SharePoint-linkin luominen

SharePoint-linkkien yleiskatsaus

SharePoint on loistava alusta työhön. Siinä on erityinen ominaisuus: linkkejä ! Näiden avulla käyttäjät pääsevät nopeasti tiedostoilleen ja sivuilleen.

Voit tehdä linkin 'Linkki asiakirjaan' -sisältötyypillä. Tai voit luoda pikakuvakkeen asiakirjoille ja käyttää sitä linkkinä. Voit myös yrittää mukauttaa SharePoint-hyperlinkkejä, jotta niistä tulee käyttäjäystävällisiä otsikoineen. Tai käytä URL-kenttätyyppejä hyperlinkkien lisäämiseen, kun muokkaat luetteloita tai kirjastoja. Lisäksi voit estää hyperlinkkien jakamisen organisaation ulkopuolelle. alla olevalla URL-osoitteella.

Kun luot linkkejä, muista seuraavat yksityiskohdat:

• Tarkista kansioiden ja sivujen käyttöoikeudet.
• Ole varovainen jakaessasi arkaluonteisia tietoja linkin kautta.
• Kysy IT:ltä tai asiantuntijoilta, jos olet epävarma linkittämisestä.

Noudata näitä vinkkejä ja luo linkkejä SharePointissa helposti. Testaa linkit aina luomisen jälkeen. Hauskaa linkittämistä!

SharePoint-linkin luominen

SharePoint-linkin luomiseksi sinun on avattava SharePoint-sivusto ja valittava asiakirja tai kohde, jonka haluat jakaa. Napsauta sitten Kopioi linkki luodaksesi jaettavan linkin. Tässä SharePoint-linkin luomista koskevassa osiossa kerrotaan, kuinka voit tehdä nämä asiat ja paljon muuta, jotta voit jakaa tärkeitä asiakirjoja ja tietoja tehokkaasti tiimisi kanssa.

SharePoint-sivuston käyttäminen

1. Avaa a nettiselain
2. Navigoida johonkin Office 365 kirjautumissivu
3. Kirjoita oma sähköposti ja salasana
4. Paikanna SharePoint-sovellus Napsauta kojelaudalla/kotisivulla käynnistääksesi.
5. Tutustu etusivulla käyttöliittymä ja yhteistyövaihtoehdot .
6. Jos olet uusi, ota aikaa tutkia ja ymmärtää, miten se toimii .

Linkkien luominen SharePointissa on myös helppoa: etsi asiakirja/tiedosto, jonka haluat jakaa, napsauta pikavalikosta Kopioi linkki tai Hanki linkki.
Valitse yksi neljästä käytettävissä olevat linkit käyttöoikeustason (katselu/muokkaa), suojausvaihtoehtojen (kaikki/tietyt henkilöt) ja vanhenemispäivän perusteella .

Salli ilmoitukset pitääksesi käyttäjät tietoisina tiedostoissa/asiakirjoissa tehdyistä muutoksista. Muutamalla napsautuksella tiimisi voi tehdä yhteistyötä saumattomasti ilman versionhallintaongelmia.

SharePointin käyttämisen ei tarvitse olla monimutkaista, seuraa vain tämän oppaan ohjeita ja käytä sen ominaisuuksia täysillä. Valinta ei ole koskaan ollut helpompaa!

Asiakirjan tai kohteen valitseminen

Kun valitset asiakirjaa tai kohdetta SharePoint-linkittämistä varten, ota huomioon merkitystä, tarkoitusta ja saavutettavuutta . Tunnista avainsanat, käsitteet ja yleinen tavoite tehdäksesi tietoisen valinnan. Tämä lisää arvoa sisältöösi ja parantaa lukijakokemusta.

kuinka tallentaa Word-asiakirja ilman kommentteja

Valitse perusmuoto, kuten PDF tai Word monimutkaisten interaktiivisten laskentataulukoiden sijaan. Käyttää mukautettuja metatietoja tai tageja järjestää ja luokitella sisältöä. Luo aiheeseen liittyviä asiakirjoja tarjotaksesi kontekstia ja taustatietoja. Harkittu valinta tekee SharePoint-linkkejä tehokas ja käyttäjäystävällinen .

Napsauta Kopioi linkki

Tarvitseeko sinun jakaa SharePoint-tiedoston? Napsauttamalla Kopioi linkki on helppo tapa antaa jollekin pääsy. Näin:

1. Siirry tiedostoon SharePointissa.
2. Napsauta tiedostonimen vieressä olevaa ellipsiä (…).
3. Valitse Kopioi linkki pudotusvalikosta.

Näin voit kopioida linkin ja antaa sen tarvitseville. Muista vain: kuka tahansa linkin saanut voi tarkastella tai muokata tiedostoa (käyttöoikeustasosta riippuen). Joten anna vain valtuutettujen ihmisten saada se.

Hauska seikka: Kopioi linkki esiteltiin ensimmäisen kerran SharePoint 2016:ssa. Pieni ominaisuus, mutta se on tehnyt tiedostojen jakamisesta paljon helpompaa ihmisille kaikkialla. Jakaminen on välittämistä – ellei se ole SharePoint-linkki, sen on pysyttävä turvassa!

SharePoint-linkin jakaminen

SharePoint-linkin jakaminen tehokkaasti edellyttää kahta asiaa – asianmukaisia ​​käyttöoikeuksia ja sen jakamistapaa. Jotta voit tehdä tämän tehokkaasti, tarkista tarvittavat käyttöoikeudet, jotka haluat antaa kollegallesi. Tämän jälkeen voit jakaa linkin sähköpostitse tai tekstiviestillä.

Valitse sopivat käyttöoikeudet

Oikeat käyttöoikeudet ovat välttämättömiä SharePoint-linkkiä jaettaessa. He päättävät, kuka voi käyttää sisältöä ja muuttaa sitä. Varmista, että annat asianmukaiset käyttöoikeudet luvaton pääsyn välttämiseksi.

Tunne kolmenlaisia ​​käyttöoikeuksia SharePointissa: käyttöoikeustasot, ryhmäkäyttöoikeudet ja käyttäjäoikeudet .

• Käyttöoikeustasot ovat käyttöoikeusjoukkoja, jotka määrittävät toiminnot, kuten lukemisen, kirjoittamisen tai poistamisen.
• Ryhmän käyttöoikeudet annetaan ihmisryhmälle, jolla on samanlaiset pääsytarpeet.
• Käyttäjän käyttöoikeudet annetaan yksittäisille käyttäjille.

Oikein luvan myöntäminen takaa tiimisi yksityisyyden ja varmistaa samalla menestyksen. Harkitse rajoitetun tai rajoitetun käyttöoikeuden myöntämistä ulkopuolisille yhteiskäyttäjille, jotka eivät vaadi täydellistä käyttöoikeutta.

TechTarget sanoo, Käyttöoikeudet perustuvat pääasiallisen turvallisuusryhmän jäsenyyteen . On välttämätöntä luokitella ja hallita käyttäjien jäsenyyttä suojausryhmissä helpottamaan seurantaa ja valvontaa.

SharePoint-linkit tekevät jakamisesta helppoa. Mutta ilman asianmukaista huomiota lupiin, se voi aiheuttaa tietomurtoja, joilla on vakavia seurauksia. Valitse oikea, ottaen huomioon projektisi tarpeet.

Linkin lähettäminen sähköpostilla tai tekstiviestillä

Jaa SharePoint-linkki työtovereiden kanssa sähköpostitse tai tekstiviestillä! Kopioi vain SharePointista ja liitä se viestiin. Lisää viesti antaaksesi kontekstin linkistä.

Tarkista ennen jakamista, onko kaikilla käyttöoikeus tai onko niille myönnettävä käyttöoikeus .

Suojaus on tärkeää, kun SharePoint-sivuston tiedot ovat arkaluonteisia tai luottamuksellisia . Salasanasuojaus linkki tai käytä salattua viestipalvelua.

Provinkki: Käytä mukautettua hyperlinkkitekstiä pitkän URL-osoitteen sijaan, kun lähetät SharePoint-linkin sähköpostissa. Siistimpi ja vastaanottajien helpompi ymmärtää, mitä he napsauttavat.

SharePoint-linkin muokkaaminen tai poistaminen

Jos haluat muokata tai poistaa SharePoint-linkkiä, valitse Linkkien hallinta. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden päivittää tai poistaa linkkiä tarpeen mukaan. Kun osaat suorittaa nämä yksinkertaiset tehtävät, voit pitää SharePoint-linkit järjestyksessä ja ajan tasalla muutamalla napsautuksella.

Linkkien hallinta -vaihtoehdon käyttäminen

Käytä Linkkien hallinta -vaihtoehtoa SharePoint-linkkien hallintaan . Toimi seuraavasti:

1. Siirry linkin sisältävälle sivulle
2. Vie hiiri ja napsauta kolmea näkyviin tulevaa pistettä
3. Valitse sitten Muokkaa linkkiä tai Poista linkki

Muista, että vain käyttäjät, joilla on oikeat käyttöoikeudet, voivat muokata tai poistaa SharePoint-linkkejä turvallisuussyistä .

SharePoint 2010:stä kaikki alkoi! Linkkien hallinta -ominaisuus luotiin helpottamaan verkkosivustojen ylläpitoa kaikille. Se on välttämätön sisällön päivittämiseen ja pitämiseen tuoreena. SharePoint-linkin päivittäminen tai poistaminen on nyt helppoa ja stressitöntä !

Linkin päivittäminen tai poistaminen

SharePoint-linkin päivittäminen tai poistaminen? Super yksinkertainen! Seuraa vain näitä 6 askelta :

1. Kirjaudu sisään sivustollesi ja siirry sivulle.
2. Avaa muokkauskuvake viemällä hiiri linkin päälle.
3. Päivitä URL-osoite tai kuvaus tai poista linkki valitsemalla Poista linkki.
4. Napsauta 'OK' tallentaaksesi tai 'Peruuta' keskeyttääksesi.
5. Päivitä sivu varmistaaksesi, että linkki on päivitetty/poistettu.
6. Toista muut linkit, jotka tarvitsevat päivitystä/poistamista.

On tärkeää muistaa, että linkin poistaminen ei poista yhdistettyjä tiedostoja/asiakirjoja. ryhtyä lisätoimiin tarvittaessa.

Lisäksi SharePoint tarjoaa versiohistorian seuranta jokaiselle linkille jotta käyttäjät voivat tarvittaessa palata tiettyihin versioihin.

SharePoint julkaistiin ensimmäisen kerran vuonna 2001 osana Microsoft Officea, mutta nyt se on erillinen tuote, jota organisaatiot käyttävät maailmanlaajuisesti. Järjestä SharePoint-linkkisi siististi tarrojen avulla ilman irrallisia päitä!

poista ms edge Windows 10:stä

SharePoint-linkkien parhaat käytännöt

Voit varmistaa SharePoint-linkkien onnistumisen käyttämällä näitä parhaita käytäntöjä. Käyttämällä kuvaavien linkkien nimiä, tarkistamalla ja poistamalla linkkejä säännöllisesti ja ylläpitämällä asianmukaisia ​​käyttöoikeuksia voit optimoida linkkien toimivuuden.

Kuvaavien linkkien nimien käyttäminen

Tehokas viestintä SharePointissa kuvaavat linkkien nimet ovat pakollisia . Vältä ilmauksia, kuten napsauta tästä, ja käytä tunnisteita, jotka kuvaavat selvästi sivun sisältöä. Kuvaavien linkkien nimet auttavat käyttäjiä navigoimaan sivustollasi helposti ja helpottaa hakukoneiden sisältösi lukemista.

Kun kirjoitat linkkien nimiä, keskity sivun sisältöön. Sijasta Napsauta tätä saadaksesi lisätietoja palveluistamme , käytä Tutustu kattavaan palveluluetteloomme . Pidä tarrat lyhyinä, käyttäjäystävällisinä ja ilman ammattislangia.

Varmista, että linkkien nimet vastaavat tarkasti linkitettyä sisältöä . Jos käyttäjät napsauttavat linkkiä, jossa on virheellisiä tietoja, se vaikuttaa heidän käyttökokemukseensa sivustollasi. Ennen kuin julkaiset linkkejä, tarkista, että tarra vastaa sivun sisältöä.

Kuvaavien linkkien nimet SharePointissa parantavat käyttökokemusta ja hyödyttävät hakukoneoptimointia. Pidä tarrat täsmällisinä, ytimekkäinä ja keskittyneinä sivun sisältöön . Näin luot vierailijoille helposti navigoitavan alustan.

Linkkien säännöllinen tarkistaminen ja poistaminen

Säännöllinen tarpeettomien linkkien poistaminen on välttämätöntä SharePoint-sivustosi kunnossa pitämiseksi. Seuraavat asiat tulee pitää mielessä, kun tarkastelet ja poistat linkkejä:

1. Katso, onko linkki edelleen ajankohtainen ja käyttääkö joku tiimistäsi sitä.
2. Selvitä, viekö linkki sinut rikkinäiselle tai vanhentuneelle sivulle ja onko olemassa parempaa lähdettä.
3. Tarkista väliaikaisia ​​asioita varten luodut linkit, kuten tapahtumien ilmoittautuminen ja vanhentuneet tarjoukset.
4. Päästä eroon päällekkäisistä linkeistä, jotka johtavat samaan sisältöön; ne voivat hämmentää käyttäjiä ja saada sivustosi näyttämään epäsiistiltä.
5. Luo luokkia linkeillesi. Laita ne, joita ei käytetä usein, arkistokansioon.
6. Käytä linkkien seurantatyökaluja seurataksesi, mitä linkkejä sivustosi käyttäjät käyttävät eniten.

Muista, että kaikkia linkkejä ei tarvitse poistaa – vain niitä, jotka eivät ole hyödyllisiä tai tarpeellisia. SharePoint-sivustosi puhdistaminen parantaa tehokkuutta ja käyttökokemusta.

Provinkki: Määritä sivuston omistaja valvomaan kaikkia SharePoint Linksiin tehtyjä muutoksia tai ylläpitoa. Näin mikään ei unohdu ja kaikki pysyy järjestyksessä.

Ja muista: antaa kaikille pääsy kaikkeen SharePointissa on kuin antaisi koko naapurustosi kierrellä alusvaatelaatikossasi!

Asianmukaisten käyttöoikeuksien ylläpito

On tärkeää varmistaa, että käyttäjillä on pääsy vain tarvittaviin tietoihin – luo ryhmiä ja määritä käyttöoikeudet roolien perusteella. Tarkista ja päivitä nämä luvat säännöllisesti, kun työntekijät tulevat ja menevät tai roolit vaihtuvat. Harkitse automaattisia käyttöoikeuksien hallintatyökaluja manuaalisten päivitysten vähentämiseksi.

Klassinen esimerkki sopimattomista luvista tapahtui vuonna 2014, kun Yhdysvaltain puolustusministeriön urakoitsija vuoti turvaluokiteltuja asiakirjoja suojaamattoman SharePoint-sivuston kautta.

Asianmukaisten käyttöoikeuksien ylläpitäminen on välttämätöntä SharePoint-tietoturvan kannalta. Muista tarkista ja päivitä usein , ja käytä automaattisia työkaluja pitääksesi yrityksesi turvassa kaikilta vuodoilta tai rikkomuksilta.

Päätelmät ja yhteenveto vaiheista

SharePoint on loistava työkalu yrityksille! Voit luoda SharePoint-linkin helposti muutamalla napsautuksella. Tässä on muistutus kuinka se tehdään:

1. Siirry SharePoint-sivustollesi.
2. Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa.
3. Napsauta Jaa oikeassa yläkulmassa.
4. Kopioi linkki ja jaa se työtovereiden tai tiimitovereiden kanssa sähköpostitse tai viestisovellusten kautta.

Älä unohda – voit mukauttaa yksittäisten tiedostojen ja kansioiden käyttöoikeuksia. Mutta on parasta käyttää parhaita tietoturvakäytäntöjä.

Muista, että oikeiden pääsynvalvontatoimenpiteiden avulla voit suojata tietojasi. Ennen kuin jaat linkit, arvioi ja analysoi käyttöoikeusvaatimukset.

SharePoint-linkkien luominen auttaa viestintää organisaatiossa. Tämä lisää tuottavuutta ja tehokkuutta. Älä anna menettämisen pelon estää sinua käyttämästä tätä työkalua. Aloita näiden linkkien luominen ja auta parantamaan tiimien välistä yhteistyötä.

Usein Kysytyt Kysymykset

1. Mikä SharePoint on?

SharePoint on Microsoftin kehittämä verkkopohjainen yhteistyö- ja asiakirjojen hallintaalusta. Sen avulla käyttäjät voivat luoda ja hallita sivustoja, asiakirjoja, kirjastoja, luetteloita ja paljon muuta.

kuinka kirjoittaa ñ näppäimistöllä

2. Kuinka voin luoda SharePoint-linkin?

Luo SharePoint-linkki siirtymällä asiakirjaan tai tiedostoon, johon haluat linkittää, napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa ellipsiä (…) ja valitsemalla avattavasta valikosta Kopioi linkki. Voit sitten liittää linkin minne haluat.

3. Voinko mukauttaa SharePoint-linkkiä?

Kyllä, voit mukauttaa SharePoint-linkkiä napsauttamalla kopioimasi linkin vieressä olevaa Asetukset-painiketta ja valitsemalla Asetukset avattavasta valikosta. Sieltä voit sallia muokkauksen, asettaa vanhenemispäivämäärät ja paljon muuta.

4. Kuinka jaan SharePoint-linkin?

Jaa SharePoint-linkki kopioimalla linkki yllä kuvatulla tavalla ja lähettämällä se henkilölle tai ihmisille, joille haluat jakaa sen. Voit myös jakaa linkin sähköpostitse, Microsoft Teamsin tai muiden yhteistyötyökalujen kautta.

5. Onko mahdollista peruuttaa SharePoint-linkki?

Kyllä, voit peruuttaa SharePoint-linkin siirtymällä linkin Asetukset-valikkoon ja valitsemalla Muuta linkin käyttöoikeuksia. Sieltä voit poistaa pääsyn tietyiltä ihmisiltä tai ryhmiltä tai jopa muuttaa linkkiä niin, että se ei ole enää käytettävissä.

6. Kuinka hallitsen SharePoint-linkkejä?

Voit hallita SharePoint-linkkejä siirtymällä SharePoint-sivustosi Linkit-osioon. Sieltä voit nähdä kaikki luomasi linkit, muokata niiden asetuksia ja jopa poistaa niitä tarvittaessa.