SharePointin käyttäminen Outlookista

SharePointin ja Outlookin integroinnin yleiskatsaus

SharePoint- ja Outlook-integraatio tarjoavat sujuvan työnkulun monen käyttäjän tiimeille. Voit yhdistää SharePoint-luetteloita Outlook-kansioihin, jolloin voit jakaa, seurata ja tehdä yhteistyötä tiedostoja vaihtamatta ohjelmia.

SharePointia on helppo käyttää Outlookista – lisää vain sivuston tai kirjaston URL-osoite. Sitten voit avata asiakirjoja Outlookista ja saada täyden käyttöoikeuden, mukaan lukien muokkausoikeudet.

Voit myös mukauttaa integraatiota. Valitse, mitkä kirjastot integroit Outlook-tiliisi tiimin koon ja tarpeiden perusteella.

Lisäksi Microsoft Power Automate mallit (aiemmin Microsoft Flow) voi tallentaa sähköpostin liitetiedostoja Outlookista suoraan SharePoint-kirjanpitokansioihin. Nämä mallit auttavat automatisoimaan tylsiä tehtäviä.

Koe SharePointin käyttö Outlookista kätevästi! Nauti molempien maailmojen parhaista.

SharePointin käyttäminen Outlookista

Voit käyttää SharePointia Outlookista ja tehostaa työprosessiasi käyttämällä Outlook-nauhan SharePoint-painiketta, synkronoimalla SharePoint-kirjastot Outlookin kanssa, lisäämällä SharePoint-kalentereita Outlookiin ja käyttämällä SharePoint-sivustoja suoraan Outlookin kautta. Nämä alaosat tarjoavat erilaisia ​​ratkaisuja, joiden avulla voit helposti integroida SharePointin Outlookiin ja virtaviivaistaa työnkulkua.

Outlookin valintanauhan SharePoint-painikkeen käyttäminen

Haluatko saada SharePoint-sivustosi suoraan Outlookista? Ei tarvitse enää etsiä! Tässä on opas Outlookin valintanauhan SharePoint-painikkeen käyttämiseen.

1. Avaa Outlook ja napsauta 'Uusi sähköposti' -kuvaketta.
2. Napsauta uudessa sähköpostiikkunassa nauhassa 'Liitä tiedosto'.
3. Napsauta sitten 'Selaa Web-sijainteja' ja valitse 'Office 365 SharePoint'.
4. Sinua pyydetään kirjautumaan Office 365:een työpaikan tai koulun tilisi tunnistetiedoilla. Kirjautumisen jälkeen siirryt omaan SharePoint-sivusto . Nyt voit navigoida, tarkastella ja liittää tiedostoja Outlookissa.

Hyviä uutisia: tämä toimii Outlookin Windows- ja Mac-versioiden kanssa. Ei enää sovellusten vaihtamista – säästä aikaa tällä upealla työkalulla! Älä unohda, että tämä ominaisuus säästää paljon aikaa. Käyttäjien ei tarvitse poistua sähköpostiohjelmastaan ​​asiakirjojen jakamiseksi.

Vietin aikoinaan tuntikausia tiedostojen etsimiseen hyppääessäni sovellusten välillä. En tajunnut kuinka paljon aikaa tuhlasin, ennen kuin kollega kertoi minulle Outlookin SharePoint-painikkeesta. Nyt pääsen käsiksi omaan SharePoint-sivusto yhdellä napsautuksella. Säästän aikaa ja lisään tehokkuuttani. SharePointin synkronointi Outlookin kanssa: Miksi pitää olla kaksi alustaa, kun yksi riittää?

SharePoint-kirjastojen synkronointi Outlookin kanssa

Linkitä SharePoint-kirjastosi Outlookiin kolmessa helpossa vaiheessa! Avaa SharePoint-kirjasto Internet Explorerissa ja tarkista Kirjasto -välilehti ja valitse Yhdistä Outlookiin. Noudata sitten ohjeita ja napsauta Joo. Voit nyt käyttää SharePoint-tiedostoja Outlookista ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa sovellusten välillä.

Ota askel pidemmälle ja antaa luvan tai asettaa hälytyksiä ilmoittaa käyttäjille kaikista SharePointin muutoksista. Nauti SharePoint-kirjastojen käyttömukavuudesta Outlookista ja säästä aikaa ja vaivaa! Miksi valita jompikumpi, kun voi saada molemmat? Lisää SharePoint-kalentereita Outlookiin etkä koskaan missaa lyöntiäkään.

SharePoint-kalentereiden lisääminen Outlookiin

Tee Outlookistasi supersankari käyttämällä helposti SharePoint-kalenteriasi! Voit tehdä tämän noudattamalla näitä neljää vaihetta:

1. Siirry kohtaan SharePoint-sivusto ja valitse Kalenterityökalut
2. Klikkaa Kalenteri-välilehti
3. Valitse Yhdistä Outlookiin
4. Sanoa Joo kun lupaa pyydetään

Outlookin päivittäminen näyttää uuden kansion SharePoint-kalenterien kanssa, jotka synkronoidaan reaaliajassa.

Vältä verkko- tai tietoturvaongelmia käyttämällä nykyaikaisia ​​selaimia, kuten Chrome tai Edge . Varmista myös, että virustorjunta- ja palomuurisi molemmilla puolilla on määritetty oikein. Näillä varotoimilla saat virheettömän synkronointikokemuksen.

SharePoint-sivustojen käyttäminen Outlookissa

Sano hyvästit vaihtamiselle Outlookin ja SharePointin välillä, sillä ne voidaan integroida! Nyt voit tarkastella ja muokata asiakirjoja suoraan Outlookissa. Lisäksi voit tehdä yhteistyötä kollegojesi kanssa ja käyttää SharePoint-kirjastoja ilman erillistä selainikkunaa.

Mutta ei siinä vielä kaikki - molempien alustojen synkronointi on välttämätöntä onnistuneen tiedon jakamisen kannalta ja sen varmistamiseksi, että sinulla on pääsy kaikkiin tarvittaviin tietoihin.

Esimerkiksi kollegani oli työmatkalla ja tarvitsi tietyn asiakasasiakirjan. Mutta kiitos SharePointin integrointi Outlookiin , hän pystyi löytämään asiakirjan nopeasti ilman, että hänen tarvitsisi kirjautua yrityksensä VPN:ään. Vaikuttava!

Valmistaudu siis kokemaan tuottavuuden uusi taso SharePointin ja Outlookin avulla!

SharePoint-integraation määrittäminen Outlookissa

Voit määrittää SharePointin integroinnin Outlookissa, jotta voit käyttää SharePointia Outlookista, noudattamalla näitä helppoja ohjeita. Määritä SharePoint-sivustojen sijainnit Outlookissa, yhdistä Outlook SharePoint Onlineen ja mukauta SharePointin integrointiasetuksia Outlookissa. Näiden alaosien noudattaminen johtaa SharePointin onnistuneeseen integrointiin Outlookissa.

SharePoint-sivustojen sijaintien määrittäminen Outlookissa

Oletko valmis mukauttamaan SharePoint-sivustojen sijainteja Outlookissa? Tässä on hyödyllinen opas sen tekemiseen nopeasti ja tarkasti.

Askeleet:

1. Avaa Outlook ja napsauta 'Tiedosto' vasemmassa yläkulmassa.
2. Valitse 'Asetukset' ja valitse sitten alareunasta Mukauta nauhaa.
3. Laajenna 'Päävälilehdet' ja valitse 'Kehittäjä' -kohdan vieressä oleva valintaruutu. Napsauta OK.

Näin voit lisätä mukautetun makropainikkeen, joka linkittää suoraan SharePoint-sivustoihin.

Muista: Useita SharePoint-sijainteja varten yksilölliset URL-osoitteet on lisättävä erillisinä makropainikkeina.

Ymmärrä jokainen SharePoint-sivusto ja tiedostojen tallennuspaikka. Harjoittelun myötä prosessi sujuu sujuvammin, mikä lisää yhteistyötä.

Kollegalla oli kerran vaikeuksia löytää asiakirjaa, koska Outlookissa oli linkitetty väärä SharePoint-sijainti. Noudata tätä opasta välttääksesi tällaiset ongelmat ja säästääksesi aikaa ja resursseja.

Outlookin yhdistäminen SharePoint Onlineen

Outlookin integrointi SharePoint Onlineen on helppoa! Tässä ovat 6 askelta seurata:

1. Avaa Outlook ja napsauta Tiedosto-välilehteä.
2. Valitse avattavasta valikosta Tilin asetukset.
3. Napsauta Uusi Sähköposti-välilehdellä.
4. Syötä sinun SharePoint URL kentällä.
5. Viimeistele asennus napsauttamalla Seuraava ja sitten Valmis.
6. Nyt pääset käsiksi omaan SharePoint-tiedostot suoraan Outlookista .

Muista, an Outlookin yhdistämiseen tarvitaan aktiivinen SharePoint-tili . Voit myös säästää aikaa määrittämällä hälytyksiä SharePoint-kirjastosi kansioihin. Näin kaikki ovat ajan tasalla projektin edistymisestä.

Varmista mukauttaa SharePoint-integraatiosi Outlookissa – yksi koko ei sovi kaikille!

SharePointin integrointiasetusten mukauttaminen Outlookissa

Outlookin integrointi SharePointiin tuo monia etuja. Sen asetusten mukauttaminen antaa käyttäjille mahdollisuuden hallita monia puolia. Tutustutaanpa näiden asetusten mukauttamiseen kuudessa yksinkertaisessa vaiheessa!

1. Napsauta Outlookin yläreunassa olevaa Tiedostot-välilehteä.
2. Valitse avattavasta valikosta Asetukset.
3. Valitse vaihtoehdoista 'Trust Center'.
4. Napsauta 'Luottamuskeskuksen asetukset'.
5. Valitse vasemmasta paneelista 'Automaattinen lataus'.
6. Valitse vastaavien valintaruutujen avulla, haluatko ottaa SharePoint-integroinnin käyttöön vai poistaa sen käytöstä.

Lisäksi voit myös valita hälytyksiä latausvirheistä, linkeistä ja muusta – tässä osiossa on lisävaihtoehtoja.

Näiden asetusten mukauttamisen avulla voit säätää Outlookin ja SharePointin välisiä käyttöehtoja asetusten ja organisaation tarpeiden mukaan. Mukauttamisen jälkeen SharePoint-välilehdet tulevat näkyviin tärkeimpien Outlook-ominaisuuksien, kuten sähköpostin, kalenterin, yhteystietojen ja tehtävien, rinnalla.

Koska organisaatiot työskentelevät etänä pandemiassa, optimaalinen suorituskyky on kriittinen. Mitään ei pitäisi kadota! Varmista maksimaalinen tuottavuus räätälöimällä SharePoint-integraatio näiden vaiheiden avulla heti!

Tekniset ongelmat estävät SharePointin käytön? Pidä kahvitauko ja syytä tekniikkaa!

Yleisten ongelmien vianmääritys SharePointin käyttöön Outlookista

Jotta voit ratkaista yleisiä ongelmia, jotka liittyvät SharePointin käyttöön Outlookista, sinun on oltava tietoinen mahdollisista virheistä. Oppaamme SharePointin käyttämiseen Outlookista auttaa sinua. Tässä vianmääritysosiossa käsittelemme SharePointin ja Outlookin integrointiin liittyviä yleisiä ongelmia ja ratkaisuja niiden ratkaisemiseen. Todennusvirheitä, synkronointivirheitä, lupaongelmia ja yhteysongelmia käsittelevät alaosiot tarjoavat sinulle ratkaisun kaikkiin mahdollisiin ongelmiin.

Todennusvirheet

SharePointin käyttäminen Outlookista voi aiheuttaa todennusvirheitä. Nämä näkyvät yleensä, kun tallennetut tunnistetiedot ovat virheellisiä tai vanhentuneet. Ratkaise tämä syöttämällä oikeat tunnistetiedot järjestelmään.

Varmista, että Windows-tili ja sähköpostitili on yhdistetty Active Directoryssa. Tämä määrittää kertakirjautumisen (SSO) Outlook- ja SharePoint-käyttöä varten.

Provinkki: Vältä todennusvirheet käytettäessä SharePointia Outlookista pitämällä kirjautumistiedot ajan tasalla. Ja varmista, että Windows- ja sähköpostitilit on linkitetty Active Directoryssa. Se on kuin ehkäisevä toimenpide sotkuiselle erolle!

Synkronointivirheet

Kun käytät SharePointia ja Outlookia yhdessä, synkronointiongelmia voi ilmetä. Tässä on muutamia vinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä näiden ongelmien välttämiseksi!

1. Oikea asennus: Varmista, että Outlook ja SharePoint on määritetty oikein. Tarkista niiden asetukset, kuten synkronointivälit ja kansion käyttöoikeudet.
2. Vältä suuria tiedostoja: Suurten tiedostojen synkronointi Outlookin ja SharePointin välillä aiheuttaa ongelmia hitaasta kaistanleveydestä tai tallennuskapasiteetista johtuen.
3. Päivitä säännöllisesti: Pidä Outlook ja SharePoint päivitettyinä sekä Salesforcen käyttöönotto. Uusia ominaisuuksia ja yhteensopivuutta tuetaan.

Varmista, että käytät Outlookin ja SharePointin uusimpia versioita ja että sinulla on vakaa Internet-yhteys, kun synkronoit tietoja. Käyttäjä menetti asiakirjoja synkronoidessaan Office 365 Onedrive for Businessin ja SharePoint Onlinen MS Teamsin kautta. He toivoivat, että he olisivat varmuuskopioineet tiedostonsa muualle sen sijaan, että luottaisivat vain synkronointiominaisuuteen.

Näyttää siltä, ​​​​että SharePointin käyttöoikeudet ovat tiukemmat kuin kiitospäivän illallishousuni!

Lupaongelmat

Kun yrität käyttää SharePointia Outlookin kanssa, käyttöoikeusongelmia voi ilmetä. Tarkista, ovatko molempien käyttöoikeudet oikeat. Varmista myös, että käyttäjillä on oikeat käyttöoikeudet sivustolla ja asiakirjatasolla.

Harkitse käyttöoikeuksien myöntämistä suoraan käyttäjätileille ryhmän käyttöoikeuksien sijaan. Tämä tekee ohjauksesta tarkempaa ja vähentää IT-apujen määrää.

Pääsy evätty virheitä voi ilmetä. Tarkista käyttäjän suojausoikeudet ennen lisätoimenpiteiden tekemistä.

Äskettäin kollegalla oli vaikeuksia nähdä asiakirjoja tiiminsä sivustokirjastossa. Tarkemmin katsottuamme huomasimme, että Internet Explorer esti häntä katsomasta verkkosisältöä. Lisäsimme tiimisivuston URL-osoitteen luotetuksi sivustoksi IE-asetuksiin ja se ratkaisi ongelman heti.

Yritätkö yhdistää Outlookin ja SharePointin? Se saattaa toimia, mutta varaudu outoihin hetkiin.

Yhteysongelmat

SharePoint- ja Outlook-ongelmien vianmääritys voi olla todellista kipua. Yleiset yhteysongelmat johtuvat yleensä verkkoyhteysongelmat, puuttuvat päivitykset tai korjaustiedostot, väärät kirjautumistiedot tai valtuutusvirheet .

Aloita tarkistamalla verkkoyhteys. Varmista sitten, että tietokoneeseen on asennettu tarvittavat päivitykset ja korjaustiedostot. Varmista, että Microsoft Office -versio on yhteensopiva SharePointin ja Outlookin kanssa. Varmista, että tilisi käyttöoikeudet on asetettu oikein SharePointissa ja että Active Directory ei vaadi salasanan muutoksia.

Kokeile tyhjentää välimuistitiedostot, poistaa lisäosat käytöstä tai käynnistää järjestelmä ja sovellukset uudelleen. Jos nämä eivät toimi, ota yhteyttä IT-tukeen nollataksesi tunnistetiedot ja määritykset .

Alarivi: Tarkista perusvaatimukset, kuten päivitykset, valtuutukset, tunnistetiedot ja verkkoyhteys, ratkaistaksesi yleiset yhteysongelmat SharePointin ja Outlookin välillä. Älä unohda vianetsintälamppua!

Johtopäätös ja vinkkejä SharePoint- ja Outlook-integraation tehokkaaseen käyttöön.

SharePoint- ja Outlook-integraatio voi olla loistava tapa parantaa tuottavuutta ja virtaviivaistaa työnkulkua. Tässä on 6 vinkkiä tämän integroinnin hyödyntämiseen:

1. Hyödynnä SharePoint-kalenteri Outlookissa: Voit peittää henkilökohtaisen kalenterisi SharePoint-kalenterin kanssa, jotta saat kaikki tapahtumat ja tapaamiset yhteen paikkaan.
2. Käytä SharePoint-asiakirjakirjasto Outlookissa: Voit lisätä sen suosikkeihisi Outlookissa, jotta se on helppokäyttöinen. Lisäksi voit vetää ja pudottaa tiedostoja kirjastoon suoraan sähköpostin liitetiedostosta.
3. Luo Tehtävälista : Voit hallita tehtäviä paremmin projektin sisällä luomalla tehtäväluettelon SharePointissa. Se näkyy sekä SharePointissa että Outlookissa.
4. Synkronoi SharePoint-yhteystiedot: SharePoint-yhteystietojen synkronointi Outlook-yhteystietojesi kanssa varmistaa, että ne pysyvät ajan tasalla eri alustoilla.
5. Perustaa Hälytykset : Vastaanota sähköposti-ilmoituksia, kun asiakirjaan tai luetteloon tulee päivityksiä tai muutoksia.
6. Integroi OneDrive SharePointin kanssa: Tämä helpottaa tiedostojen jakamista ja yhteistyötä muiden kanssa.

Lisäksi, metatiedot on välttämätöntä SharePointissa. Kun merkitset asiakirjoihin osuvia avainsanoja, löydät ne helposti tehdessäsi hakuja molemmissa alustoissa.

Mielenkiintoinen tosiasia: 78 % Fortune 500 -yrityksistä käyttää SharePointia ensisijaisena yhteistyötyökalunaan.

Usein Kysytyt Kysymykset

1. Kuinka pääsen SharePointiin Outlookista?

Jotta voit käyttää SharePointia Outlookista, sinun on lisättävä SharePoint-kirjasto kansioksi Outlookissa. Siirry kohtaan Tiedosto > Tilin asetukset > Tilin asetukset > Muuta > Lisää asetuksia > Lisäasetukset. Lisää sitten SharePoint-osoite kansioluetteloon ja napsauta OK.

2. Miksi en pääse SharePointiin Outlookista?

Jos et voi käyttää SharePointia Outlookista, se voi johtua verkkoyhteysongelmista tai virheellisistä kirjautumistiedoista. Varmista, että olet yhteydessä oikeaan verkkoon ja että sinulla on oikea käyttäjätunnus ja salasana SharePoint-tilillesi.

3. Voinko käyttää SharePointia Outlook-mobiilisovelluksestani?

Kyllä, voit käyttää SharePointia mobiililaitteesi Outlook-sovelluksesta. Siirry kohtaan Asetukset > Lisää tili > SharePoint ja anna SharePoint-kirjautumistietosi.

4. Onko olemassa turvallisuusriskejä käytettäessä SharePointia Outlookista?

Arkaluontoisten tietojen käsiksi verkossa on aina mahdollinen turvallisuusriski. SharePointissa on kuitenkin useita sisäänrakennettuja suojausominaisuuksia, kuten pääsynhallinta, käyttöoikeudet ja salaus. Muista noudattaa parhaita käytäntöjä turvalliseen verkkokäyttäytymiseen, kuten vahvojen salasanojen käyttämiseen ja julkisten verkkojen välttämiseen.

etrade t laskut

5. Mitä minun pitäisi tehdä, jos minulla on ongelmia SharePointin käytössä Outlookista?

Jos sinulla on ongelmia SharePointin käyttämisessä Outlookista, on parasta pyytää apua IT-osastoltasi tai SharePointin järjestelmänvalvojalta. He voivat auttaa ongelman vianmäärityksessä ja opastaa sinua sen ratkaisemisessa.

6. Voinko käyttää SharePointia Macin Outlookista?

Kyllä, SharePointia voi käyttää Macin Outlookista. Prosessi saattaa vaihdella hieman käyttämäsi Outlookin ja SharePointin versioiden mukaan, mutta yleiset vaiheet ovat samat kuin SharePointin käyttäminen PC:n Outlookista.