Mikä on työnkulku? Aloittelijan opas työnkulun hallintaan

Jos tarkastelet työnkulkua Googlen etusivulla, ensimmäinen tulos on kirjaimellisesti sanakirjan määritelmä.

Teollisten, hallinnollisten tai muiden prosessien sarja, jonka kautta työ siirtyy aloittamisesta loppuun.

Sitten sinulla on Kissflown määritelmä, joka ei ole yhtään selkeämpi:

Tehtäväsarja, joka käsittelee tietoja tietyn polun kautta aloittamisesta loppuun.

Ja sitten on, no, tämä sivu. Ja miten määrittelemme työnkulun?

miten saat excelin macissa

Työnkulku on tapa, jolla saat työn tehtyä.

Nyt päästään jonnekin.

Mikä on työnkulku?

Työnkulut ovat sarja vaiheita, jotka on suoritettava prosessissa.

Ajattele sitä kirjaimellisesti työnä, joka etenee vaiheesta toiseen, olipa se sitten kollegan, työkalun tai muun prosessin kautta. Voit suorittaa täyden työnkulun yksin (kuten kirjoittaa, muokata ja julkaista blogitekstin), tai siihen voi osallistua useita henkilöitä (kuten laskuttaa asiakasta).

Miksi työnkulut ovat tärkeitä?

Yrityksille työnkulku voi olla erittäin monimutkaista.

Mieti työntekijäsi liittymisprosessia. Useiden eri osastojen on koordinoitava prosessin suorittamista oikein. Sen lisäksi, että menetät uuden kykysi, huono perehdytys voi myös johtaa vakaviin vaatimustenmukaisuusongelmiin.

Tällä tasolla niitä on valvottava, hallittava ja optimoitava kunnolla, jotta ne ovat mahdollisimman tehokkaita.

Mitä eroa on työnkulkujen ja prosessien välillä?

Työnkulku ja käsitellä asiaa käytetään usein vaihtokelpoisesti. Tämä on ymmärrettävää, koska ne tulevat usein yhteensovitettuina.

Yllä oleva kuva luettelee tärkeimmät erot työnkulkujen ja prosessien välillä, mutta pääasia on:

A käsitellä asiaa on menetelmä, jota käytetään suorittaa sekvenssi toimintaa .

A työnkulku on työkalu tottunut helpottaa tätä menetelmää .

Jos palaamme esimerkkiin työntekijän perehdyttämisestä, prosessi koostuu kaikista eri vaiheista, jotka on suoritettava, kuten:

• Paperit täytetty
• Työasema perustettu
• Koulutus

Työnkulku kartoittaa nämä vaiheet selkeässä rakenteessa, joten on helppo visualisoida, mitä on tehtävä kaaviossa tai tarkistuslistassa.

Työnkulun parhaat käytännöt

Tehokkaan työnkulun rakentamiseksi sinun on vastattava kolmeen tärkeään kysymykseen:

• Mitä töitä tarkalleen pitää tehdä?
• Kuka vastaa kustakin työstä?
• Kuinka paljon aikaa kukin tehtävä vie?

Vastaamalla näihin kysymyksiin ja jäsentämällä vastaukset kaavioksi tai prosessiksi saat työnkulun.

Mittaamalla tehtävää työtä voit hallita, kuinka optimaalisesti se suoritetaan. Muuten sinulla ei ole aavistustakaan, mitä tapahtuu tai missä pullonkaula tiimisi toiminnassa piilee.

Työnkulun vaiheet

Työnkulun rakentaminen koostuu viidestä vaiheesta:

1. Tunnista tehtävät, jotka on tehtävä
2. Selvitä, kuka on vastuussa näistä tehtävistä
3. Järjestä tehtävät järjestykseen
4. Testaa työnkulkua
5. Tarkista ja toista

On välttämätöntä harjoitella jatkuvaa parantamista, kun on kyse työnkulkujen ylläpitämisestä. Näiden pienten muokkausten tekeminen matkan varrella varmistaa, että työnkulkusi sisältää vain välttämättömät ja ajantasaisimmat tehtävät – etkä joudu käyttämään aikaa suuriin peruskorjauksiin.

Työnkulun 3 peruskomponenttia

Vaikka kunkin työnkulun tehtävien määrä voi vaihdella 8:sta 80:een, jokainen työnkulku koostuu kolmesta peruskomponentista:

Laukaista:Tapahtuma, joka aloittaa työnkulun. Tämä voi olla toiminta, päätös, tietty aika tai vastaus johonkin.Tehtäväsarja/työ:Tämä sisältää kaikki työnkulkuun liittyvät tehtävät, ihmiset ja suoritteet.Tulokset:Mitä työnkulku tuottaa. Tulos tai tulos voi olla jotain konkreettista, kuten palvelun ostaminen, tai abstraktimpaa, kuten tiettyjen tietojen käyttö.

Tehtäväsarja vie suurimman osan työnkulusta, mutta sekä laukaisu että tulokset ovat yhtä tärkeitä. Jos et tiedä, missä prosessisi pitäisi alkaa ja päättyä, työnkulkusi on melko hyödytön.

Työkulkujen tyypit

Koska on aina parasta tehdä asiat kolmessa, kohtaat kolmea ensisijaista työnkulkua:

• Projektin työnkulkuja
• Yksinkertaiset prosessityönkulut
• Ehdollinen prosessin työnkulku

Näiden tyyppien välisen tarkan eron jäsentäminen voi olla toisinaan hankalaa, mutta kuten kaikessa, sinun on varmistettava, että käytät oikeaa työkalua työhön.

Projektin työnkulkuja ovat yksinkertaisin tyyppi. Ne ovat yleensä kertaluonteisia työnkulkuja, jotka on suunniteltu pitämään projekti raiteilla niin, että suoritukset ovat ajallaan, vastuullisuus on selkeää eikä tiimissäsi ole pullonkauloja.

Voit ehkä käyttää uudelleen osia projektin työnkulusta. Esimerkiksi sisältötiimi luo useita sisältöjä.

Jokainen näistä on pieni projekti. Eri tekijöistä riippuen tarkat vaiheet eivät aina ole samoja. Koko prosessista lähtien On Voimme kuitenkin käyttää sisällönluontityönkulkua uudelleen esimerkiksi tutkimuksiin, arvosteluihin ja kuvapyyntöihin.

Seuraavaksi sinulla on yksinkertainen prosessin työnkulku . Tämäntyyppinen työnkulku kattaa kaikki ennustettavat, toistettavat tehtäväsi. Laskun lähettäminen tai vapaa-ajan hyväksyminen ovat yksinkertaisia ​​prosessin työnkulkuja.

Ei väliä mitä: Mikään ei muutu. Työnkulku seuraa täsmälleen samoja kertoja täsmälleen samalla tavalla joka kerta, kun työnkulku suoritetaan.

Yksinkertainen.

Lopuksi siellä on ehdollinen prosessin työnkulku . Näissä työnkuluissa käytetään muotoa jos sitten logiikka prosessin jäsentämiseksi.

Se on Valitse oma seikkailu -romaani työnkuluista: Jos haluat tutustua luolastoon, siirry tehtävään 13. Jos haluat tutkia kaupunkia, siirry tehtävään 22.

Process Streetissä kutsumme sitä ehdolliseen logiikkaan, joka luo haarautumispolkuja samaan työnkulkuun. Se on hienoa, koska se tarkoittaa, että tarvitset vain yhden työnkulun useisiin tilanteisiin, kuten perehdyttämiseen tai avun lippuihin.

Palkanlaskennan käsittelijöiden asiakaslähtöinen työnkulku on täydellinen esimerkki siitä, mitä ehdollinen logiikka voi tehdä:

Kuinka palkanlaskennan käsittelijät käyttävät Process Streetin ehdollista logiikkaa asiakkaiden käyttöönottoon

Työnkulun optimointi

Löysin LinkedInissä vähän aikaa sitten julkaisun, jossa puhuttiin liike-elämän muotisanoista ja ammattikieltä. Nämä muotisanat jaettiin kahteen tyyppiin:

• Liian epämääräinen kuvailtavaksi millään muulla tavalla (ajattele dynamiikkaa ja sen kohortteja)
• Niin ilmeisiä, ettei niitä tarvinnut sanoa (innovatiivisia, asiakaslähtöisiä jne.)

Optimointi on vähän kuin nuo muotisanat. Me kaikki tiedämme, mitä optimointi tarkoittaa sanakirjassa. Me kaikki tiedämme, että se on hyvä asia. Asiat ovat aina paremmin, kun ne on optimoitu.

Mutta mitä optimointi tarkoittaa suhteessa työnkulkuun? Mitä On optimoitu työnkulku ja miten saat sen?

Jatkuva parantaminen

Työnkulun rakentaminen on vasta ensimmäinen askel. Ilman asianmukaista huomiota työnkulut voivat helposti juuttua tehottomuuteen ja tarpeettomiin tehtäviin.

Siellä jatkuva parantaminen tulee esiin. Tarkistamalla työnkulkusi säännöllisesti voit varmistaa, että ne pysyvät ajan tasalla ja sopivat tarpeisiisi. Tämän jälkeen voit päättää, onko sinun tehtävä vaiheittaisia ​​vai läpimurtomuutoksia prosesseihisi ja miten työnkulkusi toimivat.

Vaiheittaiset muutokset ovat pohjimmiltaan sitä, miltä ne kuulostavat: Pieniä säätöjä ja parannuksia, joita teet aina kun törmäät niihin.

Läpimurtomuutokset ovat suuria muutoksia, jotka tyypillisesti tehdään ryhmätarkastelu- ja päätöksentekoprosessissa. Vaikka saatat huomata tekeväsi asteittain muutoksia melko usein, jos huomaat tekeväsi enimmäkseen läpimurtomuutoksia, sinun on arvioitava uudelleen työnkulkusi (ja mahdollisesti jopa prosessisi).

Six Sigma , DMAIC , lean ja kaizen ovat kaikki todella hyödyllisiä työkaluja jatkuvien parannusten toteuttamiseen.

Työnkulun automatisointi

Automaatio on työnkulun syy.

Työnkulut ottavat kaikki nuo villit, intuitiiviset prosessit ja tuovat järjestystä niihin. Mutta se ei tarkoita, että automaatio olisi sisäänrakennettu työnkulkuun – tai edes sitä, että jokainen työnkulku tarvitsee automaatiota.

Oletko vielä hämmentynyt?.

Työnkulun automaatio tunnistaa, mitkä prosessin osat voidaan tehdä ilman paljon – tai lainkaan – ihmisen osallistumista.

Joitakin esimerkkejä asioista, joita voit automatisoida:

• Standardoidun tervetulosähköpostin lähettäminen
• Tietojen siirtäminen laskentataulukkoon
• Tapahtuman lisääminen kalenteriisi
• Maksua käsitellään

Nämä ovat kaikki toistuvia tehtäviä, jotka voivat kestää vain muutaman minuutin, mutta ne laskevat yhteen.

Lisäksi sitä suurempi on inhimillisen virheen mahdollisuus. Ajattele sitä: Sinulla on tuntikausia tietojen syöttämistä. Istuin vain siellä ja laitoin numeroita sarakkeisiin koko päivän. Suurin jännitys oli, kun Tony ilmestyi munkkeineen sinä aamuna.

Aloitat hyvillä aikomuksilla, mutta missä vaiheessa siirryt automaattiohjaukseen? Missä vaiheessa osut vahingossa ylimääräiseen nollaan ja joudut veloittamaan asiakkaalta 5000 dollaria 500 dollarin sijaan? Tai päinvastoin? Molemmat ovat huonoja.

Siksi automatisoit.

Kun olet tunnistanut automatisoitavat tehtävät, käyttöönotto on melko yksinkertaista. Zapierin kaltaisten ohjelmistojen avulla voit määrittää integraatioita linkittääksesi yhden sovelluksen triggerin toisen sovelluksen tulokseen.

Syötät tiedot kerran. Se lähetetään kaikkiin paikkoihin, joissa sen on oltava. Sinulla on täydellinen tarkkuus kaikissa kanavissa, ja se maksaa sinulle vain painikkeen napsautukseen kuluvan ajan.

Työnkulun edut

Työnkulku vähentää jätettä. Hukkaan mennyt aika, hukattu vaiva, hukkaan heitetyt resurssit.

Kartoittaessasi prosessejasi pystyt tunnistamaan pullonkauloja ja tarpeettomia tehtäviä. Kun tiedät missä ne ovat, voit poistaa ne. Sitten sinä ja tiimisi voitte keskittyä tarvittaviin tehtäviin.

Työnkulut ovat myös erinomaisia ​​viestintää, vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä varten. Työnkulun tulisi tehdä selväksi, kuka on vastuussa mistäkin ja milloin tulos tulee saada päätökseen. Sinun ei tarvitse mikrohallita tiimiäsi. Tiimiäsi ei tarvitse olla mikrohallinnassa. Kaikki ovat onnellisempia.

Koska prosessin jokainen osa on dokumentoitu työnkulkuun, kaikilla tiimin jäsenillä on tarvitsemansa tiedot silloin, kun he tarvitsevat niitä. Kommunikaatiovirheiden vähentäminen parantaa tuottavuutta – ja jättää tiimisi paljon vähemmän turhautuneiksi tehtäviinsä ja toisiinsa.

Työnkulun haasteet

Työnkulku vaatii jatkuvaa huomiota. Et voi vain rakentaa sellaista ja odottaa sen toimivan täydellisesti ikuisesti. Sinun täytyy ylläpitää sitä.

Työnkulun ylläpito voi olla aikaa vievää ja monimutkaista – erityisesti jos et ole harjoitellut jatkuvan parantamisen periaatteita.

Mutta säännöllisen huollon suorittamatta jättäminen aiheuttaa vakavia ongelmia:

• Epätarkat aika-/kustannusarviot
• Kommunikaatiovirheitä
• Tärkeiden vaiheiden ohittaminen tai unohtaminen
• Hyväksynnät haettu ilman testausta – tai ei sovellettu tarvittaessa
• Kalliit pullonkauloja

Ajattele työnkulkua kuin autoa. Autot ovat todella hyödyllisiä ja tehokkaita. Yleensä saat enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa ajamalla kuin kävelemällä.

aika

Lisäksi kaikkea ei tarvitse kantaa.

Mutta autot tarvitsevat katsastuksia. Jotkut ovat pieniä – uudet renkaat, öljynvaihdot, päästötestit ja niin edelleen. Joskus joutuu investoimaan hieman enemmän – esimerkiksi uuteen käynnistimeen tai tuulettimen hihnaan. Sinänsä nämä asiat eivät todellakaan ole iso juttu.

Jos olet kuitenkin koskaan ollut liian kauan ilman öljynvaihtoa, tiedät tarkalleen, kuinka tärkeää säännöllinen huolto voi olla.

Työnkulun ohjelmistotyökalut ja toimittajat

Jos käytät Google-työnkulkua (jonka tietysti teit), näet tarkalleen, kuinka monen tyyppisiä työnkulkuohjelmistoja on olemassa. Kun olet vasta aloittamassa työnkulkuja – mitä olet – on vaikea määrittää, mikä niistä tarjoaa juuri sitä, mitä tarvitset parhaan vastineen saamiseksi.

Joten tässä on muutamia suosikkityönkulun rakennustyökalujamme:

Ilmastoitu näin pysymme järjestäytyneinä. Kanssa Ilmastoitu voit määrittää mukautettuja näkymiä, mukautettuja kanban-tauluja ja automatisoida kaiken tietueen luomisesta sähköpostin lähettämiseen.

katson on täydellinen työkalu työnkulkusi hahmottamiseen. katson toimii yhteistyönä toimivana tauluna, jossa koko tiimisi – joko etänä tai henkilökohtaisesti – voi työskennellä yhdessä rakentaakseen tarvitsemasi asian.

löysä on yleinen viestintäkeskus melkein jokaiselle joukkueelle. Ja miksi ei? löysä integroituu lähes kaikkiin sovelluksiin, joiden kanssa työskentelet. Voit hypätä huddleihin, tallentaa videoita ja jakaa tiedostoja kaikkien tiimisi jäsenten – tai vain yhden – kanssa. Ja siellä on GIF-kuvia. Kukapa ei rakasta hyvää GIF:iä?

Process Street. Tiesithän sen olevan tulossa, vai mitä? Process Street -työnkulut ovat kaiken toimintamme keskeinen ydin. PTO-pyynnöt, perehdytys, help desk, tämän sivun luominen… Kaikki tehty työnkulun avulla. Ja – joko Zapierin tai ensimmäisen osapuolen automaatioidemme kautta – kaikki nämä työnkulut voidaan yhdistää Slackiin, Airtableen ja muihin ohjelmistoihin.

Miltä työnkulku näyttää?

Tämä on prosessin pääpiirteet:

Erityisesti tämä on sisällön luomisprosessimme pääpiirteet. Tämän prosessin työnkulussa on monia, monia muita vaiheita, useita ehdollisia polkuja ja paljon automatisointia.

Mutta tästä se alkoi. Kahdeksan askelta päästäksesi tehtävän alusta julkaisuun.

Jos pyysit jotakuta sisältötiimistä kuvailemaan tätä prosessia, olen valmis veikkaamaan, että se ei olisi niin ytimekäs tai täsmällinen. Joitakin vaiheita kehitettäisiin, osa ohitettaisiin ja itse kuvaus olisi todennäköisesti melko epälineaarinen.

Juuri näin ihmisten aivot toimivat. Siksi on tärkeää hahmotella prosessisi ennen työnkulun rakentamista.

Nyt jokaisesta näistä kahdeksasta vaiheesta tulee osa työnkulussa. Sitten jaamme jokaisen vaiheen yksittäisiin tehtäviin.

Esimerkiksi ensimmäisessä vaiheessa Writer vastaanottaa tehtävän, työnkulun tehtävät näyttävät suunnilleen tältä:

1. Aihe on valittu (Slackin kautta luotu Airtable-tietue)
2. Eräpäivä asetettu (lisätty kalenteriin Process Street -työnkulun kautta)
3. Julkaisupäivämäärä asetettu (lisätty kalenteriin työnkulun kautta)
4. Editor on määritetty (Airtable tietue päivitetty työnkulun kautta)
5. Suunnittelutiimi määrätään (Airtable-tietue luotu Airtablen kautta)
6. Writer vastaanottaa tehtävän (ilmoitus vastaanotettu Slackin ja Process Streetin kautta)

Nämä kuusi tehtävää on kukin jaettu yhdeksi toiminnoksi. Tämä yksinkertaistaa prosessia ja varmistaa, että mitään ei jätetä pois. Ilman näitä automaatioita olisi erittäin helppoa asettaa vahingossa eräpäivä, mutta ei julkaisupäivää.

Jos nämä päivämäärät syötettäisiin manuaalisesti kaikille, jokainen tiimin jäsen saattaa päätyä kohti eri määräpäiviä – mikä voi aiheuttaa suuria pullonkauloja.

Kuinka saada kaikki irti työnkuluistasi

Muista, että työnkulku on työkalu. Se on hyödyllinen työkalu ja monipuolinen työkalu, mutta se ei voi tehdä kaikkea.

Kun rakennat työnkulkuasi, sinulla on oltava selkeä käsitys prosessista, jonka parissa työskentelet, ja tulos, jonka haluat saavuttaa. Tunnista, mitkä tehtävät voidaan automatisoida ja mitkä tarvitsevat käytännönläheisempää lähestymistapaa.

Mikä tärkeintä, jatka sen parissa työskentelemistä. Hyvä työnkulku muuttuu jatkuvasti, koska prosessisi – ja tarpeesi – muuttuvat jatkuvasti. Jos jokin työnkulussasi on tullut tarpeettomaksi tai merkityksettömäksi, poista se. Jos lisäät prosessiin uuden vaiheen, varmista, että lisäät sen myös työnkulkuusi.

Hyvän työnkulun pitäisi helpottaa työtä, ei monimutkaista.