Työnkulun luominen SharePointissa

SharePoint-työnkulun yleiskatsaus

SharePoint-työnkulku voi yksinkertaistaa liiketoimintaprosesseja automatisoinnin avulla. Se auttaa seuraamaan menettelyjä, hallitsemaan resursseja ja siirtämään tietoa. Saatavilla on valmiita työnkulkuja, kuten hyväksymisprosessit ja pyyntöjen hallinta. Mutta työnkulkujen mukauttaminen Power Automaten avulla voi auttaa organisaatioita saamaan siitä entistä enemmän irti.

Työnkulun luominen SharePointissa:

1. Siirry sivustolle, johon haluat lisätä työnkulun.
2. Siirry sivuston asetussivulle.
3. Valitse 'sivuston toiminnot' -valikosta 'sivuston ominaisuudet'.
4. Napsauta Luo työnkulku SharePoint-suunnittelijassa.

SharePoint Designer voit mukauttaa työnkulun näkökohtia visuaalisesti. Pidä silmällä olosuhteita, jotka käynnistävät työnkulun ja jaa tehtäviä vastuullisille henkilöille. Ota kaikki irti automaatiosta käyttämällä Power Automate -malleja prosessien yksinkertaistamiseksi.

Helpota työnkulkua näiden SharePointin asennusvinkkien avulla!

Työnkulun määrittäminen SharePointissa

Sinun on noudatettava oikeita vaiheita, jotta voit määrittää SharePointissa työnkulun, jossa on määritellyt tavoitteet ja tunnistetut prosessit ja osallistujat. Tässä osiossa käsittelemme lyhyesti työnkulun tavoitteiden määrittelyä, prosessin ja osallistujien tunnistamista, työnkulun vaiheiden ja toimien suunnittelua sekä työnkulkumallien luomista koskevia alaosia. Nämä vaiheet tarjoavat kattavan ratkaisun työnkulun luomiseen SharePointissa.

Työnkulun tavoitteiden määrittäminen

Menestyksen varmistamiseksi SharePoint tavoitteet on määriteltävä selkeästi. Tavoitteiden tulee olla realistisia ja keskittyä organisaation tarpeisiin. Ota loppukäyttäjät mukaan KPI:iden tai muiden menestysmittareiden määrittelyyn varhaisessa vaiheessa. Lisäksi, turvallisuus on otettava huomioon.

Provinkki: Varmista, että kaikki sidosryhmät ovat mukana asettamassa tavoitteita, joilla saavutetaan sisäänosto ja pidetään kaikki oikeilla jäljillä. Piristä työnkulkua etsivätyöllä SharePoint !

Prosessin ja osallistujien tunnistaminen

Tunnista prosessi ja osallistujat, jotta työnkulkusi toimii sujuvasti SharePointissa. Määritä tarvittavat vaiheet ja kuka osallistuu kuhunkin vaiheeseen. Hyvä kommunikointi kaikkien osapuolien kanssa parantaa prosessia, vähentää virheitä ja luo vastuullisuutta.

Tärkeimmät vaiheet tämän saavuttamiseksi:

1. Määritä roolit ja vastuut.
2. Ota sidosryhmät mukaan, jotta kaikki tietävät tehtävänsä ja voivat osallistua.
3. Luo kehys, jonka avulla voit seurata virstanpylväitä ja mitata edistymistä.

Tarkista työnkulku säännöllisesti. Vahvista prosessi ja etsi parannusmahdollisuuksia. Esimiesarvioinnit osoittavat läpinäkyvyyttä työntekijöiden välillä.

varten menestys:

• Tunnistaa prosessi ja osallistujat
• Määritä roolit ja vastuut
• Seuraa virstanpylväitä ja ottaa sidosryhmät mukaan prosessien luomiseen ja tarkistamiseen

Hanki täydellinen toimintosarja vaiheittaisen oppaan avulla.

Työnkulun vaiheiden ja toimien suunnittelu

Kun suunnittelet työnkulkua, määrittele tavoite ja määritä haluttu tulos . Määritä sitten yksittäiset tehtävät ja kuka niistä vastaa. Esittele hyväksynnät, arvostelut ja ilmoitukset kussakin vaiheessa. Rakenna ja testaa työnkulkua .

Pidä mielessä, että resurssit, aikataulut ja riskit kaikki vaikuttavat suunnitteluun. Autimme asiakasta tehottomissa manuaalisissa prosesseissa hänen kirjanpitoonsa luomalla hänen tarpeisiinsa räätälöityjä työnkulkuja. Tämä säästää aikaa ja rahaa ja paransi tarkkuutta kaikissa vaiheissa – tuloksena säästettiin tuhansia dollareita vuodessa! Joten, siirrytään organisointiin – on aika toimia ohjatun työnkulun ohjaajaksi!

Työnkulkumallien luominen

Työnkulkumallien luominen on jokaisen SharePoint-järjestelmänvalvojan pakollista tietää. Se automatisoi prosesseja, mikä säästää aikaa ja lisää tehokkuutta. Toimi seuraavasti:

microsoft excel macille

1. Siirry kohtaan Sivuston toiminnot > Sivustoasetukset > Sivustomallit.
2. Napsauta Luo olemassa olevasta sivustomallista ja valitse Työnkulkuprosessi.
3. Täytä tiedot, kuten nimi, kuvaus ja ryhmän nimi. Napsauta sitten Ok.
4. Mukauta mallia lisäämällä ehtoja tai toimintoja.
5. Julkaise malli ja käytä sitä useissa sivustoissa.

Muista, että työnkulkumallin luominen vaatii teknistä ymmärrystä SharePoint Designer tai Visual Studio . On kuitenkin olemassa monia online-resursseja, joissa on vaiheittaiset ohjeet.

SharePointissa on myös loistava ominaisuus, jonka avulla käyttäjät voivat seurata dokumenttien muutoksia . Kun uusi versio tiedostosta tallennetaan hyväksyttyyn kirjastoon tai luetteloon, a Työnkulkumallin sähköpostipäivitysilmoitus lähetetään valituille käyttäjille.

Vuonna 2013 Microsoft teki automatisoitujen prosessien käyttöönoton entistä helpommaksi Uudelleenkäytettävät työnkulut . Tämä tekee työnkulkumallien luomisesta skaalautuvampaa ja vähentää järjestelmänvalvojien tehtäviä.

Työnkulun aloittaminen SharePointissa on kuin automatisoitujen tehtävien käynnistäminen hyvin öljytyllä koneella!

Työnkulun käynnistäminen SharePointissa

Voit aloittaa SharePointissa työnkulun, jossa on käynnistämisen, edistymisen seurantaa ja seurantaa sekä poikkeusten ja virheiden käsittelyä koskevat alaosiot, noudattamalla näitä ohjeita. Käynnistä ensin työnkulku SharePoint-valikon vaihtoehtojen avulla. Kun olet käynnistänyt, seuraa edistymistä seuranta- ja seurantaominaisuuden avulla. Lopuksi valmistaudu käsittelemään kaikki prosessin aikana mahdollisesti ilmenevät poikkeukset tai virheet.

Työnkulun käynnistäminen

Työnkulun käynnistäminen SharePointissa on helppo tapa automatisoida tylsiä tehtäviä! Tässä on 5 yksinkertaista vaihetta, joilla pääset alkuun:

1. Avaa SharePoint-sivusto, jossa työnkulku käynnistetään
2. Siirry luetteloon tai kirjastoon, joka sisältää käsiteltävät asiakirjat
3. Napsauta nauhavalikosta 'Työnkulku' ja sitten 'Lisää työnkulku'.
4. Valitse malli, mukauta se ja määritä se tarpeidesi mukaan
5. Tarkista asetukset ja napsauta Valmis, kun olet valmis

SharePoint erottuu kyvystään mukauttaa työnkulkuja ainutlaatuisiin liiketoimintavaatimuksiin! Lisäksi ei-tekniset käyttäjät voivat helposti käynnistää työnkulkuja käyttäjäystävällisillä ominaisuuksilla.

Työnkulkujen käyttöönotto SharePointiin on tehnyt mullistanut yritysten toiminnan . Tämä integraatio on valtuutetut organisaatiot ottamaan hallintaansa prosesseissaan, mikä parantaa tuottavuutta ja parempaa voittoa. Tehtävien automatisointi vapauttaa myös työntekijät keskittymään ydinliiketoimintoihin, mikä johtaa parempiin tuloksiin. Työnkulun edistymisen huomioimatta jättäminen on kuin ajamista sidottuna – se on resepti katastrofiin!

Työnkulun edistymisen seuranta ja seuranta

On tärkeää seurata SharePoint-työnkulkua tarkasti varmistaaksesi, että kaikki toimii sujuvasti. Älä anna tehtävien tai määräaikojen liukua pois ja hidastaa prosessia. Kokeile näitä vinkkejä seurataksesi ja seurataksesi työnkulun edistymistä:

1. Saat sähköposti-ilmoitukset, kun tehtäviä on annettu tai suoritettu.
2. Katso työnkulun tehtäväluettelosta määritettyjä tehtäviä ja niiden tiloja.
3. Mukauta näkymiä SharePointissa seurataksesi tehtäviä suodattimien avulla.
4. Luo koontinäyttö, jossa on KPI-arvoja, kuten valmistumisaste, myöhästymisprosentti jne.
5. Vie tiedot SharePoint-luetteloista CSV-tiedostoon lisäanalyysiä varten.

Lisäksi tarkista työnkulun historia ymmärtääksesi, kuinka jokainen liike vaikuttaa prosessiin. Reaaliaikaisen valvonnan avulla voit havaita ongelmat tai tiesulut nopeasti. Pidä nämä vinkit mielessä, kun aloitat uuden työnkulun SharePointissa.

On raportoitu, että suurin osa yrityksistä Amerikassa käyttää Microsoft SharePointia . Työnkulkuongelmat voivat olla esteenä – mutta voit ratkaista ne asianmukaisella käsittelyllä!

Työnkulun poikkeuksien ja virheiden käsittely

Kun työnkulun poikkeuksia ja virheitä ilmenee, nopeat ja strategiset menetelmät ovat välttämättömiä prosessin tehokkuuden kannalta. Tässä on 6-vaiheinen opas niiden hallintaan :

1. Tunnista ongelman lähde työnkulun tilaraporteista.
2. Keskeytä työnkulku, jos vaadittavat muutokset on tehtävä.
3. Muokkaa työnkulkua ongelmien korjaamiseksi.
4. Käynnistä muutettu työnkulku uudelleen nähdäksesi, toimiiko se sujuvasti.
5. Tarkista äskettäin luodut lokit, jos ongelmia esiintyy edelleen.
6. Pyydä apua IT-tukitiimiltä, ​​jos mikään muu ei auta, tai harkitse työnkulun aikaisemman version palauttamista.

Jopa harvat poikkeukset tai virheet voivat kertyä ajan myötä ja aiheuttaa viiveitä. Joten kunkin ongelman yksityiskohtainen ymmärtäminen on avainasemassa niiden vähentämisessä.

Microsoft-tiimit kohtasivat ongelmia työnkuluissaan muutama vuosi sitten. He tunnistivat lähteeksi ajan myötä epäkunnossa olevat säikeet. He käyttivät yllä olevan kaltaisia ​​tekniikoita ja ratkaisivat ongelman. Ymmärtämällä nämä ongelmat ja toimimalla nopeasti voimme säästää aikaa ja varmistaa paremman tarkkuuden.

Oletko valmis mukauttamaan SharePoint-työnkulkuja? Laita tehopuku päälle ja ryhdy hommiin!

Työnkulkujen mukauttaminen SharePointissa

Voit mukauttaa työnkulkuja SharePointissa helposti käyttämällä visuaalista suunnittelijaa, laajentamalla työnkulkuja SharePoint-suunnittelijan avulla ja integroimalla työnkulkuja kolmannen osapuolen sovelluksiin. Nämä alaosat auttavat sinua työnkulun mukauttamisessa, jolloin voit laajentaa työnkulkuja ja yhdistää ne muihin sovelluksiin tehokkuuden parantamiseksi ilman vaivaa.

Visual Designerin käyttö työnkulun mukauttamiseen

SharePointin Visual Designerin avulla voit mukauttaa työnkulkuja liiketoimintaprosessien automatisoimiseksi. Se tarjoaa vedä ja pudota ominaisuuksia lisätäksesi toimintoja, ehtoja ja silmukoita. Voit mukauttaa vakiotyönkulkuja tai luoda oman kokonaan.

Räätälöinnin avulla yritykset voivat vastata ainutlaatuisiin tarpeisiinsa. Voit tehdä mukautetun tehtävälomakkeen InfoPath- tai HTML-lomakkeita , jolloin voit hallita enemmän käyttäjän syötteitä. Plus, sähköposti-ilmoitukset voidaan asettaa prosessin loppuunsaattamiseen.

Microsoft sallii myös kolmannen osapuolen palveluiden, kuten Dropbox- tai CRM-järjestelmät, kuten Salesforce mukautettujen toimien kautta. SharePoint REST API tarjoaa mahdollisuuden suunnitella mukautettuja toimintoja saada tietoja ulkoisista lähteistä.

Provinkki: Työnkulkujen mukauttaminen on avain yrityksesi tarpeiden täyttämiseen ja tuottavuuden parantamiseen automatisoimalla toistuvia tehtäviä. Muista testata työnkulkusi kehitysvaiheiden aikana välttääksesi virheet tuotantoympäristössä.

Pue viittasi päälle ja avaa sen supervoima SharePoint Designer ‚Äì se on sinun tapasi viedä työnkulku uudelle tasolle.

Työnkulkujen laajentaminen SharePoint Designerilla

Mukautetaanko työnkulkuja SharePointissa? Helposti tehty SharePoint Designer ! Tämä työkalu laajentaa valmiita työnkulkuja ja antaa sinun luoda mukautettuja prosesseja, jotka sopivat yritykseesi. Voit muokata olemassa olevia työnkulkuja avaamalla ohjelman ja valitsemalla ohjelman, jota haluat muuttaa. Käytä visuaalisia vedä ja pudota -työkaluja tai koodinäkymää vaiheiden lisäämiseen ja poistamiseen. Lisää myös toimintoja, kuten sähköposteja tai tehtäviä, ja ehtoja, jotka edellyttävät käyttäjän syötteitä tai tiettyjä tuloksia.

Lisäksi SharePoint Designerin avulla voit tehdä mukautettuja työnkulkuja tyhjästä. Se sisältää malleja yleisiä biz-prosesseja varten, kuten asiakirjojen hyväksyntä tai kuluraportit. Mukauta nämä mallit yrityksesi tarpeiden mukaan, ja ne luovat automaattisesti sähköposteja ja tehtävätehtäviä käyttäjien syötteistä.

Provinkki: Lisävinkkejä ja tukea työnkulkujen mukauttamiseen saat SharePoint Designerille omistetuista online-opetusohjelmista ja yhteisöistä. Kuka tarvitsee ystäviä, kun voit vain integroida työnkulkusi kolmannen osapuolen sovelluksiin?!

Työnkulkujen integrointi kolmannen osapuolen sovelluksiin

Vakioliittimien lisäksi löytyy sovelluksia jotka tarjoavat ilmaisia ​​tai maksullisia 'työnkulku' laajentaa ja automatisoida prosessia. Esimerkiksi, DocuSignin liitin voidaan käyttää reitittämään automaattisesti sopimuksia allekirjoittamista varten eri ihmisten välillä SharePointin kirjastojen ja luetteloiden avulla.

Valitseminen kolmannen osapuolen sovellus integraatiota varten? Huomioon otettavat asiat: skaalautuvuus, kustannustehokkuus ja helppokäyttöisyys. Mieluummin yksi aktiivinen ekosysteemi ja säännölliset päivitykset .

2013 tuoteavain Microsoft Office 2013:lle

Suunnittele ja hallitse työnkulkuja? Se on kuin paimentamaan kissoja . Paitsi että kissat ovat itse asiassa työtovereita, joilla on erilaisia ​​mielipiteitä.

Parhaat käytännöt työnkulun suunnitteluun ja hallintaan

Varmistaaksesi joustavuuden ja skaalautuvuuden ottamalla käyttöön suojaukset ja käyttöoikeudet sekä ylläpitämällä työnkulun suorituskykyä ja optimointia samalla kun luot työnkulkua SharePointissa. Nämä ovat tärkeitä näkökohtia, jotka sinun on pidettävä mielessä työnkulkujen suunnittelussa ja hallinnassa. Tässä osiossa käsittelemme työnkulun suunnittelun ja hallinnan parhaita käytäntöjä ja tutkimme lyhyesti kunkin alaosion etuja.

Joustavuuden ja skaalautuvuuden varmistaminen

Joustavuus ja skaalautuvuus ovat avainasemassa työnkulun suunnittelussa ja hallinnassa. Järjestelmien on kyettävä mukautumaan työmäärän, prosessien ja tekniikan muutoksiin. Modulaariset työnkulut jakaa monimutkaiset tehtävät pienempiin osiin, jotta niitä on helpompi lisätä, poistaa tai muokata. Automaatio on myös tärkeää skaalautuvuuden kannalta. Pilvipohjaiset ratkaisut voi tarjota on-demand-laskentaresursseja. Voit optimoida tehokkuuden tarkastelemalla ja seuraamalla suorituskykymittareita. Yli 40 % yrityksistä on ottanut käyttöön RPA-ohjelmiston vuoteen 2023 mennessä, mikä korostaa automatisoinnin tarvetta työnkulun suunnittelussa. Muista - paras turvajärjestelmä on niin monimutkainen, että et muista salasanaasi!

Turvallisuuden ja käyttöoikeuksien käyttöönotto

Suojaus ja käyttöoikeudet ovat tärkeitä työnkulkujen hyvän suunnittelun ja suorittamisen kannalta. Tietojen suojaamiseksi on tärkeää ottaa käyttöön turvatoimia, jotka suojaavat arkaluontoisia tietoja ja estävät luvattoman käytön. Tässä on 6 vaihetta, joiden avulla voit ottaa suojauksen ja käyttöoikeudet oikein käyttöön:

1. Arkaluonteisten tietojen sijainti : Aloita etsimällä kaikki tiedot, jotka tarvitsevat suojaa. Tämä voi sisältää taloustietoja tai asiakastietoja.
2. Pääsytasojen selvittäminen : Päätä, mitkä käyttäjäryhmät tarvitsevat täyden hallinnan tietyntyyppisiin tietoihin ja mitkä ryhmät tarvitsevat vain rajoitetun pääsyn.
3. Lupien tekeminen roolien perusteella : Määritä roolit kullekin käyttäjäryhmälle ja päätä, mitä he voivat tehdä työnkulkujärjestelmässä.
4. Salasanakäytäntöjen käyttöönotto : Varmista, että kaikilla käyttäjillä on suojatut salasanat, jotka täyttävät vaatimukset, kuten aakkosnumeeriset merkkijonot tai erikoismerkit.
5. Sääntöjen laatiminen tiedostojen jakamiseen : Luo selkeät ohjeet tiedostojen jakamiseen organisaatiossasi. Päätä, kuka voi jakaa asiakirjan ja miten tiedostojen jakamista rajoitetaan alueen, aikavyöhykkeen jne. perusteella.
6. Toimintalokien käyttö : Seuraa kaikkia käyttäjien tekemiä työnkulun toimintoja lokien tai auditointien avulla, jotta voit tarkastella toimintoja, jos jokin näyttää vialta tai jos jotain tapahtuu.

On myös tärkeää antaa tiimin jäsenille koulutusta parhaista suojausprotokollista. Opeta heitä havaitsemaan mahdolliset ongelmat, kuten tietojenkalasteluviestit, haitalliset lataukset, säännölliset salasanat jne.

Lopuksi hyväksymisprosessien on oltava hyvin määriteltyjä. On tärkeää, että käytössä on tiukat johtamisohjeet, kun hyväksynnät nousevat ketjua ylöspäin – tämä estää pahaa aikomusta rikkomasta protokollaa porsaanreikien vuoksi.

Näitä vaiheita noudattamalla yritykset voivat suojata arkaluonteiset tietonsa ja lisätä vastuullisuutta. Paraskaan työnkulun suunnittelu ei voi korvata johtajaa, joka uskoo, että 'mikrohallinta' on 'tehokkaan johtamisen' synonyymi.

Työnkulun suorituskyvyn ylläpitäminen ja optimointi.

Suorituskyvyn ja optimoinnin ylläpitämiseksi prosesseja on analysoitava ja parannettava säännöllisesti . Määrittele ja tarkkaile Key Performance Indicators (KPI:t) löytääkseen pullonkauloja. Myös automaatiotyökalut ja standardointimenettelyt voivat auttaa.

Yhteydenpito ja yhteistyö tiimin jäsenten välillä on välttämätöntä . Koulutuksia on järjestettävä, jotta ihmiset tietävät roolinsa ja mahdolliset uudet muutokset työnkulkuun. Asiakkailta tai asiakkailta saatu palaute tulisi sisällyttää työnkulun optimointiin. Se auttaa räätälöimään työnkulkuja palvelemaan heitä paremmin.

McKinsey & Company's tutkimus osoittaa, että työnkulkujen optimointi voi tuoda mukanaan tuottavuus 30 % .

Usein Kysytyt Kysymykset

K: Mikä on työnkulku SharePointissa?

V: SharePointin työnkulku on sarja automatisoituja vaiheita, jotka auttavat virtaviivaistamaan liiketoimintaprosesseja ja tehtäviä. Se sisältää tyypillisesti asiakirjojen, tehtävien tai kohteiden siirtämisen käyttäjien tai ryhmien välillä hyväksyntää, tarkastelua tai muokkausta varten.

K: Kuinka voin luoda työnkulun SharePointissa?

V: Jotta voit luoda työnkulun SharePointissa, sinun on ensin määritettävä liiketoimintaprosessi tai tehtävä, jonka haluat automatisoida. Luo sitten tarpeitasi vastaava mukautettu työnkulku SharePoint Designerilla tai Microsoft Power Automatella.

K: Mikä SharePoint Designer on?

V: SharePoint Designer on Microsoftin ilmainen työkalu, jonka avulla voit mukauttaa ja luoda työnkulkuja SharePointissa. Se tarjoaa joukon toimintoja ja ehtoja, joiden avulla voit rakentaa monimutkaisia ​​työnkulkuja, jotka automatisoivat liiketoimintaprosessisi ja tehtäväsi.

K: Mikä Microsoft Power Automate on?

V: Microsoft Power Automate on pilvipohjainen työkalu, jonka avulla voit luoda automatisoituja työnkulkuja SharePointin ja muiden sovellusten välillä. Se tarjoaa valikoiman malleja ja liittimiä, jotka yksinkertaistavat mukautettujen työnkulkujen luomista.

K: Kuinka voin testata ja korjata SharePoint-työnkulkuni?

V: SharePoint Designer ja Microsoft Power Automate tarjoavat molemmat testaus- ja virheenkorjaustyökaluja, joiden avulla voit suorittaa työnkulkujasi ja tehdä niiden vianmäärityksen. Voit myös käyttää SharePointin sisäänrakennettua kirjausominaisuutta seurataksesi työnkulkujesi tilaa ja tunnistaaksesi mahdolliset ongelmat.

K: Onko olemassa parhaita käytäntöjä SharePoint-työnkulun luomiseen?

V: Kyllä, SharePoint-työnkulkua luotaessa on noudatettava useita parhaita käytäntöjä, mukaan lukien selkeiden tavoitteiden määrittäminen, kuvaavien nimien käyttäminen työnkulun toimille, virheiden käsittely- ja eskalointipolkujen sisällyttäminen, työnkulun testaus ja tarkentaminen sekä sen varmistaminen, että kaikki sidosryhmät ovat koulutettuja. sen käytöstä ja eduista.