautuu. Valitse kohdekansio, johon haluat siirtää tiedostot, ja napsauta Siirrä-painiketta.

Lisäksi kannattaa harkita kansiorakenteen luomista projektisi tai osastosi tarpeiden mukaan. Tämä mahdollistaa tiedostojen paremman organisoinnin ja helpomman hallinnan. Voit myös määrittää oikeuksia hallitaksesi pääsyä tiedostoihisi, jolloin vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää ja muokata niitä. Noudattamalla näitä ehdotuksia voit parantaa SharePoint-kokemustasi ja pitää tiedostosi järjestyksessä ja turvassa.

Siirrettävien tiedostojen valitseminen SharePointissa on kuin yrittäisi valita, mikä lapsi palavasta rakennuksesta pelastetaan, paitsi jos hänellä on vähemmän tunteita.

Kuinka valita siirrettävät tiedostot

Tiedostojen valitseminen siirrettäviksi SharePoint-kirjastoissa voi olla helppoa. Voit tehdä tämän avaamalla asiakirjakirjaston ja valitsemalla tiedostot, jotka haluat siirtää. Tässä on a 3-vaiheinen opas :

1. Valitse valintaruutu jokaisen tiedoston vieressä.
2. Vastaanottaja valitse useita kohteita , pidä Ctrl painettuna ja napsauta kutakin tiedostoa.
3. Valitse valintaruutu Nimitunnisteen eteen valitaksesi kaikki kohteet kerralla.

Muista, että liian monen kohteen valitseminen voi vaikuttaa järjestelmän suorituskykyyn. Valitse siis vain tarpeellinen. Kun siirrät tai siirrät tiedostoja SharePointissa, älä poista niitä alkuperäisestä sijainnistaan ​​ennen kuin olet varma, että ne on siirretty onnistuneesti. Varmista, että myös käyttöoikeudet säilyvät.

Yhteenvetona voidaan todeta, että parhaiden käytäntöjen ymmärtäminen asiakirjojen siirtämiseksi SharePointissa säästää aikaa ja takaa, että kaikki tiedot siirretään ilman ongelmia.

se on hämmästyttävää Microsoft ei odottanut SharePoint olla yhtä menestyvä kuin nyt, kun se lanseerattiin ensimmäisen kerran vuonna 2001. Sen piti olla yksinkertainen asiakirjojen hallintatyökalu, mutta yritykset näkivät sen potentiaalin ja käyttivät sitä yhteistyökeskuksena. Et tarvitse henkilökohtaista avustajaa tiedostojen siirtämiseen SharePointissa – vain vedä ja pudota!

Tiedostojen siirtäminen vedä ja pudota -menetelmällä

Siirrä asiakirjoja nopeasti vedä ja pudota -menetelmällä! Tässä on 6-vaiheinen opas:

1. Avaa SharePoint-sivustosi. Siirry asiakirjakirjastoon.
2. Napsauta tiedostoa, jonka haluat siirtää.
3. Pidä hiiren painiketta painettuna ja vedä sitä.
4. Vihreä plusmerkki osoittaa, että siirrät tiedostoa.
5. Vapauta hiiren painike pudottaaksesi sen uuteen paikkaan.
6. Tiedostosi on nyt uudessa paikassa!

Voit myös siirtää useita tiedostoja kerralla. Valitse ne ennen kuin vedät ne yli.

Jos et löydä kansiota tai kirjastoa, käytä SharePointin hakutoimintoa – se auttaa löytämään tietyt kansiot nopeasti.

Järjestä asiakirjasi selkeällä nimeämiskäytännöllä. Tällä tavalla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä samankaltaisia ​​tiedostoja.

Kuinka siirtää tiedostoja komennolla move to

1. Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat siirtää.
2. Klikkaa Muuttaa -painiketta kirjastosi yläosassa.
3. Valitse ponnahdusikkunasta minne se siirretään.
4. Klikkaus Liikkua .
5. Mene kohdekirjastoon ja varmista, että se on siellä.

Se on niin yksinkertaista! Näin voit helposti pitää asiakirjasi järjestyksessä ja saatavilla.

Ota muistiin: Kun siirrät tiedoston tai kansion, mukana tulee myös kaikki siihen liittyvät metatiedot. Tämä tarkoittaa, että kaikki asiaankuuluvat tiedot pysyvät asiakirjassasi.

Se kannattaa huomioida: Microsoft SharePointilla on yli 190 miljoonaa käyttäjää vuonna 2021, mikä tekee siitä yhden suosituimmista saatavilla olevista yritysten sisällönhallintajärjestelmistä. Kunpa tosielämä olisi yhtä helppoa kuin SharePointin Move To -komento!

Kuinka siirtää tiedostoja käyttämällä copy to -komentoa

The Kopioi komento on tapa edetä nopeasti ja helposti tiedostojen vaihtamiseen SharePoint-kirjastoissa! Näin se toimii 4 yksinkertaista vaihetta :

1. Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat siirtää.
2. Klikkaa Kopioi -painiketta työkalupalkissa.
3. Valitse kohdekirjasto tai -kansio.
4. Klikkaus OK ja bam! Katso, että tiedostosi tai kansiosi teleportoituu uuteen sijaintiinsa.

Huomioitavaa: Kopioi luo kaksoiskappaleen tiedostostasi tai kansiostasi sen sijaan, että siirrät sen kokonaan. Tämä tarkoittaa ei tietojen menetystä siirtoprosessin aikana .

Provinkki : Jos haluat toisenlaisen lähestymistavan, kokeile Muuttaa komento. Sekin hoitaa hommansa!

Tiedostojen siirtäminen SharePoint-kirjastojen välillä

Asiakirjojen siirtäminen eri SharePoint-kirjastojen välillä

Tiedostojen siirtäminen SharePoint-kirjastojen välillä on SharePoint-järjestelmänvalvojien yleinen tehtävä. On tärkeää ilmoittaa, että SharePoint-käyttäjät voivat siirtää asiakirjoja kirjastojen välillä muutamassa helpossa vaiheessa.

1. Valitse asiakirja tai asiakirjat, jotka haluat siirtää.
2. Siirry kohtaan 'Tiedostot-välilehti' . Valitse sieltä komentoryhmästä Siirrä kohteeseen -painike.
3. Valitse kohdekirjasto käytettävissä olevien kirjastojen avattavasta luettelosta.

Yksi ainutlaatuinen yksityiskohta muistaa on, että SharePoint ei poista alkuperäistä asiakirjaa lähdekirjastosta. Se kopioi tiedoston vain kohdekirjastoon. Tämä on etu, jos haluat säilyttää asiakirjan historian.

Samankaltaisella sävyllä on syytä huomata, että kun SharePoint tuli ensimmäisen kerran markkinoille, sitä ylistettiin vallankumoukselliseksi tuotteeksi, joka muuttaisi tapaamme säilyttää ja jakaa asiakirjoja. SharePointista on sittemmin tullut keskeinen osa monissa organisaatioissa maailmanlaajuisesti, ja se auttaa yhteistyöhankkeissa, asiakirjojen hallinnassa ja organisoinnissa.

Oikeiden kirjastojen valitseminen on avainasemassa, koska tiedostojen siirtäminen äitisi reseptikansioon olisi resepti katastrofiin.

Kuinka valita lähde- ja kohdekirjastot

Lähde- ja kohdekirjastojen valitseminen SharePointissa voi olla pelottavaa. Mutta oikeilla vaiheilla se voidaan tehdä nopeasti! Tässä ovat 5 yksinkertaista vaihetta lähde- ja kohdekirjastojen valitsemiseen:

1. Kirjaudu SharePointiin ja etsi siirrettävät tiedostot sisältävä asiakirjakirjasto.
2. Valitse siirrettävien tiedostojen vieressä olevat valintaruudut.
3. Etsi Muuttaa -painiketta ja napsauta sitä.
4. Ikkuna tulee näkyviin – selaa sivuston dokumenttikirjastoja, kunnes löydät haluamasi sijainnin.
5. Sitten lyö Muuta tänne , ja olet valmis!

Jos siirrät suuria määriä tiedostoja kerralla, se saattaa hidastaa järjestelmääsi tai aiheuttaa virheitä. Kokeile sen sijaan pienempiä eriä.

Aivan kuten asun valitseminen tapahtumaan, SharePoint-kirjastojen valitseminen tiedostojen siirtoa varten vaatii huolellista harkintaa. Eräs kollegani siirsi kerran tärkeät sopimukset väärään kirjastoon, mikä johti ajan ja tuottavuuden hukkaan. Muista noudattaa ohjeitamme välttääksesi tällaiset onnettomuudet! Lopuksi tapa siirtää tiedostoja ilman hikoilua – ellet tietysti siirrä tietokonettasi.

Kuinka siirtää tiedostoja komennolla move to

Tiedostojen siirtäminen SharePoint-kirjastoissa voi olla helppoa Siirrä to -komennolla. Näin:

1. Valitse tiedosto(t).
2. Klikkaa Muuttaa -painiketta.
3. Valitse kohdekirjasto.
4. Valitse kirjaston alikansiot.
5. Osuma Liikkua ja odota vahvistusta.

Älä unohda sitä linkit ja käyttöoikeudet eivät siirry automaattisesti uuteen paikkaan. Jos siirrät paljon tiedostoja, se voi kestää jonkin aikaa. Joten varmista, että sinulla on riittävät käyttöoikeudet ja verkkoyhteydet . Esimerkiksi yksi yritys siirsi useita olennaisia ​​tiedostoja, mutta laiminlyönyt linkkien ja käyttöoikeuksien päivittämisen. Tämä aiheutti hämmennystä heidän tiiminsä keskuudessa, kunnes he pyysivät IT:ltä apua.

Seuraamalla näitä ohjeita kuka tahansa voi helposti ja nopeasti siirtää tiedostoja SharePoint-kirjastojen välillä ilman ongelmia tai viiveitä.

Kopioi komentoon: Sillä kun vetäminen ja pudottaminen on aivan liian tavallista!

Kuinka siirtää tiedostoja käyttämällä copy to -komentoa

Kopioi on helppo tapa siirtää tiedostoja SharePoint-kirjastojen välillä. Näin:

1. Valitse siirrettävät tiedostot merkitsemällä niiden nimien vieressä oleva valintaruutu.
2. Klikkaa Kopioi -painiketta sivun yläosassa.
3. Vuonna Kopio valintaikkuna, valitse Valitse määränpää .
4. Selaa ja valitse kohdekirjasto.
5. Klikkaus Kopio saada valmiiksi.

Muista, jos valitset valintaruudun 'Siirrä sisältö tarvittaessa' , tiedosto poistetaan alkuperäisestä sijainnista. Myös siihen liittyvät metatiedot, versiot ja käyttöoikeudet siirretään.

Provinkki: Varmuuskopioi tärkeät tiedostot tai testaa niitä ei-tärkeillä asiakirjoilla ensin. Varmista, että käyttäjillä on molempien kirjastojen käyttöoikeudet, jotta he voivat tarkastella ja muokata sisältöä vaivattomasti.

Miksi et nauttisi tiedostojen siirtämisestä SharePoint-sivustojen välillä jännittävän loman sijaan?

Tiedostojen siirtäminen eri SharePoint-sivustojen välillä

Kohta 1:

Tiedostojen siirtäminen SharePoint-sivustojen välillä voidaan tehdä saumattomasti seuraamalla yksinkertaisia ​​​​ohjeita. Näiden vaiheiden avulla voit siirtää tiedostoja sivustojen välillä muutamassa minuutissa.

Kohta 2:

1. Etsi ensin kohdetiedosto, jonka haluat siirtää, siirtymällä SharePoint-sivustoon, jossa se tällä hetkellä sijaitsee.
2. Kun olet löytänyt, valitse tiedosto ja paina 'ÄúCopy'Äù -painiketta yläpalkista.
3. Siirry kohde SharePoint-sivustolle ja paina 'Liitä'. -painiketta yläpalkista siirtääksesi tiedoston.

3 kohta:

Kun siirretään tiedostoja SharePoint-sivustojen välillä, on tärkeää huomata, että kaikki tiedostoon liittyvät käyttöoikeudet, metatiedot ja versiohistoria säilytetään, mikä tekee prosessista saumattoman ja kätevän kaikille käyttäjille.

4 kohta:

hälytys Microsoftilta

Provinkki: Kun siirrät tiedostoja SharePointissa, on suositeltavaa säilyttää tiedostorakenne, joka mahdollistaa helpon navigoinnin sivustojen välillä. Tämä helpottaa tiedostojen paikantamista ja säästää aikaa.

Täydellisten lähde- ja kohdesivustojen valitseminen SharePointissa on kuin poimiisi neulan heinäsuovasta, mutta silmät sidottuna.

Kuinka valita lähde- ja kohdesivustot

Lähde- ja kohdesivustojen valitseminen SharePointissa on tärkeä vaihe tiedostojen siirtämisessä niiden välillä. Katsotaan kuinka se tehdään!

1. Etsi lähdesivusto – Avaa SharePoint-sivusto, napsauta rataskuvaketta ja valitse Sivuston tiedot. Tallenna sivuston URL-osoite.
2. Valitse kohdesivusto – Avaa toinen SharePoint-sivusto ja tallenna sen URL-osoite suorittamalla vaihe 1.
3. Tarkista käyttöoikeutesi – Varmista ennen aloittamista, että sinulla on pääsy molemmille sivustoille.
4. Käytä tiedostoja – Paikanna tiedostot, jotka haluat siirtää, tutkimalla kunkin sivuston dokumenttikirjastoa tai käyttämällä hakua.
5. Siirrä tiedostoja – Kun olet valinnut tarvittavat tiedostot, napsauta Tiedostot-välilehden Siirrä kohteeseen -vaihtoehtoa ja valitse sitten kohdekohde SharePoint Site Pickeristä.

Muista, että tiedostolinkit ja metatiedot voivat kadota siirrettäessä tiedostoja sivustojen välillä Sharepointissa. Joten on viisasta päivittää kaikki asiaan liittyvät elementit uudelleen, jotta eri lähteistä peräisin olevien asiakirjojen navigointi ja käyttö on helppoa.

Sano hyvästit tylsille tiedostojen siirroille – Siirto komentoon tekee sivustojen vaihtamisesta SharePointissa helppoa!

Kuinka siirtää tiedostoja komennolla move to

Siirrä kohteeseen -komento helpottaa tiedostojen siirtämistä SharePoint-sivustojen välillä. Toimi seuraavasti:

1. Siirry asiakirjakirjastoon tai sivulle, jolla on siirrettävä tiedosto.
2. Valitse tiedosto.
3. Napauta 'Muuttaa' näytön yläreunassa olevasta nauhasta ja valitse kohdesivusto.
4. Tiedostosi on nyt uudessa kodissaan.

Huomautus: vain suoraan SharePoint-dokumenttikirjastoon tallennettuja asiakirjoja ja muita tiedostoja voidaan siirtää tällä menetelmällä. Liitteitä ei voi siirtää.

Jos sinulla on ongelmia tai tarvitset apua, ota yhteyttä SharePoint-järjestelmänvalvojaasi.

Kun siirrät tiedostoja SharePoint-sivustojen välillä, muista:

• Määritä sopivat käyttöoikeudet sekä lähde- että kohdesivustoille.
• Tarkista ennen muuttoa, onko työnkulkuja tai liiketoimintaprosesseja noudatettava.
• Testaa ensin ei-kriittiset tiedostot – Näin vältetään tahattomat poistot.

Siirrä-komennon käyttäminen on tehokasta tiedostojen siirtämiseen SharePoint-sivustojen välillä. Näiden vaiheiden ja parhaiden käytäntöjen avulla voit tehdä prosessista sujuvan ja stressittömän. Tiedostojen siirtäminen SharePoint-sivustojen välillä ei ole koskaan ollut helpompaa – kokeile Siirrä kohteeseen -komentoa tänään!

Kuinka siirtää tiedostoja käyttämällä copy to -komentoa

The Kopioi komento on ihanteellinen tiedostojen siirtämiseen SharePoint-sivustojen välillä. Näin:

1. Valitse tiedostot, jotka haluat siirtää asiakirjakirjastosta.
2. Klikkaa Kopioi komento nauhalla.
3. Valitse sijainti tai sivusto, johon haluat siirtää tiedostot, ja napsauta Kopioi.
4. Vahvistusviesti tulee näkyviin, kun tiedostot on siirretty onnistuneesti.

Huomaa: varoitusviesti saattaa tulla näyttöön, jos siirrät tiedostoja SharePoint-verkkotunnusten välillä. Varmista, että myös kohdesivustolla on oikeat oikeudet, tai saatat kohdata käyttöoikeuksiin liittyviä ongelmia.

Äskettäin yksi tiimini jäsenistä siirsi kaiken projektidokumentaation väärään kansioon. Suosittelin ko Kopioi komento, jota käytimme ratkaisemaan ongelman nopeasti ja tarkasti. Jos sinun on siirrettävä asiakirjoja kansioiden tai sivustojen välillä, tämä komento on suuri apu!

Vinkkejä onnistuneeseen tiedostojen siirtoon SharePointissa

Vinkkejä onnistuneiden tiedostojen siirtojen varmistamiseksi SharePointissa

SharePoint on tehokas työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat tallentaa, järjestää ja jakaa arvokasta tietoa. Jos aiot siirtää tiedostot SharePoint-alustalle, sinun on varmistettava, että tiedostojen siirtoprosessi on sujuva ja onnistunut. Tässä on kolme vinkkiä onnistuneen ja virheettömän tiedostojen siirron varmistamiseksi SharePointissa:

1. Suunnittele ja valmista: Ennen siirtoprosessin aloittamista on välttämätöntä suunnitella ja valmistautua . Analysoi tietosi ja tee luettelo siirrettävistä tiedostoista. Varmista, että sinulla on tarvittavat oikeudet tiedostojen siirtämiseen. Lisäksi luo varmuuskopio olemassa olevista tiedoista varmistaaksesi, että odottamattomien virheiden sattuessa; sinulla on edelleen pääsy alkuperäisiin tietoihin.
2. Valitse oikeat työkalut: SharePoint tarjoaa useita työkaluja tiedostojen siirtämiseen. Valitse työkalu, joka vastaa tarpeitasi ja tarjoaa tarvittavat ominaisuudet . Muista, että jotkin työkalut eivät ehkä ole yhteensopivia joidenkin tiedostotyyppien kanssa tai niillä voi olla rajoituksia siirrettävien tiedostojen lukumäärälle. Siksi on tärkeää valita oikeat työkalut.
3. Testisiirto: Siirtoprosessin testaaminen ennen täysimittaisen siirron suorittamista on ratkaisevan tärkeää. Voit testata prosessia siirtämällä muutamia tiedostoja ja tarkistamalla niiden rakenteen ja sisällön SharePointissa. Testauksen avulla voit tunnistaa mahdolliset virheet tai ongelmat, jotka on korjattava ennen täysimittaista siirtoa .

On erittäin tärkeää varmistaa, että tiedot pysyvät ennallaan koko siirtoprosessin ajan. SharePoint tarjoaa erilaisia ​​ominaisuuksia, kuten versioinnin, sisältötyypit ja metatiedot, tietojen eheyden turvaamiseksi. Valitsemalla nämä ominaisuudet voit varmistaa, että tiedot pysyvät turvassa ja järjestelmällisesti.

Pieni suunnittelu ja valmistelu voivat vähentää merkittävästi virheiden ja seisokkien mahdollisuuksia siirrettäessä tiedostoja SharePointiin. Näiden vinkkien pitäminen mielessä ja varotoimien avulla voit saavuttaa onnistuneen siirron vaarantamatta arvokkaita tietojasi.

Tiesitkö, että siirtoprosessi vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta? Monet käyttäjät ovat kohdanneet suunnitteluvaiheen virheistä johtuvia siirtoongelmia. Yksi tällainen esimerkki on yritys, joka siirsi tärkeitä tietoja SharePointiin ilman varmuuskopiota, mikä johti arvokkaan tiedon menettämiseen. Siksi on tärkeää suunnitella siirtoprosessi ja pitää varmuuskopio alkuperäisistä tiedoista tällaisten onnettomuuksien välttämiseksi.

Miksi korjata rikkinäistä linkkiä, kun voit vain teeskennellä sen olevan tarkoituksellista ja kutsua sitä 'hyperlinkitaideksi'?

Kuinka välttää rikkinäiset linkit

Rikkinäiset linkit voivat aiheuttaa turhautumista ja hämmennystä SharePointin käyttäjille. Voit välttää tämän käyttämällä näitä 6 vinkkiä:

• Valitse suhteelliset URL-osoitteet absoluuttisten URL-osoitteiden sijaan
• Hyödynnä URL-uudelleenohjaustyökaluja, kuten URL Rewrite
• Muuta linkkejä tiedostojen siirron jälkeen
• Käytä usein linkkien tarkistustyökaluja rikkinäisten linkkien tarkistamiseen
• Luo mukautettuja virhesivuja
• Toivottavasti et poista tai siirrä tiedostoja, jotka on linkitetty muihin tiedostoihin tai sivuihin

Varoita käyttäjiä kaikista muutoksista tai päivityksistä etukäteen. Ammattilaisen vinkki: Seuraa ja seuraa säännöllisesti sivustosi analytiikkaa löytääksesi rikkinäiset linkit välittömästi.

Säilytetäänkö tiedostojen käyttöoikeudet SharePointissa? Se on kuin yrittäisi pitää kissaa hatussa – vaikea tehdä, ellet tunne harjoitusta.

Kuinka varmistaa, että tiedostojen käyttöoikeudet säilyvät

Tiedostojen käyttöoikeuksien säilyttäminen SharePoint-siirreyksen aikana on välttämätöntä . Tämän varmistamiseksi tässä on 6 askelta :

1. Asiakirjan käyttöoikeustasot jokaiselle lähdejärjestelmän tiedostolle/kansiolle.
2. Luo samat ryhmät ja käyttäjät kohdeympäristöön.
3. Määritä samat käyttöoikeustasot.
4. Testaa käyttöoikeustasot ennen siirtoa.
5. Siirrä tiedostoja/kansioita säilyttäen yksilölliset käyttöoikeustasot.
6. Varmista, että käyttöoikeudet pysyvät oikein siirron jälkeen.

Siirron aikana on helppo syntyä lupahaavoittuvuuksia. Joten testaa ja vahvista käyttöoikeustasot koko prosessin ajan.

Yritys siirtyi äskettäin Microsoft 365:een ja koki luvaton käyttöongelmia, jotka johtuivat virheellisistä käyttöoikeuksista. IT-henkilöstön piti käydä läpi kaikki siirretyt tiedot ja hakea käyttöoikeuksia uudelleen, mikä aiheutti viivästyksiä liiketoimintaprosesseissa. Tämä osoittaa, kuinka tärkeää on suunnitella ja suorittaa SharePoint-tiedostojen siirto arkaluontoisilla tiedoilla – erityisesti käyttäjien käyttöoikeuksien tarkan ylläpitämisen kannalta.

Tiedoston versiohistoria: Seuraa kaikkia virheitäsi ja onnistumisiasi!

Kuinka säilyttää tiedostoversiohistoria siirron aikana

Säilytä versiohistoriasi siirtäessäsi tiedostoja SharePointiin! Toimi seuraavasti:

1. Varmista, että versiointi on käytössä sekä lähde- että kohdekirjastoissa.
2. Sisällytä koko lähdekirjasto muuttoliikkeessä.
3. Käytä siirtotyökalua joka tukee versiohistorian siirtoa.

Jos siirrät tai nimeät uudelleen tiedostoja alkuperäisen kirjaston ulkopuolelle siirron aikana, versiohistoria menetetään. Tämän estämiseksi kiinnitä huomiota tiedostojen sijaintiin ja nimikäytäntöihin.

Myös, varmuuskopioi kaikki tiedostot ennen muuttoa. Tämä auttaa, jos jokin menee pieleen siirron aikana.

Joten ulos vanhalla ja sisään uudella – ellet ole hamstraaja, joka rakastaa heidän 90-luvun levykkeitään!

Parhaat käytännöt vanhojen tiedostojen puhdistamiseen siirron jälkeen

Ylläpidätkö SharePoint-ympäristöäsi? Vanhojen tiedostojen puhdistaminen siirron jälkeen on välttämätöntä. Se auttaa tiimiäsi työskentelemään tehokkaammin ja parantaa yleistä kokemusta. Voit tehdä sen seuraavasti:

1. Etsi päällekkäisiä tiedostoja. Käytä työkaluja, kuten SharePoint Manager tai Powershell niiden paikantamiseksi. Poista varoen – älä poista tärkeitä asiakirjoja!
2. Arkistoi vanhat tiedostot. Siirrä tarpeettomat asiakirjat arkistoituun tilaan – vain katselu, ei muokkauksia.
3. Tarkista käyttämättömät tiedostot. Etsi asiakirjoja, joita ei ole käytetty pitkään aikaan. Poista, jos se ei ole relevanttia.
4. Säilytä tärkeät tiedostot. Säilytä lain edellyttämät asiakirjat, vaatimustenmukaisuusstandardit ja liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmat.
5. Käytä metatietoja ja hakua. Käytä metatietotageja parantaaksesi hakua. Käyttäjät voivat löytää tarvitsemansa tiedot.
6. Kommunikoi sidosryhmien kanssa. Kerro heille puhdistussuunnitelmasta ja opeta tiedostojen järjestämisen parhaita käytäntöjä.

Lisäksi käytä raportteja/analytiikkaa säännöllisesti SharePointin tietojen tarkastamiseen ympäristön kunnon seuraamiseksi.

Ja huomio: Microsoft toteaa, että OneNote-muistikirjoja ei voi siirtää SharePointin kautta! Sen selvittämiseen yhdeltä yritykseltä kesti kaksi päivää testausta. Muista siis lukea rivien välistä teknisten integraatioiden kanssa.

Silloin et tarvitse loputtomia kahvilla täytettyjä koodausistuntoja tai unettomia öitä!

Johtopäätös

Jotta tiedostojen siirto olisi tehokasta SharePointissa, on tärkeää ymmärtää perusasiat. Tutustu asiakirjakirjastonäkymä ja hyödyntää vedä ja pudota työkaluja prosessin yksinkertaistamiseksi. Luo myös kansioita SharePointissa helpottaaksesi järjestämistä ja nopeuttaaksesi asiakirjahakuja.

Ole tietoinen siitä tiedostojen siirtäminen saattaa vaikuttaa asiakirjojen välisiin käyttöoikeuksiin tai linkkeihin. Asiakirjat kannattaa kopioida uuteen paikkaan ennen niiden poistamista alkuperäisestä kansiosta.

Käytä SharePointia versiohistoria ominaisuus. Tämä tarjoaa turvaverkon vahingossa tapahtuville poistoille tai muutoksille, jotka on tehty siirtoprosessin aikana. Se mahdollistaa myös asiakirjojen aiempien versioiden palauttamisen tarvittaessa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että tiedostojen siirtäminen SharePointissa vaatii huolellista harkintaa ja huomiota yksityiskohtiin. Asianmukaisella suunnittelulla ja käytettävissä olevien ominaisuuksien käytössä prosessi voi olla tehokas ja helppo käyttäjille.

Usein Kysytyt Kysymykset

1. Kuinka siirrän tiedostoja SharePointissa?

Valitse vain tiedosto tai tiedostot, jotka haluat siirtää, napsauta Siirrä kohteeseen -painiketta ja valitse kohdekansio avattavasta valikosta. Vaihtoehtoisesti voit vetää ja pudottaa tiedostoja kansiosta toiseen.

2. Voinko siirtää tiedostoja eri SharePoint-sivustojen välillä?

Kyllä, voit siirtää tiedostoja eri SharePoint-sivustojen välillä, kunhan sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet. Valitse vain tiedosto tai tiedostot, jotka haluat siirtää, ja valitse kohdesivusto avattavasta Siirrä kohteeseen -valikosta.

3. Voinko kumota tiedoston siirron SharePointissa?

kopioida sivu Wordissa

Kyllä, voit kumota tiedoston siirron SharePointissa napsauttamalla Kumoa-painiketta, joka tulee näkyviin onnistuneen siirron jälkeen. Voit myös siirtää tiedoston takaisin alkuperäiseen sijaintiinsa.

4. Kuinka voin siirtää suuren määrän tiedostoja SharePointissa?

Voit siirtää suuren määrän tiedostoja SharePointissa valitsemalla useita tiedostoja kerralla Shift- tai Ctrl-näppäimellä tai napsauttamalla tiedostoluettelon otsikossa olevaa valintaruutua. Voit sitten siirtää kaikki valitut tiedostot haluamaasi paikkaan.

5. Mitä tapahtuu tiedostolinkeille, kun siirrän tiedostoja SharePointissa?

Tiedostolinkit päivitetään automaattisesti onnistuneen siirron jälkeen SharePointissa. On kuitenkin suositeltavaa testata linkit sen varmistamiseksi, että ne toimivat odotetulla tavalla muuton jälkeen.

6. Mitä minun pitäisi tehdä, jos minulla ei ole tarvittavia oikeuksia tiedostojen siirtämiseen SharePointissa?

Jos sinulla ei ole tarvittavia oikeuksia tiedostojen siirtämiseen SharePointissa, ota yhteyttä sivustosi järjestelmänvalvojaan tai IT-osastoon ja pyydä tarvittavat käyttöoikeudet.